[WMNL Documenten] Notulen bestuursvergadering 12 januari 2012

Vr Apr 6 16:25:07 CEST 2012

Hierbij de notulen van de bestuursvergadering van 12 januari 2012.
Deze zijn ook beschikbaar op
https://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20120112.

    Begin: 19h
    Aanwezig: Ziko (vz.), Marco, Jane, Siebrand, Cyriel, Lodewijk
Gelauff (gast), Paul (not.)
    Afgemeld: Maarten B (input hieronder),

Inhoud

    1 Opening
    2 Notulen vorige vergadering
    3 Ingekomen stukken
    4 Voorbereiding strategieweekeinde
    5 Functioneren bestuur
    6 Professionalisering
        6.1 Kwartiermaker
    7 Cultureel erfgoed / partnerships
        7.1 Cosyne
        7.2 WLM NL 2012
        7.3 WLM Internationaal 2012
        7.4 Wikipedian in Residence
        7.5 Nieuwjaarsborrel
        7.6 WCN
        7.7 WikiZaterdag
    8 Sluiting
    9 Appendix
        9.1 Nyenrode

Opening

Ziko opent de vergadering om 19.37.

Notulen vorige vergadering

Marco meldt op dat hij zich de vorige vergadering wel heeft afgemeld.

Ingekomen stukken

Onder meer een mail van Ad Huikeshoven die onder professionalisering
zal worden behandeld.

Voorbereiding strategieweekeinde

Er lijkt enige verwarring te zijn over de personen buiten het bestuur
die hierbij betrokken worden. Een locatie in de stad is mogelijk, maar
een locatie daarbuiten zou beter kunnen zijn om mensen ook
daadwerkelijk op de locatie te houden gedurende het gehele weekeinde.
Cyriel noemt enige locaties in het oosten des lands. Ziko kan er zelf
waarschijnlijk niet zijn, en ziet dus liever dat iemand anders dat
regelt. Er volgt een discussie over wat we eruit willen halen, liefst
concrete deliverables. Marco stelt dat wanneer er mensen van buiten
komen, er wel iets fatsoenlijks moet staan.

Besloten wordt de bijeenkomst in februari met het bestuur te houden,
en een document te produceren voor de ALV in maart. In dat document
zal de stand van zaken worden besproken. Afhankelijk van hoeveel
'gaten' daar nog in zitten, kunnen de leden al dan niet uitgebreid
worden geconsulteerd. In ieder geval zal ruim voor de ALV een aantal
duidelijke vragen aan de leden worden voorgelegd. Lodewijk merkt op
dat er tot nu toe vrij weinig daadwerkelijke consultatie van de leden
heeft plaatsgevonden.

Daarna zal indien nodig nog 1 dag een goed voorbereide bijeenkomst met
leden volgen; dat zal 1 dag van het 'bestuurskennismakingsweekeinde'
worden.
Functioneren bestuur

Siebrand stelt de bestuurswissel op de aanstaande ALV aan de orde en
zou graag van iedereen horen hoe zij denken over hun eventuele
deelname aan het volgende bestuur.

    Siebrand zal zich niet herkiesbaar stellen: overbezet, te weinig
tijd om WMNL-werk goed te doen. Hij ziet zichzelf liever als
vrijwilliger in niet-bestuurspositie
    Jane meldt dat andere activiteiten die zij niet wil opgeven, in de
knel komen. Vermoedelijk is ze niet verkiesbaar voor het volgende
bestuur.
    Marco: "Nee, tenzij." Er zijn enkele (neven)activiteiten die
mogelijk stoppen, en dat zou mogelijkheden bieden, maar als dat niet
stopt, vindt Marco dat hij niet op deze wijze door kan in het bestuur.
    Ziko wil graag door, ook vanwege al gedane investeringen, ook op
deze positie.
    Paul wil door, maar zou het prettig vinden als iemand ander het
penningmesterschap zou kunnen overnemen
    Cyriel wil graag in het bestuur blijven.

Professionalisering

Kwartiermaker

Cyriel vraagt wat er al is gedaan en wat er nog moet worden gedaan.
Een aantal dingen lijkt niet te zijn gedaan, maar dat is niet
teruggekoppeld aan de rest van het bestuur. Wat het profiel/de
taakomschrijving betreft, merkt Marco op dat de kwartiermaker aan 1
persoon behoort te rapporteren en dat de bevoegdheid duidelijk moet
zijn omschreven. Er zal een achtergronddocument moeten komen waarin
dit soort vragen aan de orde komen. In ieder geval wordt er een
gespecialiseerd bureau ingehuurd hiervoor.

Lodewijk vraagt wat de streefdatum is hiervoor. Het streven is om de
vacature eind januari uit te kunnen zetten, dan ca. 1 maand voor
reacties, nog 1 maand voor de hele procedure en dan zou in een gunstig
geval de kwartiermaker per 1 april kunnen beginnen.

Maarten B heeft schriftelijk het punt ingebracht dat hij het aspect
van projectmanagement een beetje mist. Marco stelt dat we er nu vooral
voor moeten zorgen iemand in te huren die als kwartiermaker werkt en
niet iemand die vooral projecten doet.

Kwartiermaker (eerste aanzet, zie Vacature: Kwartiermaker, vul gerust aan)

    Vraag: Ik zal een mail met een vraag van Ad hierover voorbijkomen,
is inmiddels opgehelderd waar deze kwestie over ging? --MaartenB
(overleg) 12 jan 2012 11:30 (CET)
    Huidige tekst ziet er al goed uit, mis alleen een beetje het
'project management' aspect. Vind dat we de kwartiermaker daar -
zolang we geen dedicated project manager hebben - ook voor moeten
kunnen inzetten. Verder zou ik zeggen, knal die vacature de wijde
wereld in! --MaartenB (overleg) 12 jan 2012 11:43 (CET)

Cultureel erfgoed / partnerships

Cosyne

Hoewel hier en daar wel de vraag is gesteld of we hiermee door moeten
gaan, stellen zowel Maarten als Marco dat het niet wenselijk zou zijn
om ons hier nu uit terug te trekken. Eind februari is er een
bijeenkomst in Amsterdam, waar Marco ook aanwezig kan zijn. Er stond
nog een vraag open van Moushira over CoSyne, Marco zal deze
beantwoorden. Cyriel mist duidelijke terugkoppeling en een plan de
campagne. Paul vraagt zich af wat er bijv. bekend is over hoe de
interface eruit ziet. Marco verwijst naar de presentatie van de
afgelopen Wikimania.
WLM NL 2012

Lodewijk en Maarten Dammers zijn niet echt beschikbaar voor
activiteiten specifiek in Nederland. Er zijn dan twee dingen die het
bestuur moet doen. 1. Er moet een liaison vanuit het bestuur zijn. 2.
Er moeten een of twee (liefst twee) coördinatoren zijn voor WLM in
Nederland, bij voorkeur van buiten het bestuur. Die laatste zullen dan
contacten leggen en onderhouden met Nederlandse partners, zoals
Heemschut. Het advies van Lodewijk is om daarnaast in ieder geval Els
Arends naam hier ook vermelden? in te huren voor Nederland.

WLM Internationaal 2012

Wat de evaluatie en afwikkeling van de afgelopen WLM betreft, moet er
nog een scholarship voor Wikimania Washington afgehandeld worden.

Voor 2012 hebben zo'n 20, 30 landen al aangegeven geïnteresseerd te
zijn. Uit de evaluatie blijkt dat een belangrijke bottleneck ligt in
'task management' en coördinatie. Voor 2012 kan dat eigenlijk niet
alleen met vrijwilligers, en daarvoor zou dus een betaalde kracht
moeten worden aangesteld. In totaal zou het om 3 maanden FTE gaan. Er
zijn twee reële mogelijkheden om deze persoon onder te brengen: bij
WMNL of bij WMDE. Duitsland heeft om organisatorische redenen de
voorkeur (daar staat al een HR-infrastructuur) en WMDE is in beginsel
akkoord. Er zou dan nog wel een formeel verzoek van WMNL moeten komen
aan WMDE. Nederland zou als voordeel hebben dat hier al meer
vrijwilligers zijn en dat het goed zou kunnen zijn voor WMNL omdat zo
iemand concreet dingen doet. Het zou kunnen zijn dat een Nederlandse
kandidaat een meer internationale mindset heeft.

Het bestuur gaat akkoord met de Duitse optie en zal een formeel
verzoek aan WMDE doen.

Een andere vraag is of WMNL (weer) formeel als organisator zou willen
optreden als zij daarvoor wordt gevraagd. Het budget voor de hele
operatie zal in totaal EUR 50.000 - EUR 60.000 zijn (dit wordt lang
niet alleen door WMNL opgehoest, maar geeft wel de orde van grootte
van de verantwoordelijkheid aan). Het bestuur verklaart zich bereid
dit op zich te willen nemen als daartoe een verzoek zou worden gedaan.

Het punt van de registratie van Wiki Loves Monuments als handelsmerk
wordt opgebracht. Lodewijk stelt dat de beslissing hierover wat hem
betreft bij het bestuur ligt (maar blijft hierbij wel graag
betrokken).

Wikipedian in Residence

Jane stelt dat in ieder geval vermeden zou moeten worden dat effectief
voor edits wordt betaald, in welke vorm dan ook. Maarten heeft
schriftelijk ingebracht dit punt niet op dit moment verder te
bespreken, maar eerst af te wachten wat zijn gesprekken met een
geïnteresseerde instelling opleveren. Besloten wordt dit later te
bespreken, het is ook in het kader van de strategie interessant.
Nieuwjaarsborrel

Cyriel is naar Teylers geweest. Zij schrokken een beetje van het
aantal van 200 maar wij verwachten zeker niet dat iedereen komt, maar
hoe dan ook zal er bij de deur een verdeling in groepen zal komen. Bij
Teylers vindt ook het startsein plaats voor de 'Teylers Challenge'.
WCN

Er zijn vrijwilligers nodig. Siebrand wil in ieder geval wel. Cyriel
meldt dat uit de evaluatie onder andere komt dat een betaalde kracht
welkom zou zijn, onder andere voor fondsenwerving. Marco stelt voor om
dit door de kwartiermaker te laten doen, met de opmerking van Lodweijk
dat het zou kunnen zijn dat dit eerder moet worden geregeld dan dat de
kwartiermaker er is. Cyriel vraagt of we bepaalde projecten ook nog
onder de aandacht moeten brengen bij onze partners, Lodewijk
waarschuwt wel dat we niet de rollen van partner en sponsor door
elkaar moeten gaan halen. Ziko stelt dat we een database zouden moeten
hebben met vrijwilligers en freelancers - waarbij we uiteraard niet
als uitzendbureau moeten gaan fungeren.

WikiZaterdag

Lodewijk heeft een commitment gemaakt tot en met maart 2012. Hij wil
graag iets van feedback en input hoe we de bijeenkomsten effectiever
kunnen maken. Het lijkt het bestuur zinvol om te proberen wat meer
variatie aan te brengen, bijvoorbeeld door aan een WikiZaterdag een
klein projectje te hangen en dat via de sitenotice bekend te maken.
Verder een oproep aan de bestuursleden die niet al regelmatig op
WikiZaterdagen zijn, om eens langs te komen.

Sluiting

Vergadering wordt rond 22.30 gesloten.

Appendix

Onderstaande is voorafgaande aan de vergadering al besproken.

Nyenrode

Verzoek gekregen via Jessica Tangelder (die in november en december op
freelancebasis de praktische kant van het GLAMcamp Amsterdam heeft
geregeld) om een 'case' te verzorgen voor 2e-jaars HBO studenten.
Eigenlijk drie vragen:

    willen we dit soort dingen uberhaupt doen
    zo ja: wat zou een goede case zijn
    en wie zou dat het best kunnen 'doen'

Vanwege de relatief geringe tijdsinvestering gecombineerd met de reele
mogelijkheid dat hier iets nuttigs uitkomt (contacten en
naamsbekendheid maar ook het aanpakken van concrete vraagstukken) is
besloten dat wij hier mee door willen. Lodewijk zal een en ander voor
nu verder uitwerken.

-- 
Siebrand Mazeland
Waarnemend Secretaris
Wikimedia Nederland

M: +31 6 50 69 1239
Skype: siebrand