[WMNL Documenten] Notulen bestuursvergadering 8 december 2011

[Documenten van Wikimedia Nederland]

Hierbij de notulen van de bestuursvergadering van 8 december 2011.
Deze zijn ook beschikbaar op
https://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20111208.

    Begin: 19.00h
    Aanwezig: Ziko (voorzitter), Jane, Cyriel, Maarten, Paul, Siebrand
    Afgemeld: <geen>
    Afwezig: Marco

Inhoud

    1 Opening
    2 Vaststellen agenda
    3 Notulen vorige vergadering
    4 Functioneren bestuur
        4.1 Voortgang actiepunten
    5 Kort
        5.1 Jaarverslag
        5.2 Jaarplanning
        5.3 Nieuwjaarsreceptie
        5.4 Strategieweekend
        5.5 Global Education Program in Nederland
        5.6 Voorstel aanpassing declaratiereglement
    6 Professionalisering
        6.1 Functiebeschrijving directeur, werving
        6.2 Wijziging aantal uren Marjon Bakker
    7 Cultureel erfgoed
        7.1 GLAMcamp
        7.2 GLAMtech (project met Europeana)
        7.3 Culturele samenwerkingen
        7.4 Cosyne
    8 Bijeenkomsten
        8.1 Notulen ALV oktober
        8.2 Wikimedia Conference
        8.3 Wikimedia Finance Summit
    9 Fundraiser
    10 Rondvraag
    11 Sluiting

Opening

Opening 19:39

Vaststellen agenda

Vastgesteld.

Notulen vorige vergadering

    http://bestuur.wmnederland.nl/Bestuursvergadering_10-11-2011

Tot zondag graag lezen, als er niets komt dan OK.

Functioneren bestuur

    Hoe communiceren wij onderling en werkt dit? (Cyriel)
        Hoe communiceren we extern en werkt dit?

Cyriel vraag zich na 1,5 maand bestuurservaring af of de communicatie
naar wens verloopt, zij vraagt zich af hoe we dit kunnen verbeteren.
Paul geeft aan hier gemengde ervaringen mee te hebben. Blijft een
spanning tussen zoveel mogelijk delen wat speelt aan de ene kant,
terwijl het ook tot een overload kan leiden. Cyriel brengt
bestuurswiki en verenigingswiki ter sprake. Paul geeft aan dat dit
mogelijkheden heeft, maar momenteel een rommeltje is. Jane geeft aan
dat ze bij verwijzingen naar de bestuurswiki graag ook een directe
link ziet in de mails, zodat zaken direct te benaderen zijn.

Ziko stelt voor het volume aan informatie over de lijst te beperken,
door zoveel mogelijk te verwijzen naar pagina's op de bestuurswiki.
Consensus: Laten we de bestuurslijst als primair kanaal gebruiken,
zoveel mogelijk middels reply-all communiceren en Siebrand en Cyriel
als dispatch knooppunt gebruiken.

Cyriel vraagt zich af hoe de semi-interne en externe communicatie
verloopt? Welke kanalen zijn er. Paul:

    Hard-core Wikipedia (kroeg, Wikipedia:Initiatieven, Wikinl-l)
    Daarbuiten (Cultureel erfgoed en Wikimedia
<cultureelerfgoed op lists.wmnederland.nl>,

Statuspagina Culturele Samenwerkingen, contactenlijst)

Cyriel stelt vrijwilligersvacatures op de verenigingswiki voor. Paul
vraagt zich af wie je daarvoor bereikt. Paul: hoe bereik je
erfgoed-enthousiastelingen? In het programmaplan staat bijvoorbeeld
het 'trainen' van vrijwilligers in het optreden als contactpersoon
voor erfgoedinstellingen (en Wikimedia Nederland). Cyriel denk dat
hiervoor een basisprofiel nodig is. Jane stelt voor een workshop te
geven voor erfgoedvrijwilligers, volgens train-de-trainer principe.

Paul stelt voor in te inventariseren welke communicatiekanalen er zijn
en hoe we die kunnen uitnutten. Cyriel geeft aan dat dit overzicht er
al (gedeeltelijk) is, maar de vraag is wat precies effect is e.d.

Conclusies:

    Sitenotice op Wikipedia is sterkte communicatiemiddel (maar is van
de gemeenschap)
    Iedereen ziet profijt in een vacaturelijst op de verenigingswiki.
Laten we over aan leiders van werkgroepen.
    10k promotiebudget kan ingezet worden om meer vrijwilligers buiten
de huidige groep aan te trekken

Besluit: Werkgroepen gaan het bovenstaande bespreken om te kijken hoe
huidige kanalen beter benut kunnen worden, of er behoefte is aan
nieuwe kanalen en of zij een of meerdere vrijwilligersvacatures willen
opstellen.

Voortgang actiepunten

Hoe staat het met ieders actiepunten (zie lijst bestuurswiki)? Werkt
dit? (Cyriel)

Conclusie: we spreken opnieuw af om na een BV de eigen actiepunten
voortkomend uit de BV toe te voegen aan de eigen werklijst op de
bestuurswiki. Een week voor een BV zullen de leden om naar de
BV-agenda te kijken en naar de eigen actiepunten. Überhaupt meer
BV-agenda's van tevoren opzetten.

Kort

Jaarverslag

    2010: Is bijna af. Siebrand hoopt eigenlijk vanavond de
definitieve versie te krijgen en deze vrijdag te laten drukken. Het is
dan af voor eind volgende week (75 stuks). Het wordt digitaal
gedrukt/gekopieerd bij MultiCopy.

Definitieve versie zit in jullie mailbox. Je hebt tot vrijdag 12.00
uur voor terugkoppeling.

    2011: wie neemt het voortouw? Doelstelling is om de tekst eind
januari af te hebben, en eind februari te laten drukken, zodat er
tijdens de bestuurswisseling een jaarverslag ligt.

Siebrand geeft aan dat hij het Jaarverslag naar voren wil halen. Paul
geeft aan dat er dan geen financiële informatie in kan staan, want die
is niet goedgekeurd door de ALV. Siebrand geeft aan dat hij het
verslag voor de bestuurswissel klaar wil hebben. Paul geeft aan dat
hij het daar mee eens is, maar dat financiële gegevens later
toegevoegd kunnen worden. De discussie gaat nog een tijd door over of
dit aan een nieuw bestuur overgelaten kan worden. Siebrand stelt als
alternatief een werkgroep voor het opstellen van het jaarverslag voor
(taak die over de bestuurstermijn heengaat, bijvoorbeeld zittende
penningmeester en secretaris). Besluit: Jaarplanning 2012 aangepast.
Werkgroep ingesteld voor jaarverslag uit bestuursleden: secretaris en
penningmeester op persoonlijke titel. Tekst gereed eind januari.
Financiële informatie wordt toegevoegd na goedkeuring jaarrekening
door ALV eind maart. Het definitieve document half april drukklaar,
gedrukt eind april, verzenden eerste week mei.
Jaarplanning

Maarten geeft aan dat een bestuursweekend in augustus niet zijn
voorkeur heeft. Besluit: bestuursweekend in augustus 2012 wordt niet
verplaatst.
Nieuwjaarsreceptie

    Kalender kan wegens afmetingen (A3+) alleen als pakketpost
verzonden worden. Kosten zijn daardoor ongeveer EUR 7,00 per stuk.
Vinden we dit een probleem? Siebrand vindt van niet. Update: kan wel
A4 worden.
    Concept nieuwjaarsbrief op de bestuurswiki. Bewerkingen prima,
maar houd het één pagina!
    Nieuwjaarsreceptie Tylers: 21 januari in Teylers is akkoord. Zij
organiseren dan een middag met rondleidingen en eventueel een
verhaaltje, ergens tussen 13-17 (voorstel: 14-16): daarna gaan we
verder naar een nabijgelegen locatie voor de borrel. Deze regelen wij:
Maarten D wil helpen met het selecteren van de locatie, samen met Jane
hoopt hij dat dit weekend dan rond te hebben. Cyriel helpt met verdere
organisatie.

Inschrijvingen dmv Google doc? Ja. Max voor het aantal aanmeldingen,
in ieder geval voor de rondleiding.

Strategieweekend

Wie, waar, wat en wanneer? Sebastian Moleski heeft ja gezegd voor dat
weekend in februari. Deelnemers: bestuur plus sommige uitgenodigde
actieve leden. In totaal 15. Ziko en Cyriel gaan mogelijke deelnemers
aanspreken, input is welkom.

    Cyriel zoekt een locatie voor ong. 15 mensen. Paul mailt budget door.
    Wat willen we bespreken? Ziko verzamelt ideeën en stuurt ze naar
de bestuurslijst.

Global Education Program in Nederland

Siebrand heeft op 8 december een afspraak gehad met twee docenten van
een hogeschool. Zij stonden positief tegen het opnemen van content
toevoegen aan Wikipedia in een curriculum. We spreken over een aantal
weken weer om te bekijken of het mogelijk is een pilot op te starten.
Tegen die tijd gaat Siebrand dan ook community betrekken. Gastcolleges
behoren ook tot de mogelijkheden.

Cyriel: Heb met Dolph Kohnstamm en anderen al Wikipedia aan
hogescholen voorgesteld. Nu hebben we ook coaches op nl.wp.

Ziko: Terughoudend zijn, een goed universiteitsprogramma is veel werk
en heeft voorbereiding nodig.

Siebrand: Afwachten. Misschien in 2013 een eigen projectmedewerker
daarvoor. Niet met zoveel studenten beginnen als in India. Ongeveer in
Augustus 2012 invulling eraan geven.
Voorstel aanpassing declaratiereglement

Siebrand stelt voor het declaratiereglement zodanig aan te passen dat
het mogelijk is om digitaal declaraties in te dienen. Stukken moeten
dan voorzien zijn van een handtekening, maar deze hoeft niet "in inkt"
op de stukken aanwezig te zijn. Dit vereenvoudigt het indienen van
declaraties, omdat ze per e-mail ingediend kunnen worden, in plaats
van alleen maar per post.

Paul: Ga het uitzoeken.

Professionalisering

Functiebeschrijving directeur, werving

Cyriel en Siebrand nemen dit punt over van Marco en komen per 15
februari met drie kandidaten. Leden worden op de hoogte gesteld van de
functieomschrijving.
Wijziging aantal uren Marjon Bakker

Marjon heeft per heden 12 uur per week beschikbaarheid in plaats van
16. Ziko kijkt naar PR-werk dat door haar kan worden gedaan en spreekt
dat met Siebrand af. Marjon de chapter reports laten doen en versturen
naar announce. Paul doet verslag op zaterdag over vooruitgang tot nu.

Cultureel erfgoed

GLAMcamp

1. Er komt een enquête, opgesteld door Lodewijk en Maarten D, om
aanwezigen om input te vragen. 2. Er zou een moment moeten zijn om de
organisatorische kant te bespreken. Daarbij aanwezig zouden moeten
zijn: Maarten B vanuit het bestuur, Jessica als organisator, Liam als
inhoudelijke organisator, wellicht nog een vertegenwoordiger van de
aanwezigen. Maarten plant een afspraak.
GLAMtech (project met Europeana)

Er is een overeenkomst om in principe te starten met het poject. In
januari komt er een definitief projectplan en een 'go'/'no go' van de
chapters die financieel betrokken zijn. Project loopt max. twee jaar,
waarbij na 1 jaar een voortgangsrapportage komt op grond waarvan
besloten kan worden wel of niet door te gaan voor een tweede jaar.
Ontwikkelmethodiek is agile (specifiek: SCRUM met cycli van drie
weken). Doel is bij massa-upload correct alle metadata mee te geven in
een formaat dat overeenkomt met wat de instellingen gebruiken, en
daarnaast aan de WMF aan te geven wat voor statistieken we daarover
willen terug kunnen krijgen. Duitsland: evt garant voor tekorten
wanneer FR niet genoeg kan bijdragen Frankrijk: 30.000 - 80.000
Nederland: 40.000 UK: 80.000
Culturele samenwerkingen

Maarten B heeft met Tropenmuseum gesproken over mogelijkheid om een
Wikipedian in Residence-project te doen, het eerste in Nederland.
Heeft Frank Meijer in contact gebracht met Liam Wyatt en Sarah
Stierch. Er zal een subsidieaanvraag worden gedaan bij een derde
partij om bij te dragen in de kosten. Er zal in principe een vacature
worden uitgezet.

Cosyne

Status onbekend en Marco niet aanwezig. Siebrand stuurt (nogmaals!)
een informatieverzoek naar Marco. Als Marco stil blijft, moeten we dan
overwegen ons partnerschap in het project op te zeggen? Besluit:
uitstellen naar BV januari 2012.

Bijeenkomsten

Notulen ALV oktober

Actiepunten vanuit https://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20111021

    Motie 1: ALV verzoekt bestuur (a) nut en noodzaak van een
Fundraising Agreement ten opzichte van een Grant Agreement te
onderzoeken en terug te koppelen naar de leden, (b) te onderzoeken
welke stappen ondernomen moeten worden om volgend jaar weer fondsen te
kunnen werven en dit terug te koppelen naar de leden, en (c) de
noodzakelijke stappen in die richting te zetten bij gebleken noodzaak
en voordelen van een FR Agreement -> actie: Paul/Ziko tot BV in
januari
    Motie 2: De ALV vraagt het bestuur in de toekomst voor het aangaan
van overeenkomsten waarbij buitenlands recht van toepassing is en de
overeenkomst naar het oordeel van het bestuur grote implicaties heeft
voor de vereniging, gekwalificeerd juridisch advies in te winnen. ->
Paul stuurt Marianne een mail
    functie-omschrijving voor de directeur delen met de leden ->
Siebrand en Cyriel
    vormgeven 10.000 EUR voor massacommunicatie over Wikipedia, WMNL
en mogelijkheden om te doneren aan Wikimedia Nederland -> actie:
tijdens strategie-weekend
    Moeten we zelf de ArbCom nog actief benaderen rondom de
ingebrachte vraag in de rondvraag?

De ArbCom vragen op een middag - misschien wikizaterdag - bij elkaar
te komen. Reiskosten worden vergoed.
Wikimedia Conference

2 mensen voor Wikimedia Conference (aka chapters meeting) in Berlijn
van 30 maart 2012 tot en met 1 april 2012. Paul en Ziko.
Wikimedia Finance Summit

Volgens mij februari 2012 in Frankrijk, maar er is geen informatie te
vinden. Paul en Siebrand.

Fundraiser

Movement targets gaan goed. Geen gegevens bekend voor Nederland.

Rondvraag

Cyriel doet kleine activiteiten, met Paul kortsluiten. En OTRS wmnl
toegang wordt voor haar aangevraagd.

Sluiting

Ziko sluit de vergadering om 22.45 uur.

-- 
Siebrand Mazeland
Waarnemend Secretaris
Wikimedia Nederland

M: +31 6 50 69 1239
Skype: siebrand