[WMNL Documenten] Notulen bestuursvergadering 8 maart 2012

[Documenten van Wikimedia Nederland]

Hierbij de notulen van de bestuursvergadering van 8 maart 2012. Deze
zijn ook beschikbaar op https://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20120308.

    Begin: 19.30h
    Aanwezig: Paul (not.), Ziko (vz.), Siebrand, Maarten, Jane (verlaat)
    Afgemeld: Marco, Cyriel

Inhoud

    1 Opening
        1.1 Vaststellen agenda
        1.2 Notulen vorige vergaderingen
        1.3 Ingekomen stukken
        1.4 Bestuursrondje
    2 Bestuur en ALV
    3 Bestuurswissel
    4 Bijeenkomsten
    5 Projecten
        5.1 Nyenrode
        5.2 Cosyne
        5.3 Wikipedia in het onderwijs
    6 Cultureel Erfgoed
        6.1 GLAMtech project met Europeana
        6.2 Zaken die geen opvolging krijgen van MB
        6.3 Teylers Challenge
        6.4 WLM
        6.5 Lopende samenwerkingen (kort)
    7 PR en communicatie
        7.1 Jaarverslag 2011
    8 Kantoor en professionalisering
    9 Strategie
    10 Internationaal
    11 Rondvraag
    12 Sluiting

Opening

Vaststellen agenda

Notulen vorige vergaderingen

    Bestuursvergadering_12-01-2012#Voorbereiding_strategieweekeinde -
willen we 1 dag van het kennismakingsweekend hiervoor inruimen? Sorry,
ik had dit niet zo begrepen, maar wil dit best meenemen als dit de
consensus is (zie ook hieronder, over het kennismakingsweekend).
Cyriel (overleg) 8 mrt 2012 16:59 (CET)
    Bestuursvergadering_12-01-2012#Professionalisering - ik neem aan
dat de opmerkingen over de conceptvacature verder niet in de openbare
notulen hoeven? Cyriel (overleg) 8 mrt 2012 16:59 (CET)
    Bestuursvergadering_12-01-2012#WLM_NL_2012 naam Els vervangen door
"betaalde kracht" - werkgroep zal haar hiervoor kunnen benaderen.
Cyriel (overleg) 8 mrt 2012 16:59 (CET)

Ziko: Nog 48h de tijd geven, dan is het goedgekeurd.

Ingekomen stukken

    Niets te vermelden.

Bestuursrondje

    Secretariaat:
        Er is een lid dat heeft gevraagd om onze ANBI-status
prominenter naar voren te laten komen. Zo is onze contributie
waarschijnlijk aftrekbaar voor de inkomstenbelasting als gift. Een
ander (bestuurs)lid heeft aangegeven dat niet-gedeclareerde
declarabele kosten ook als gift aftrekbaar zijn voor de
inkomstenbelasting.
        Ledenstatus: 165 leden, 10 nieuwe leden sinds 1 februari, 1
opzegging. Contributiebetalingen zijn bijgewerkt tot en met 29
februari 2012. Er zijn nog 78 leden die contributie 2012 moeten
voldoen.

-> Siebrand stuurt tweede herinnering (drie weken na de eerste herinnering).

        OTRS-queue voor vereniging is bij.
        Na een langslepend proces is wikimedia.nl nu onder controle
van de Vereniging, nadat de WMF na juridische actie het domain van een
squatter had geclaimd een aantal maanden geleden. Siebrand is van plan
het domein langzamerhand in gebruik te gaan nemen, met instandhouding
van de oude domeinen (meestens wmnederland.nl). Nieuwe bestuursleden
krijgen bijvoorbeeld een @wikimedia.nl e-mailadres, en geen
@wmnederland-adres.
    Penningmeester
        Wijziging tenaamstelling PayPal-rekening naar Paul is bijna
geregeld. Stond nog steeds op naam vorige Penningmeester.
        Rekening voor inkomende donaties is per heden volledig
geblokkeerd voor incasso. Hiermee zijn zeer veel problemen opgetreden
in de afgelopen maanden. Penningmeester heeft tientallen malafide
incoasso's laten storneren.
        Er is een groot bedrag van de lopende rekening naar de
spaarrekening bij ING overgeschreven.
        Penningmeester zal kascommissie om advies vragen over
eventuele wenselijkheid om maximaal EUR 100.000 aan contanten per
bankinstelling aan te houden (ref: depositogarantiestelsel).
        Penningmeester heeft een analyse voor- en nadelen van zelf
fondsenwerven opgesteld naar aanleiding van de vragen tijdens de
afgelopen ALV. Wordt per e-mail gedeeld en tijdens de ALV
gepresenteerd.
    Jane
        WikiLovesMonuments: hebben geld nodig, in ieder geval voor
inhuurkracht. Er zijn aparte kosten voor nationaal en internationaal.

Bestuur en ALV

    Voorbereiding ALV http://bestuur.wmnederland.nl/ALV_2012-1
        Wie presenteert wat?
            Siebrand: Status werving (personeel) en leden.
            Cyriel wil wel wat vertellen over activiteiten (WP10, WCN,
nog meer??): misschien wil Jane WLM doen, jij was daar meer bij
betrokken dan ik denk ik? Jane gaat akkoord.
            Maarten: GLAMcamp, Europeana enkele zinnen.
            Marco heeft niets opgegeven.
            Ziko: inleidend overzicht, enkele punten laat ik graag aan
de betrokken bestuursleden over. Later zeg ik nog wat over de
Strategie.
            Paul: Financiën zijn dan apart.
            Ziko zal agenda op bestuurswiki beginnen.
        Hoeveel aanmeldingen zijn er, waar doen we het? Omdat er
weinig mensen zullen komen kunnen we het op kantoor (in de
vergaderruimte) doen.
        Wanneer gaat de definitieve info eruit? (verslag vorig jaar,
begroting komend jaar)
    Nieuw bestuur, kennismakingsweekend
        Ziko heeft met enkele bestuurskandidaten gesproken. Op dit
moment zien we in ieder geval twee serieuze aanmeldingen.
        Cyriel: Ik had het hier al met Ziko over gehad en heb toen wat
lijntjes uitgezet. Ik probeer momenteel iemand te vinden die op de
zaterdag wat uitleg kan komen geven over de rechten en plichten van
een verenigingsbestuur. Marianne had een bevriende notaris (Ronald
Theunissen) die misschien wat kan betekenen, maar ze noemde ook de
notaris die betrokken is geweest bij de wijziging in de statuten in
2010 - die is tenslotte al op de hoogte van ons. Deze kwam via Marco?
        Daarnaast leek het me goed, omdat er waarschijnlijk meerdere
nieuwe bestuursleden van buiten Wikimedia komen, iemand te hebben die
op de zondag een paar uurtjes wat uit kan leggen over de
internationale kant van onze vereniging. Hoe zit de structuur in
elkaar en wat zijn nu al die ontwikkelingen die ons zo bezig houden?
Lodewijk is helaas verhinderd dat weekend, maar ik probeer Delphine te
pakken te krijgen hiervoor, die schijnt op dit vlak ervaring te
hebben. Cyriel (overleg) 8 mrt 2012 13:28 (CET)
            Ziko en Cyriel pakken het verder aan.
    Uit jaarplanning 2012: Nieuwsbrief WMNL verzenden (de zogenaamde
nieuwsbrievenlijst)

Siebrand stuurt update over status, zodra Marjon terug is van vakantie
(in april zou er weer een moeten komen) Er ontstaat wat verwarring
over de jaarplanning t.a.v. de communicatie. Hier worden een aantal
aanpassingen in gedaan.

    Jaarafsluiting

        Min of meer definitieve administratie ligt nu bij accountant
voor opstellen jaarrekening, kascommissie gaat er 14 maart naar
kijken.

Bestuurswissel

    Kandidaten. Zie boven.
    Overdracht. Op kennismakingsweekend.
        Jane: Naar mijn weten heb ik niks over te dragen. Ik wil wel
betrokken blijven bij WMNL en met name WLM voor NL, maar ik heb geen
formeel portfolio om over te dragen waarvoor de bestuursleden in actie
dienen te komen (behalve evt. het contract van de communicatie
adviseur voor WLM NL, maar daar weet Paul alles van). Mijn korte
advies aan mijn vervanger/vervangster is om te zorgen voor een laptop
(wegens veelvuldig gebruik tijdens bijeenkomsten van etherpad e.d.) en
altijd alle links en wachtwoorden ergens opbergen om dingen terug te
kunnen vinden.

Bijeenkomsten

    BBQ. Ziko gaat Cyriel vragen.
    WCN: Er werd gevraagd of Jimmy Wales kan komen (medio november),
daarvan zal het datum afhangen. Siebrand wil meedoen en misschien
iemand uit het bestuur als liaison persoon.
    Afsluiting Teyler Challenge: Geert-Jan (Teylers) vraagt of 16 juni
een goede datum is voor de afsluitende activiteit, in elk geval een
prijsuitreiking in de Gehoorzaal + borrel. Ik heb zelf nog geen
rooster van die maand, wat vinden jullie ervan? Cyriel (overleg) 8 mrt
2012 12:41 (CET) Siebrand stelt voor dat Jane bij Teylers nog de
mogelijkheid oppert dat buitenlandse deelnemers ondersteuning vragen
aan hun chapter.

Projecten

Nyenrode

    Wie is beschikbaar voor de bijeenkomst in mei, in Amsterdam? (zie
mail Lodewijk d.d. 5/03). Siebrand gaat er achter.

Cosyne

    Stand van zaken. Siebrand: Op het kennismakingsweekend wordt nog
een keer gevraagd wie het overneemt, anders moeten we het opzeggen.

Wikipedia in het onderwijs

Siebrand heeft in december 2011 een afspraak gehad met Erik Hekman en
Peter de Groot van de Hogeschool Utrecht. Ze zien mogelijkheden om een
pilot te draaien met ongeveer 15 studenten binnen Digitale
Communicatie. Hiervoor zijn vrijwilligers nodig, er moet op redelijk
korte termijn een afspraak gemaakt worden, en het programma moet
opgezet en begeleid worden (Campus Ambassadeur(s), Online
Ambassadeur(s)).

Vragen:

    Willen we hiermee doorgaan?
    Hoe het beste deze mogelijkheid aankondigen? Voorstel: Op een
geschikte pagina op nl.wp en via de mailinglijsten van moderatoren en
wikimedianl-l.
    Wie kan/wil er vanuit het bestuur contactpersoon zijn als Siebrand
niet langer in het bestuur zit? Siebrand wil wel primair
contactpersoon blijven voor HU, en neemt Ziko mee voor een afspraak.
Aanzet wordt een NL wikiproject met toezegging begeleiding en steun
vanuit het bestuur (Ziko, op basis van zijn ervaringen in de DE
wikipedia en Duits onderwijs instellingen). Workshops zijn niet
gratis, de instelling dient een vergoeding te betalen.
    Ziko: Kan het overnemen.
    De dagvergoeding die op dit moment voor de trainer wordt overwogen
is EUR 150.00 (excl. reiskosten). Bestuurders mogen niet bovenmatig
gecompenseerd worden. Paul zoekt uit wat een redelijke
onkostenvergoeding is, omdat Ziko aangeeft wel docenten te willen
trainen.
    Ziko en Siebrand stellen voor HU te bezoeken op 20 maart tussen
11:30 en 15:00 (1 uur).

Toegevoegd door Jane:

    Jane heeft contact gehad met de "Media and Communication
Department" van Erasmus Universiteit in Rotterdam (er is ook al
contact geweest met Ziko hierover, de oorspronkelijke contact persoon
is Max Klein van Berkeley University via de Engelse Wikipedia).
    Zij willen graag meedoen met het "Campus Ambassadors Program"
zoals aangeboden op de Engelse Wikipedia. Hun interessegebied ligt in
het vakgebied communicatie en sociaal media. Sinds de recente
ervaringen van de Engelse Wikipedia met een niet-Amerikaans Campus
Ambassadors Program in India, is de enthousiasme voor dergelijke
initiatieven "in het buitenland" op de Engelse Wikipedia wat gedaald.
Het gaat hier in Rotterdam om een cursus van +/- 20 studenten met een
hoog gemotiveerde begeleider (echter zonder veel Wikipedia edits).
Conclusie: WMNL kan geen steun verlenen, al zou een workshop
waarschijnlijk wel geregeld kunnen worden. De infrastructuur op de
Engelse Wikipedia mag echter wel gewoon gebruikt worden (het gaat om
een internationale cursus groep en de voertaal is engels, dus alleen
engelstalige artikelen worden geproduceerd).

Cultureel Erfgoed

GLAMtech project met Europeana

    Status: Vraagstuk rondom financiering heeft vertraging opgelopen
omdat WMUK nog een formeel besluit most nemen. Er waren nog een aantal
inhoudelijke vragen die nu zijn afgestemd. Deze twee punten staan nog
open:
    Financieringsmodel (per chapter, of centraal?): Betalen chapters
direct aan Europeana of lopen alle gelden via WMNL en is WMNL de enige
contractpartner van Europeana. Financieel is de trechterconstructie
het beste te overzien. Paul moet even overleggen met de accountant
over of er geen problemen op de loer liggen.
    Draft grant agreement. Wie stelt de eerste versie op? Is dat een
zaak voor Europeana of ligt het initiatief bij WMNL? Dat zou Europeana
moeten zijn.
    Borging nieuw bestuur. Maarten en Siebrand zitten de volgende keer
niet langer in het bestuur. Er moet goed overgedragen worden.
    Positie MaartenB in stuurgroep: Het bestuur heeft vertrouwen in de
kwaliteiten van Maarten en denk dat Maarten een ideale persoon is voor
de stuurgroep. Het is niet nodig om een "huidig bestuurslid" de
belangen van de chapters te laten verdedigen en het beste voor het
project te willen laten krijgen.
    Het nieuwe bestuur moet wel zelf leidend zijn in het laten
rondkomen van de financiering voor Fase II.
    Kick-off staat nog steeds gepland voor 1-3 juni, hackathon Berlijn.

Zaken die geen opvolging krijgen van MB

    Contact Rijksmuseum (Peter Gorgels)
    Contact Tropenmuseum (Frank Meijer)

-> Maarten neemt contact op met andere vrijwilligers

    Evaluatie GLAMcamp

-> Skype-call met Jessica, Paul, Liam, MaartenD (Maarten nodigt uit)

        Ik merk (helaas) dat contacten in het westen onderhouden
vanuit het oosten toch wat lastiger is. Ik ga er niet "zomaar even
langs", omdat ik toch in de buurt ben. Ik zou het heel leuk vinden om
hierin iets over te nemen, maar geografisch is dit niet zo handig.
Cyriel (overleg) 8 mrt 2012 14:32 (CET)
            Sandra lijkt, als ze wordt gekozen, graag deze zaken over
te willen nemen.Ziko (overleg) 8 mrt 2012 19:16 (CET)

Teylers Challenge

    De challenge wordt beheerd door de hoofd digitalisatie collecties
van Teylers en loopt vooralsnog voorspoedig. Sinds de aanvang in
januari zijn al het aantal artikelen die naar Teylers verwijzen
verdubbeld in de Engelse Wikipedia. Er zijn totaal iets van 25 nieuwe
korte artikelen gemaakt. Er is dringend behoefte aan assessors voor
het helpen promoten bestaande artikelen naar een hoger kwaliteitsnivo.
Ook is er dringend behoefte aan mensen die de "stubs" onderhanden
willen nemen. Verder is er een probleem met het implementatie van de
multi-lingual challenge omdat er nog geen enkele QRpedia code is
geplaatst in de museum, waardoor de toegevoegde waarde van de
vertalingen nog niet in levende lijve getest kunnen worden. Het basis
idee achter het concept "Multi-lingual challenge for GLAM" is dat bv
de bezoekers straks bij de "topje van de Mont Blanc" met hun mobiele
telefoon de artikel hierover in Wikipedia in hun eigen taal kunnen
lezen in de museum.

WLM

    Vrijwilligers voor WLM NL 2012: De huidige vrijwilligers zijn
welwillend, maar er moet iemand naar voren stappen die de boel gaat
trekken voor 2012. Dit was in voorgaande jaren de bekende duo
MaartenD/Lodewijk, maar nu dat WLM 2012 wereldwijd gaat kan dit niet
meer.
        Graag (ook) een vacature op de verenigingswebsite via
Vrijwilligersvacatures. Alle wergroepcoördinatoren heb ik hiervoor al
eens gemaild, maar helaas heeft dit niks opgeleverd? Cyriel (overleg)
8 mrt 2012 14:36 (CET)

Jane neemt contact op met Cyriel over vacaturetekst.

Lopende samenwerkingen (kort)

    RCE
        Andre en BasvB gaan binnenkort langs voor een update. De RCE
wil graag structureel feedback en monitoring (continu) aan de
foutenlijst en 2) de nieuwe monument nummers sinds de
rijksmonumentenlijsten uit 2006 op de NL Wikipedia zijn gezet, dienen
bijgeplaatst te worden in deze lijsten.
    Biografisch Portaal: Sinds een afspraak met hun in 2011 hebben zij
wel het e.e.a. aangepast op de portal. Hun grootste toegevoegde waarde
voor Wikipedia was het toekennen van een nummer aan een persoon. Dit
helpt enorm bij het opzoeken van persoonsgegevens ongeacht spelling en
foutieve DTB informatie. Deze nummer is nu prominent in beeld gebracht
bij de andere "minimum persoonskenmerken". De NL Wikipedia artikel is
sinds februari teruggeplaatst, maar zonder verdere commentaar als zou
het wel of niet encyclopedie-waardig zijn. Kennelijk gaat men er nu
wel van uit dat een portaal voor biografische data van nederlandse
personen onder de regie van Huygens toch wel encyclopedie waardig is.

Vraag van Jane: Mathias Schindler werkt aan identificatienummers voor
personen, waarom hebben we dat in Nederland niet. Ziko: Kost veel werk
van mensen.
PR en communicatie

    Nieuwjaarswens en kalenders: wat doen we er nog mee? (C)
        Siebrand moet nog 45 kalenders ophalen bij een koeriersdienst
(vrijdag . Als die er zijn, dan zullen ze worden verstuurd naar de
leden).

Jaarverslag 2011

    Paul en Siebrand: Hoe ver is ie? Jaarverslag 2011 & Jaarverslag 2011
        Hier is nog niets aan gedaan. Paul en Siebrand moeten hieraan
gaan werken op zeer korte termijn. Wie wil er helpen, bijvoorbeeld met
het zoeken van beeldmateriaal?

Kantoor en professionalisering

    Stand van zaken mbt tot de targets die we in het jaarplan hebben
gesteld. Het eerste 'meetmoment' komt eraan. Paul maakt hiervan een
korte inventarisatie.
    Sleuteldragers: Op dit moment: MaartenB (sleutels inleveren op
ALV), Lodewijk, Andre Engels, Siebrand, Marjon. Voorgenomen
wijzigingen: Bestuursleden uit Utrecht krijgen zeker

    Werving

        Cyriel en Siebrand hebben samen de verantwoordelijkheid voor
de selectie van 2 of 3 kandidaten voor de functie van Senior
Operations Manager (ook wel "bedrijfsleider" genoemd). In het weekend
van 4 februari is Siebrand in Brussel Steph Tommen, Recruitment
Manager bij WMF tegengekomen. Zij bood aan deze recruitment om niet te
doen. Dit was ook oké met de WMF; zo gezegd, zo gedaan op 7 februari.

Als terugvalplan, staat er voor 4 april 2012 nog een afspraak met een
recruiter. Deze kost 25% jaarsalaris bij succes binnen 4 weken. We
hebben 25 mogelijk te benaderen personen bekeken. Daarvan zijn er 15
benaderd. Daarvan hebben er 4 gereageerd. Op basis van de CV's en
brieven is door Steph met twee mensen een eerste gesprek gevoerd. Met
één persoon wordt in ieder geval een tweede gesprek gepland met Cyriel
en Siebrand op 22/23 maart. Er is een mogelijkheid om nog twee extra
kandidaten te spreken/screenen. Op 30 maart wordt een bijna afrondend
gesprek gevoerd, en kandidaten die hierdoor komen worden voorgesteld
aan het bestuur op 14 april. In de week van 12 maart 2012 wordt nog
een groep mensen benaderd voor de vacature. Het bestuur krijgt een
volgende update op de ochtend van de ALV.

Strategie

Strategie en Overleg:Strategie

    Hoe ver zijn we?
        Marjon heeft geschaafd, maar er staan nog heel erg veel
comments in. Ook het schillenmodel (Marco) en de meetbaarheid op
diverse punten (Paul, jij hebt die sheet toch?) zijn nog niet
verwerkt. Wie gaat dit oppakken? Cyriel (overleg) 8 mrt 2012 14:06
(CET)
            Paul maakt alsnog foto's van de papieren en uploadt die
(past dat op de bestuurswiki?) Schillenmodel pakt hij ook op. [10
maart, Wikizaterdag]
    Inbreng van leden. Ziko gaat het met Marjon afronden en dan een
tekstje voor leden schrijven. Dat gaat naar de bestuurslijst en dan
spoedig naar de ledenlijst.

Internationaal

    Stand van zaken:
        Chapters Council. Ziko: Er zijn twee modellen voor een
samenwerking van de chapters. Populair is bij de chapters wellicht een
ambitieuze organisatie van chapters die onder meer de chapters tov de
WMF vertegenwoordigd en de chapters steunt. Wel zou er waarschijnlijk
een overgangsperiode tot 2013 zijn. Misschien zullen de chapters
uiteindelijk een paar procent van hun jaarlijksbudget als bijdrage aan
die internationale organisatie betalen.
        Movement Roles. Ziko: In principe zijn we het ermee eens en
volgen de ontwikkeling.
        CSBS
    Chapters meeting Berlijn. Ziko: Binnenkort zal het programma
online gaan, zei Harel. Paul en ik gaan, Lodewijk is er vanwege WLM.
Vergadering is nog verdeeld, er zijn drie namen die steun in dit
bestuur hebben. In april met het nieuwe bestuur verder.
    Internationaal mailverkeer: hoe gaan we met al die maillijsten om?
Leest iedereen werkelijk al die mails en, ja of nee, is dit wenselijk?
Is het niet handiger als 1 persoon het internationale verkeer in de
gaten houdt en doorspeelt wat belangrijk is (aka financiële stukken ->
penningmeester, strategie discussie -> over algemene bestuurslijst
doorzenden, etc), dus zoals we de dispatch hebben voor de gewone
inkomende mail, deze ook zo instellen voor de internationale mail?
Cyriel (overleg) 8 mrt 2012 14:20 (CET)

Siebrand doet het volgende voorstel voor besluit: Wikimedia Nederland
steunt de oprichting van een CC en verleent haar steun aan de
uitvoering ervan. We geven Paul en Ziko tijdens de Wikimedia
Conference in Berlijn het mandaat om namens Wikimedia Nederland op te
treden, te onderhandelen en besluiten te nemen over de deelname van
WMNL aan de CC. Eventuele toegezegde te voorziene kosten mogen 5% van
de huidige jaarbegroting van Wikimedia Nederland niet overstijgen. Dit
voorstel is aangenomen.

Rondvraag

    Siebrand bedankt iedereen voor het bestuur, met toespraak. Hij
blijft als vrijwilliger actief, in WCN, als systeembeheerder, ter
afronding van de werving van de operations manager en als
sleuteldrager.
    MaartenB bedankt iedereen voor het bestuur in de afgelopen
anderhalve termijn. Hij blijft zeker als vrijwilliger actief.
    Paul dank de vertrekkende bestuurders voor hun inzet. Hoopt dat
alle ex-bestuursleden als vrijwilliger actief.
    Jane wil aan zittende en nieuwe bestuurders adviseren sterk te
overwegen te allen tijde een laptop bij zich te hebben. Dit is niet
overbodig.
    Ziko sluit zich bij het bovenstaande aan. Het is een leerzaam jaar geweest.

Sluiting

Ziko sluit de vergadering om 22:25.

-- 
Siebrand Mazeland
Waarnemend Secretaris
Wikimedia Nederland

M: +31 6 50 69 1239
Skype: siebrand