[WMNL Documenten] Notulen bestuursvergadering 9 september 2011

[Documenten van Wikimedia Nederland]

Hierbij de notulen van de bestuursvergadering 7 juli 2011. Deze zijn
ook beschikbaar op https://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110915

Bestuursvergadering op donderdag 15 september 2011, 19 uur, Utrecht

Aanwezig (gepland): Paul, Siebrand (notulen), Jane, Ziko, Maarten
Brinkerink, Marjon, Austin (19:50), Marco (komt later binnen)

Afgemeld:

Afwezig zonder bericht:

Inhoud

    1 Opening
    2 Vaststellen agenda
    3 Notulen vorige vergadering
    4 Inkomende stukken
    5 Functioneren bestuur
    6 Foundation, grants, fondsenwervingsactie
    7 Cultureel erfgoed en WLM
        7.1 Belgie WLM oké?
        7.2 GLAMcamp
        7.3 GLAM centre of excellence
    8 WCN
    9 Rondvraag
    10 Sluiting

Opening

Opening om 19.30 door Ziko.
Vaststellen agenda

Agenda vastgesteld.
Notulen vorige vergadering

    Bestuursvergadering_2011-08-18 worden per e-mail behandeld. Alle
bestuursleden hebben tot en met 23 september de tijd om notulen goed
te keuren en aan te passen.

Inkomende stukken

    Paul laat de jaarstukken 2010 ondertekenen door bestuursleden die
dat nog niet hebben gedaan.
    Er zijn sinds de vorige vergadering 16 leden bijgekomen. Dit komt
vooral door het uitsturen van een mailing aan alle donateurs van vorig
jaar.
    Naar aanleiding van de e-mail van Ziko over de
fondsenwervingsactie is er 1 steunbetuiging binnengekomen van een lid.
    De moderatorenworkshop van begin oktober wordt geannuleerd doordat
Ciell plotseling moet werken en Siebrand in het buitenland is. Hiermee
is de organisatie niet rond te krijgen. Het aantal geinteresseerden
was ook (ver) beneden verwachting met ongeveer vijf.

Functioneren bestuur

Maarten: kan wegens persoonlijke omstandigheden weinig tot geen
beloften doen wat betreft beschikbaarheid. De overige bestuursleden
wensen Maarten veel sterkte toe. Ziko en Austin hebben afgesproken op
korte termijn een overleg te hebben om de actiepuntenlijst van Austin
voor elkaar te krijgen wegens een laag activiteitsniveau van Austin in
de afgelopen maanden door persoonlijke omstandigheden.
Foundation, grants, fondsenwervingsactie

Er zijn nog reports te sturen, en voor 2012 moeten we een programma
hebben. WMF eist op 1 oktober een budget voor de programma's voor
2012. Dat moet dus over twee weken rond zijn. Vraag of en wat voor
iemand we willen inhuren.
Cultureel erfgoed en WLM
Belgie WLM oké?

Kleine projectenbudgt van EUR 250 was al goedgekeurd. Vanuit WMDE is
gevraagd om een paar dingen richting de Belgen te regelen. Paul pakt
dat op.
GLAMcamp

Toch door laten gaan. Marco, Maarten en Siebrand gaan eventorganiser
zoeken. Maandag GO/NOGO. Morgenavond per e-mail statusoverzicht. Extra
beschikbaar budget: 14.000 incl. BTW (komt uit budget
"programmamanagement". Geschatte tijdsbesteding 150-170 uur.
Organiseren in Haarlem of Utrecht. Amsterdam is te duur.
GLAM centre of excellence

Projectvoorstel dat nu op tafel ligt ligt ver boven gestelde budget in
Haifa. WMUK on board. WMFR onduidelijk. We moeten in contact treden
met de organisatie die het voorstel heeft uitgebracht. MaartenB gaat
dat 16/9 doen.
WCN

Prijzen etc. oké? Besluit: prijzen, vrijkaartjes, ed. is een zaak van
de organisatie
Rondvraag

    Siebrand geeft aan dat hij maandag 19 september afspraak heeft met
leverancier om Google Apps for Business definitief in te richten. De
e-mail @wmnederland gaat dan ook over naar Google mailservers.
Hierdoor kan de e-mail wat vertraging opleveren of zoek raken - kleine
kans.

    info op wikimedia.be forward voor WMBE in oprichting. Kan dat?
Siebrand: ja. Laat ze maar aangeven waar die mail heen moet. Dat ga ik
maandag regelen met de leverancier van Google Apps.
    Paul: ALV: uitnodiging moet verzonden worden aan de leden. Ziko en
Paul verzorgen die. Siebrand werkt voor de uitnodiging wordt verzonden
de ledenmailinglijst bij. Ook oproep betalen contributie meenemen.
    Paul: Ik stuur herinnnering naar ABN/AMRO voor offerte over verzekeringen
    Paul: Fraduleuze incasso wordt geen aangifte gedaan. Bedrijf wordt
nogmaals opgeroepen terug te storten. Dreigen met juridische actie en
aangetekend verzenden.
    Marjon: Beleidsplan/strategieweekend? Gaat door.
    Marjon: Als we geen fundraiser doen, wat kan ik nog met
e-mailadressen doen? Donateurs hebben een bedankbrief gekregen en zijn
ingeschreven op de mailinglijst voor de kwartaalnieuwsbrief. Tweede
week oktober gaat een mail uit met in ieder geval WCN en WLM als
onderwerpen.
    Marjon: Mailinglisttools: Sponsoring door grote Nederlandse
nieuwsbrievenprovider wordt nog steeds overlegd.
    MaartenB: Cosyne: Er is nu vanuit het project een lijst met
verwachtingen van ons. MaartenB stuurt morgen een mail van hoe dit
gaat. Marco heeft hier de bal!

Sluiting

Vergadering wordt gesloten om 22:22. Volgende vergadering op 13
oktober om 19.00, Mariaplaats 3 te Utrecht.

-- 
Siebrand Mazeland
Secretaris
Wikimedia Nederland

M: +31 6 50 69 1239
Skype: siebrand