[WMNL Documenten] Notulen bestuursvergadering 10 november 2011

Vr Apr 6 16:12:12 CEST 2012

Hierbij de notulen van de bestuursvergadering 10 november 2011. Deze
zijn ook beschikbaar op https://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20111110

    Begin: 19h

    Aanwezig: Ziko van Dijk (vz), Jane Darnell, Cyriel Brusse, Paul
Becherer, Marco Swart (ca. 21:00)

    Afgemeld: Maarten Brinkerink, Siebrand Mazeland

Inhoud

    1 Opening
    2 Vaststellen agenda
    3 Notulen vorige vergadering
    4 Functioneren bestuur
    5 Jaarplanning
    6 Professionalisering
    7 Cultureel erfgoed
        7.1 GLAMcamp
        7.2 GLAMtech (project met Europeana)
            7.2.1 Maarten
            7.2.2 Vergadering
        7.3 Culturele samenwerkingen
            7.3.1 Maarten
            7.3.2 Vergadering
    8 Bijeenkomsten
    9 Fundraiser
    10 Bezoek Sue 11 november
    11 Rondvraag
        11.1 WMBE
        11.2 Vice-voorzitter
        11.3 Strategieproces
        11.4 Jaarverslag
        11.5 Evaluatie ALV
    12 Sluiting

Opening

Ziko opent de vergadering tegen 20:00 na wat vertraging om enige
praktische zaken af te handelen.
Vaststellen agenda

Als aparte punten worden toegevoegd: de jaaragenda voor 2012,
Fundraiser 2011/2012 en bezoek Sue Gardner aan Nederland. Daarnaast
zullen enkele punten tijdens de rondvraag worden behandeld.
Notulen vorige vergadering

Degenen die daarover nog niet hun mening hadden kenbaar gemaakt,
hebben geen bezwaren en de notulen worden vastgesteld.
Functioneren bestuur

Ziko verwelkomt Cyriel Brusse in het bestuur, die op de afgelopen
ledenvergadering (22 oktober) als bestuurslid is verkozen, en er wordt
gekeken naar taken die zij op zich zou willen nemen. Zelf geeft ze aan
vooral het contact met de gemeenschap te willen onderhouden, ook omdat
in het verleden dat contact niet altijd vlot verliep: men moest vaak
te lang wachten op respons van het bestuur. Met name zou zij ook
willen promoten bij de gemeenschap dat er budget is voor activiteiten.
Zij zal dan ook het primaire aanspreekpunt worden voor het Fonds
Kleine Activiteiten.

Ziko stelt voor het bestuur als geheel voor de taken beter te
verdelen, zodat duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is. Het
lukt op dit moment nog niet echt om inkomende mails op de
bestuurslijst snel aan iemand toe te wijzen en de respons daarop te
coördineren. Er ontstaat enige discussie over hoe de vaart erin te
houden zonder dat bijvoorbeeld individuele bestuursleden te snel
toezeggingen doen, en anderzijds zorgvuldig te handelen zonder alles
dicht te regelen. Cyriel zal proberen de 'dispatchfunctie' op zich te
nemen en inkomende zaken bij het juiste bestuurslid neer te leggen.

Verder zal de komende tijd worden gewerkt aan een bestuurshandboek,
dat in ieder geval voor de jaarvergadering klaar zou moeten zijn,
zodat toekomstige overdrachten soepeler kunnen plaatsvinden. Het
handboek zou daarnaast nuttig kunnen zijn voor de aan te stellen
directeur.
Jaarplanning

Voor het komende jaar wordt een jaarplanning gemaakt en datums worden
onder voorbehoud vastgesteld. Het idee is om zo tijdig te kunnen
starten met voorbereidingen en de communicatie met de gemeenschap en
leden over activiteiten waarbij zij betrokken kunnen zijn. De planning
staat op jaarplanning 2012.
Professionalisering

Marco neemt contact op met wervings- en selectiebureau waarmee hij
contact heeft. Op basis van eerder werk wordt uiterlijk 1 dec. een
tekst vastgesteld t.b.v. de vacature voor directeur. Na overleg met
het in de arm te nemen bureau wordt die vacature dan begin januari
uitgezet zodat hopelijk de gesprekken in de loop van februari kunnen
plaatsvinden. Het ligt in de bedoeling het bureau max. zo'n zes
geschikte kandidaten te laten selecteren, waarna in een gespreksronde
met Siebrand en Cyriel twee hiervan worden geselecteerd, die dan met
een wat grotere groep bestuursleden praten waarna het bestuur een
besluit neemt.
Cultureel erfgoed

Maarten Brinkerink heeft voorafgaande aan de vergadering van dit punt
verslag gedaan en enkele punten aan de orde gesteld. Tijdens de
vergadering zijn deze zoveel mogelijk behandeld.
GLAMcamp

Maarten: Is een nog groter succes dan verwacht (qua interesse)! Er
zullen rond de 50 internationale deelnemers komen en daarnaast komen
er ook nog lokale deelnemers. Dankzij bijdragen van andere chapters
(met name UK) en de WMF hebben we flink wat scholarships kunnen
regelen. Ook facilitair kunnen we deze hoeveelheid deelnemers aan.
Naast de werkconferentie is er ook een publiek evenement op de
vrijdagmiddag, waar ook vertegenwoordigers van GLAMs uitgenodigd zijn
en een aantal goede keynotes gegeven worden, waar GLAMs vanuit
verschillende perspectieven reflecteren om (mogelijke) samenwerking
met Wikimedia. Dit alles is reeds via verschillende kanalen
gecommuniceerd.

Voorstellen en adviezen Maarten:

1. Het verzoek van Jessica om voor haar onvoorziene werkzaamheden
gecompenseerd te worden, en een aantal extra taken op zich te nemen
(zie eerder mail).

- Ik adviseer het bestuur om hier tijdens de BV een beslissing over te
nemen, bij voorkeur een positieve (Kunnen jullie mij dan direct laten
weten wat het is geworden? Dan kan ik het Jessica laten weten.)

2. De werklast van Paul.

Tijdens vergadering besproken:

De door Maarten B. voorgestelde extra werkzaamheden voor Jessica
Tangelder worden geaccordeerd. Het bestuur stelt daarnaast vast dat
vergoedingen (inclusief 'scholarships') voor dit GLAMcamp in beginsel
pas worden uitgekeerd wanneer de persoon in kwestie in persoon in
Amsterdam is verschenen. Daarnaast wordt besloten dat vergoedingen
indien redelijkerwijze mogelijk giraal zullen worden uitgekeerd. Dit
betekent onder andere dat voor deelnemers in het SEPA-gebied alleen
per bank zal worden uitgekeerd, en in geen geval contant.
GLAMtech (project met Europeana)
Maarten

Laat ik beginnen met wat hier het grootste probleem is: Dit is een
omvangrijk maar ook voor de GLAMwiki beweging erg belangrijk project,
met veel stakeholders en verschillende belangen. Echter, ik merk dat
ik hier gezien mijn huidige tijdsinvestering onvoldoende tijd in kan
stoppen en dat er dus weinig voortgang is richting een definitief plan
waar we een go/no-go op kunnen geven. Het GLAMcamp maakt het extra
wenselijk om hier toch op korte termijn een stap in te maken,
aangezien dit een uitgelezen kans is om met de internationale GLAMwiki
gemeenschap aan de daadwerkelijke invulling van het project te werken.

Vraag aan het bestuur: Is het mogelijk om hier op korte termijn met
Siebrand en Maarten Dammers over te praten?

Dan nu de status: Op basis van enkele gesprekken met Europeana is er
inmiddels een nieuw voorstel (zet ik zo op de mail). Belangrijkste
veranderingen:

    Uitgewerkte profielen van de projectmedewerkers (inclusief door
Europeana speciaal in te huren krachten)
    Duidelijkere ‚scope’ voor het project, waarbij het statistieken
gedeelte nu grotendeels aan de WMF overgelaten wordt (focus van het
project is daarmee mass uploading):

        "The purpose of the project is to develop a scalable and
maintainable system for mass uploading (open) content from galleries,
libraries, archives and museums (henceforth GLAMs) to Wikimedia
Commons and to create GLAM-specific requirements for usage
statistics."

    Een nieuw budget waarbij de grens van 400.000 niet meer is
overschreden. Er is door Europeana o.a. gesneden in de overhead
(prijzen zijn tevens incl. BTW, aangezien geconcludeerd is dat wij die
gewoon moeten betalen)

In mijn ogen zijn er nog een aantal uitdagingen:

    Allereerst mijn mogelijkheden om hier tijd in te steken zijn
beperkt, door persoonlijke omstandigheden
    Hoewel er met de WMF is gesproken over de scope, ben ik er
persoonlijk nog steeds niet van overtuigd dat we op de WMF kunnen
vertrouwen dat er specifieke tools voor GLAM statistieken komen, als
wij requirements aanleveren (dit op basis van eerdere opmerkingen van
o.a. Erik Zachte).
    Hoe richten we het project zo in dat alle stakeholders goed
vertegenwoordigd zijn en we alle belangen goed balanceren?

Vraag aan het bestuur: Hoe gaan we met deze zaken om?
Vergadering

Jane neemt hier voorlopig zoveel mogelijk over van Maarten B., en zal
eventueel ook zitting nemen in een stuurgroep. Jane zal ook Siebrand
en Maarten D. vragen om haar wat nader te informeren over dit
mogelijke GLAM-tech-project.
Culturele samenwerkingen
Maarten

Zoals in de vorige BV aangegeven heb ik mijn lopende contacten
geïnformeerd over mijn gewijzigde prioriteiten. Vragen heb ik zoveel
mogelijk bij andere vrijwilligers neergelegd, maar het is moeilijk
voor mij om precies te monitoren of opvolging ook plaatsvind. Een
korte status-update:

    Biografisch Portaal: Geen opvolging tot nu toe.

Vraag aan bestuur: Wellicht is dit iets voor Jane? Dan breng ik haar
graag in contact. Ligt namelijk een mooie kans om iets soortgelijks
als in Duitsland met de persoonsnamen op te zetten! Ik breng Jane
graag in contact.

    Tropenmuseum: Frank Meijer komt spreken op het GLAMcamp publieke
deel en ik probeer rond het GLAMcamp nog een afspraak met hem en Liam
op te zetten, aangezien ze interesse hebben in een residence model.
    Nationaal Architectuurinstituut: Heeft aangegeven in 2012 niet
samen te kunnen werken met Wikimedia Nederland, vanwege andere
prioriteiten (bezuinigingen). Interesse blijft bestaan.

Vraag aan bestuur: Hoe dit het beste op te volgen?

    RCE: Heb mijzelf voorlopig als contactpersoon teruggetrokken.
Communicatie vind volgens mij nog wel plaats met andere vrijwilligers
(maar is moeilijk voor mij te monitoren).

Vergadering

Biografisch portaal
    Jane geeft aan hier wel contact mee te willen houden

Nederlands Architectuurinstituut
    Er is niet direct iemand die hier mee aan de slag kan, maar het
lijkt wel belangrijk de contacten warm te houden bijv. door ze uit te
nodigen voor relevante bijeenkomsten.

Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed
    Er is naast Maarten B. wel contact met verschillende leden van de
gemeenschap. Paul zoekt uit wat voor contact er vanuit de RCE gewenst
is en in hoeverre daar al in wordt voorzien.

Bijeenkomsten

Het meeste voor dit punt is al behandeld bij de jaarplanning. Voor de
nieuwjaarsborrel wordt nog een locatie gezocht door Ziko. Lodewijk
heeft eerder aangegeven graag een soort 'back-up' te hebben voor de
WikiZaterdagen.
Fundraiser

Nu volledig duidelijk is dat iDEAL wordt aangeboden, lijken er
momenteel geen urgente zaken te liggen rond de Fundraiser.
Bezoek Sue 11 november

Omdat dit niet direct bedoeld is als inhoudelijk overleg, kan er niet
veel concreet worden voorbereid. Mocht de Fundraiser ter sprake komen,
dan is het belangrijkste dat we opmerken dat we graag volgend jaar
zouden fundraisen, dat we dan ook duidelijke afspraken zouden willen
over de wederzijdse voorwaarden waaraan wij en de WMF daarvoor zullen
voldoen en ook duidelijk zullen maken waarom het in het algemeen een
goed idee is als chapters zelf fundraisen als ze daartoe in staat
zijn.
Rondvraag
WMBE

Lodewijk heeft informeel gevraagd of WMNL eventueel bereid zou zijn
tot financiële steun aan een eventueel op te richten Belgische
Wikimedia-vereniging, mocht zo een verzoek gedaan worden. Op dit
moment spreekt het bestuur zeker haar morele steun uit, en is zij ook
bereid tot samenwerking, maar er is het bestuur te veel onduidelijk
over de precieze status van het proces daar om op dit moment al harde
toezeggingen te kunnen doen.
Vice-voorzitter

Cyriel vraagt of het noodzakelijk is om deze functie na het vertrek
van Austin opnieuw te vervullen. Ziko wenst wel een plaatsvervanger,
maar geen van de bestuursleden voelt er iets voor om deze functie te
bekleden, dus wordt zij voor alsnog niet opgevuld.
Strategieproces

Cyriel vraagt wie de concrete organisatie van het strategieproces op
zich neemt. Ziko antwoordt dat dat in principe in zijn takenpakket
valt.
Jaarverslag

Cyriel vraagt hoe het met het jaarverslag voor 2010 staat. Ziko zal in
ieder geval Siebrand vragen wat nu concreet de status is. Voor de
layout zou men kunnen kijken of degene die de recente flyer heeft
ontworpen, ook dit zou kunnen/willen doen.

Er wordt besloten dat deze maand de tekst gereed moet zijn en er
duidelijkheid moet zijn over de layout. Het verslag zelf zou dan in
ieder geval voor de nieuwjaarsborrel klaar moeten zijn.

Voor het jaarverslag 2011 zou de tekst klaar moeten zijn voor de
jaar-ALV in maart.
Evaluatie ALV

Cyriel vraagt of er nog een evaluatie van de afgelopen ALV is
voorzien, mede in verband met de geringe opkomst en wat we daaraan
zouden kunnen doen. Met name de suggesties van Hay zouden wij over
moeten nemen:

    ALV koppelen aan een activiteit, zoals de prijsuitreiking WLM of
iets dergelijks
    Lunch voor de leden aanbieden
    Reiskosten vergoeden

Punt 1 hebben we geprobeerd aan tegemoet te komen in de jaarplanning
2012, evenals punt 2. Punt 3 komen we voor alsnog niet in tegemoet.
Sluiting

De vergadering wordt tegen 23:00 gesloten.

-- 
Siebrand Mazeland
Waarnemend Secretaris
Wikimedia Nederland

M: +31 6 50 69 1239
Skype: siebrand