[WMNL Documenten] Notulen algemene ledenvergadering 22 oktober 2011

[Documenten van Wikimedia Nederland]

Hierbij de notulen van de Algemene Ledenvergadering van de Vereniging
Wikimedia Nederland op 22 oktober 2011, Poort van Kleef, Mariaplaats 7
te Utrecht

Goedgekeurd tijdens de ALV van 24 maart 2011

Deze zijn ook beschikbaar op https://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20111022

    1 Presentie
        1.1 Aanwezig
        1.2 Verhinderd
        1.3 Machtigingen
    2 Notulen
        2.1 Opening
        2.2 Notulen vorige vergadering
        2.3 Ingekomen stukken
        2.4 Berichten Wikimania, Fundraising, Strategie
        2.5 Statusbericht Wiki Loves Monuments 2011
        2.6 Statusbericht Wikimedia Conferentie Nederland 2011
        2.7 Bestuursverslag
        2.8 Bestuursverkiezing
        2.9 Begroting/programmaplan 2012
        2.10 Rondvraag
        2.11 Mededeling voorzitter
        2.12 Sluiting

Presentie
Aanwezig

    Lodewijk Gelauff
    Hay Kranen
    Vadim Zaytsev
    Gerard Meijssen
    Erik Zachte
    Henk Heikens
    Ziko van Dijk
    Maarten Brinkerink
    Paul Becherer
    Siebrand Mazeland
    Cyriel Brusse
    Jane Darnell (13.00)
    Ronald Beelaard (14.00)

Verhinderd

    Ad Huikeshoven (jarig)
    Henna/Finne
    Marjon Bakker
    Dolph Kohnstamm
    Alice Wiegand
    Marianne Korpershoek
    Marco Swart

Machtigingen

    Maarten Dammers machtigt Lodewijk Gelauff
    Andre Koopal machtigt Cyriel Brusse

Notulen
Opening

Ziko opent de vergadering om 11.35 en constateert dat de presentie
(nog) lager is dan vorige keer.
Notulen vorige vergadering

Geen opmerkingen. Goedgekeurd in de huidige staat.
Ingekomen stukken

    Dolph Kohnstamm (afwezig) heeft per e-mail een vraag ingebracht,
komt bij de rondvraag terug.
    Marco Swart laat weten dat de wijziging van de statuten,
goedkegeurd in januari 2011, onderweg is naar de notaris.

Berichten Wikimania, Fundraising, Strategie

Ziko vertelt over Wikimania. Er waren 700 deelnemers (grootste tot nu
toe). Aanwezigen waren tevreden over organisatie. Siebrand: Ongeveer
vijf procent van de bezoekers was Nederlander.

Het belangrijkste onderwerp was de toekomst van de fondsenwerving.
Voor 2011/2012 is de fondsenwerving voor Nederland in handen van de
WMF, en niet van WMNL zoals voorgaande jaren. Enkele landen (11) waren
voorheen betrokken als "payment processor". Het lijkt erop dat het dit
jaar 3 landen zijn (DE, UK, FR). De WMF wil dit nu weer centraal
beheren en de landelijke verenigingen de kans geven om fondsen te
verkrijgen middels een subsidieaanvraag bij de WMF. Ziko refereert
naar zijn e-mail, verstuurd naar aanleiding van de besprekingen
tijdens Wikimania en opent de discussie.

Lodewijk: Wat was de reden om WMNL uit te sluiten? Ziko: Is een
algemene tendens, daarnaast bleven de geplande uitgaven structureel
lager dan gepland, waardoor WMNL een grote hoeveelheid geld in kas
heeft, die eerst opgemaakt moet worden. Lodewijk: Wat is het
fundamentele verschil tussen fundraising en een subsidie, wanneer er
geen vertrouwen is dat het geld uitgegeven gaat worden. Paul: Om zelf
te kunnen fondsenwerven moet een landelijke vereniging wel aantoonbaar
het geld nodig hebben, maar een volledig duidelijk antwoord was dit
niet. Siebrand: Destijds direct de vraag gesteld aan de
verantwoordelijke binnen WMF, Barry Newstead, of hij überhaupt wel de
mogelijkheid had om WMNL fondsen te laten werven. Barry gaf toen aan
dat zijn handen gebonden zijn (door directief Board of Trustees/Sue
Gardner).

Lodewijk: Dit is zorgwekkend voor de zelfstandigheid van de
vereniging. Wat zou WMNL kunnen doen om misschien in toekomst weer
'zelf' fondsen te werven, kan de WMF de verbeterpunten helder maken.
Siebrand: Wij delen deze zorg en de wens. Er zijn wel ook voordelen
aan de subsidiestructuur. Fondsenwerving kost tijd en
vrijwilligerswerk.

Lodewijk wijst op de vraag of WMNL Nederlandse fondsen kan werven als
geld via een subsidie en niet direct binnen komt. Siebrand: Weet niet
of dat momenteel relevant is, gezien de kloof tussen ambitie en
realisatie. Gerard vraagt of dit alleen gaat om de officiële
WMF-fondsenwerving (in principe het hele jaar), en hoe het met de
kosten is gesteld. Siebrand bevestigt dat het gaat om fondsenwerving
via website van de Wikimedia Foundation (hoofdzakelijk Wikipedia), en
geeft aan dat wij niet weten of de WMF-oplossing minder zou kosten
heeft (of andere meer- en minderopbrengsten).

Ziko: Ook WMDE moet verslagen naar San Francisco sturen. De sterke
positie van WMF geldt dus ook voor hen. WMF heeft zorgen omdat ze
verantwoordelijk is voor de donaties (omdat die wereldwijd via
WMF-sites binnen komen). Een verdere professionalisering van WMNL zal
onze onderhandelingspositie verbeteren. Het gaat om een balans tussen
verantwoordelijkheid en zelfstandigheid. Hay: In hoeverre heeft de WMF
nog wel vertrouwen in de landelijke verenigingen. Ziko: In principe
wil de WMF sterke landelijke verenigingen die veel in het betreffende
land kunnen betekenen. Paul: Ik ben tegen het door landelijke
verenigingen laten uitvoeren van de WMF-plannen; de verenigingen
moeten eigen en onafhankelijk beleid kunnen voeren, dat de
Wikimedia-beweging vooruit helpt.

Motie van Lodewijk (1): ALV verzoekt bestuur (a) nut en noodzaak van
een Fundraising Agreement ten opzichte van een Grant Agreement te
onderzoeken en terug te koppelen naar de leden, (b) te onderzoeken
welke stappen ondernomen moeten worden om volgend jaar weer fondsen te
kunnen werven en dit terug te koppelen naar de leden, en (c) de
noodzakelijke stappen in die richting te zetten bij gebleken noodzaak
en voordelen van een FR Agreement. Motie "Lodewijk (1)" aangenomen met
12 voor, 1 onthouding.

Erik: Speelt deze discussie bij de leden en de algemene gemeenschap?
Ziko: Op de informatie die het WMNL-bestuur heeft verstrekt kwam geen
respons. Hierna volgt een discussie over communicatie binnen de
vereniging.

Erik: In hoeverre is Wikimedia (rekening houdend met de
professionalisering van Wikimedia Nederland en een steeds groter en
sterker wordende Wikimedia Foundation) nog een bottom-up beweging
(grass roots movement), of top-down? Speelt dat mee in de
betrokkenheid? Siebrand: Activiteiten van de vereniging richten zich
zeker op het stimuleren van initiatieven bottom-up.

Motie van Lodewijk (2)': De ALV vraagt het bestuur in de toekomst voor
het aangaan van overeenkomsten waarbij buitenlands recht van
toepassing is en de overeenkomst naar het oordeel van het bestuur
grote implicaties heeft voor de vereniging, gekwalificeerd juridisch
advies in te winnen.

Overleg van ongeveer 30 minuten volgt over bovenstaande motie.
MaartenB spreekt uit weinig te zien in deze motie omdat het leidt tot
een verwacht antwoord: een advocaat die adviseert niet te tekenen
vanwege onoverkomelijke juridische risico's; uiteindelijk wordt er na
lang overwegen toch getekend omdat geen akkoord geen optie is. Paul:
We zijn niet alleen afhankelijk van de goede wil van de Foundation,
maar ook van de Amerikaanse overheid. Siebrand geeft aan dat hiervoor
5.000 EUR opgenomen moet worden in de begroting. Paul beaamt dit, en
geeft aan dat dit aangepast moet worden in de begroting.

Motie "Lodewijk (2)" is aangenomen met 7 stemmen voor, 3 stemmen
tegen, 1 onthouden.

Ziko vertelt over de strategiewerkzaamheden. Het weekend in februari
heeft grove lijst met strategische doelen opgeleverd. In september
zijn concrete doelen voor 2012 gesteld. Ziko vraagt de leden of een
derde bijeenkomst in het voorjaar gewenst is waarin de strategische
planning tot een einde wordt gebracht (document dat voorgelegd kan
worden aan de leden en andere belanghebbenden). Hay stelt voor het te
communiceren als het "Visie en toekomstcongres". Ziko kondigt aan dat
in Q1-2012 een bijeenkomst over strategie wordt georganiseerd.
Statusbericht Wiki Loves Monuments 2011

Lodewijk geeft een korte toelichting over de resultaten van WLM. Goede
resultaten. In Nederland is 60% van de Rijksmonumenten nu
gefotografeerd. Effect-impact gaat onderzocht worden op vrijwillige
basis door onderzoeker. Winnaars bekend op 5 november, in december op
Europees niveau de bekendmaking van de Europese winnaars tijdens DISH
conferentie in Rotterdam (Digital Strategies for Heritage). Op
Europees heeft WLM 165.000 nieuwe afbeeldingen opgeleverd. Hiermee is
WLM (onofficieel) de grootste fotowedstrijd ooit, vergeleken met het
huidige Guinness Book of Records.
Statusbericht Wikimedia Conferentie Nederland 2011

Daarnaast zijn er vier coordinatoren: Ad voor facilitair, Ciell voor
registratie, Marjon voor publiciteit en Vadim voor het programma;
Lodewijk adviseur. Er worden ook proceedings gepubliceerd (ISSN
2212-5485). Vadim licht de sessies toe. Alle informatie is te vinden
op de site http://www.wikimediaconferentie.nl/. Schrijf je nu in!

Siebrand geeft aan dat mensen die meewerken aan de organisatie van de
conferentie gratis toegang hebben (inclusief lunch), als ook dat er
reiskostenvergoeding beschikbaar is. Ronald spreekt zijn verbazing uit
over dat sprekers zich moeten inschrijven. Vadim geeft aan dat dit
heel normaal is.
Bestuursverslag

Maarten Brinkerink over cultureel erfgoed: Wikimedia Nederland
organiseert samen met Liam Wyatt een GLAMcamp van 2-4 december 2011 in
Amsterdam, een werkconferentie over cultureel erfgoed. Faciliteiten
door WMNL en programma door Liam.
http://meta.wikimedia.org/wiki/GLAMcamp_Amsterdam. We verwachten
tussen 40 en 50 deelnemers uit zeker 15 landen en 4 continenten.

Tropenmuseum: Ambitie is om na de redelijk grote beelddonaties ook
eens de diepte in te gaan, bijvoorbeeld expedities. Nationaal
architectuurinstituut: verkennend niveau dat ze iets met hun
afbeeldingen willen (beelddonaties). Gerard is bezig met een grant
proposal bij WMF m.b.t. de taal Batak.

Maarten heeft contact met 4-5 instellingen. De bottleneck ligt
momenteel aan de kant van Wikimedia Nederland qua aantal contacten dat
we aankunnen.

Ziko: Wat betreft outreach en perscontacten zijn er interviews met
kranten geweest. Ziko wil de pers meer pro-actief benaderen.
Publicaties: een folder over de vereniging is klaar en wordt
uitgedeeld tijdens de WCN, een brochure over de vereniging en vrije
kennis is nog in planning. Ziko was bezig met een PR-plan of
PR-handboek; dit is nog niet af. Er is een lijst gemaakt waarin staat
welke informatiekanelen WMNL allemaal heeft. Verenigingssite,
verenigingswiki, pagina op Wikipedia, mailinglijsten, Twitter en
Facebook. Al die kanalen moeten ook onderhouden worden. Misschien
moeten we in de toekomst, voordat we een nieuw kanaal openen,
systematischer nadenken over hoe we zo'n kanaal willen gebruiken.

Ziko geeft aan dat in Q2-2012 de twee "chapter selected seats" opnieuw
beschikbaar komen voor de Board of Trustees van de Wikimedia
Foundation. Ziko vraag de aanwezigen om input over belangrijke
eigenschappen van kandidaten. Stembriefjes worden uitgedeeld tijdens
de pauze. Rapportage vindt later plaats via het blog van Ziko.
Bestuursverkiezing

Cyriel is de enige kandidaat voor 1 bestuurszetel. Zij stelt zich
voor. Vragen aan haar:

    Hay: heb je een voorkeur een voor portefeuille. Heeft nog geen
bijzondere voorkeur, anders dan dat ze communicatie erg belangrijk
vindt.
    RonaldB: Wil je over een half jaar opnieuw verkiesbaar zijn?
50/50. Ligt aan de hoeveelheid reistijd. Zij wil in het komende half
jaar bekijken of alles in elkaar past.

Siebrand stelt voor om Cyriel per acclamatie aan te stellen, omdat er
maar een kandidaat voor een positie is, en weinig tot geen oppositie
lijkt te zijn. Enkele leden vragen om een schriftelijke stemming, die
aldus plaatsvindt.

Uitslag stemming: 15 stemmen voor, 0 stemmen tegen. Hiermee is Cyriel
unaniem verkozen tot lid van het bestuur. De vergadering feliciteert
Cyriel onder applaus.
Begroting/programmaplan 2012

Paul behandelt de begroting 2012 en de samenhang met het programmaplan
2012. Zie https://nl.wikimedia.org/wiki/Programma_en_begroting_2012 en
https://upload.wikimedia.org/wikimedia/nl/3/31/Begroting_2012.pdf.

Er is een discussie over het profiel van de in te huren directeur.
Voornamelijk over in hoeverre de aansturing bij het bestuur of bij de
directeur moet komen te liggen. Siebrand stelt dat ofwel de ambities
flink lager moeten leggen, of de directeur daar verantwoordelijkheden
moet krijgen die *ook* op bepalend vlak liggen wat betreft het
realiseren van de ambities en doelstellingen die door het bestuur zijn
vastgesteld.

Erik vreest dat het bestuur teveel op afstand komt te staan, en dat de
medewerkers van Wikimedia Nederland teveel op zichzelf komen te staan,
en zo "Wikimedia in Nederland" gaan runnen. Het bestuur geeft aan dat
het verantwoordelijk blijft houden voor beleidsbeslissingen.
Beleidsvoorstellen kunnen uiteraard wel komen uit de professionele
organisatie, als ook van het bestuur of leden. De functie-omschrijving
voor de directeur wordt gedeeld met de leden.

Bij enkele posten van de begroting vindt korte discussie plaats over
de hoogte en zinnigheid ervan. Een langere discussie over de hoogte
van de post personele ondersteuning. De diverse verlopen van de
bestemmingsfondsen wordt doorgelopen. Na 2011 moeten de meeste fondsen
uitgeput zijn (met uitzondering van Cosyne), na 2012 staat alleen nog
een algemene reserve gepland - alle bestemmingsfondsen zijn vooralsnog
verbruikt. Eind 2011 moet het eigen vermogen flink zijn gedaald door
een grote donatie aan de WMF, die enige maanden geleden is uitgevoerd
op basis van de Fundraiser Agreements voor 2009/2010 en 2010/2011. Na
2012 is het doel de algemene reserve op 6 maanden van de
jaarexploitatie te stellen.

Ronald maakt zich zorgen om de inschatting van het aantal beschikbare
vrijwilligersuren. Lodewijk vindt dat op basis van de in 2011
besteedde vrijwilligersuren zo'n inschatting wel realistisch en
haalbaar zou zijn. Er worden meer uren in concrete projecten gestoken
dan je zou verwachten.

Aangenomen amendementen op de begroting:

    De begroting wordt verhoogd met 5.000 EUR voor juridisch advies.
    De begroting wordt verhoogd met 10.000 EUR voor massacommunicatie
over Wikipedia, WMNL en mogelijkheden om te doneren aan Wikimedia
Nederland. Mocht deze verhoging niet gedekt kunnen worden uit de
subsidie van de Wikimedia Foundation onder de Grant Agreement, dan
komen deze kosten ten laste van Algemene Reserve.

Stemming over begroting: 11 stemmen voor, 1 tegen, 1 onthouding.

Rondvraag

    Opmerking Hay: Drie punten om participatie aan de ALV te
stimuleren: 1. 11:00 is vroeg (dus motiveer WAAROM), 2. Maak het
programma aantrekkelijk (lezing, gratis lunch), 3. Reiskosten zijn
belemmering
    Vraag Ronald: Hoeveel leden heeft de vereniging op het moment.
Siebrand: Reeds 80 leden hebben de contributie betaald. Twee leden
hebben hun lidmaatschap per eind 2011 opgezegd. Een mailing aan
ongeveer 3.800 donateurs uit het verleden heeft meer dan 10 nieuwe
leden en een paar duizend euro aan donaties opgeleverd.
    Vraag per e-mail ingebracht door Dolph Kohnstamm. Hij maakt zich
zorgen over de bemensing van de Arbcom op de Nederlandstalige
Wikipedia. Siebrand geeft aan dat het bestuur zich niet kan en wil
mengen in interne zaken van Wikipedia. Bestuur staat wel open voor
bijvoorbeeld het faciliteren van een discussie die de gemeenschap kan
helpen tot een oplossing te komen.

Mededeling voorzitter

Ziko benadrukt dat vrijwilligers moeten worden gesteund en
gewaardeerd. Concreet wijst hij op de vele verdiensten van Lodewijk in
de eerste vijf jaar van de vereniging en overhandigd een fotoalbum. De
vergadering geeft met groot applaus Lodewijk de eer.
Sluiting

Ziko sluit de vergadering om 17.15 uur.


--
Siebrand Mazeland
Waarnemend Secretaris
Wikimedia Nederland

M: +31 6 50 69 1239
Skype: siebrand