[WMNL Documenten] Notulen bestuursvergadering 18 augustus 2011

Za Okt 22 09:50:36 CEST 2011

Hierbij de notulen van de bestuursvergadering 18 augustus 2011. Deze
zijn ook beschikbaar op https://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110818

Bestuursvergadering 18 augustus 2011 Bestuursvergadering op donderdag
18 augustus 2011, 19 uur, Utrecht

Aanwezig: Marco, Paul, Ziko, Jane, Siebrand, Maarten Dammers Afgemeld:
Maarten Brinkerink

Afwezig zonder bericht: Austin Hair

Inhoud

    1 Opening
    2 Vaststellen agenda
    3 Notulen bestuursvergadering 2011-07-07
    4 Ingekomen stukken
    5 Functioneren bestuur
        5.1 Voortgang actiepunten
        5.2 Chapter reports
        5.3 Financiën
            5.3.1 Doorlopende processen
            5.3.2 Eenmalige klussen
    6 Fundraising 2011/2012
    7 Budget
        7.1 GLAMCamp
        7.2 GLAM Centre of Excellence
        7.3 WCN
        7.4 WLM
            7.4.1 WLM Belgie
        7.5 Ondersteuning
    8 Activiteiten
        8.1 Fonds kleine activiteiten
        8.2 Cosyne
        8.3 WikiZaterdag
        8.4 Campusambassadeursprogramma
    9 PR
        9.1 Jaarverslag
    10 Strategie
    11 Rondvraag
    12 Sluiting

Opening

Voorzitter opent de vergadering om 19.31 en verwelkomt Maarten Dammers als gast.
Vaststellen agenda

De agenda wordt vastgesteld zoals voorgesteld.
Notulen bestuursvergadering 2011-07-07

Zijn per mail rondgestuurd ter goedkeuring.
Ingekomen stukken

Er zijn geen relevante ingekomen stukken anders dan punten die in de
agenda zijn opgenomen in andere punten.
Functioneren bestuur
Voortgang actiepunten

Aanwezigen vinden het jammer dat Austin er niet is. Er is zorg over
het uitbrengen van de chapters reports. Het bestuur wil graag ook op
de hoogte blijven van de discussie over movement roles. Het blijkt
vaak lastig om gemakkelijk contact met Austin te krijgen. Paul neemt
contact op met Austin op over hoe we dit kunnen verbeteren. Marco
wijst erop dat er in het algemeen erg veel actiepunten bij de
bestuursleden liggen, zonder een duidelijke prioriteitstelling. Het is
belangrijk dat we duidelijk voor ogen hebben welke klussen het meest
urgent zijn, die uitdrukkelijk voor de volgende vergadering agenderen
en ook zo verdelen over bestuursleden dat het reëel is dat ze dan zijn
uitgevoerd.
Chapter reports

MaartenD vraagt naar de status. Rapportages tot en met juli 2011 staan
nu op meta (http://meta.wikimedia.org/wiki/Reports). Concept voor
augustus 2011 is in voorbereiding. Zijn nog niet verzonden naar
wikimediaannounce-l
(https://lists.wikimedia.org/mailman/listinfo/wikimediaannounce-l).
Financiën
Doorlopende processen

    declaraties afhandelen
    posten boekhouding invoeren
    budgetten bewaken
    rapportage aan WMF

Paul verwacht de komende weken dat alles weer bij de tijd is, daarna
verwacht hij het goed te kunnen bijhouden.
Eenmalige klussen

Inschrijvingsklussen (kamer van Koophandel, banken) worden de komende
maanden afgerond. Paul gaat met Ziko een afspraak maken over
inschrijven bank. Paul gaat morgen met HL Schippers spreken over de
jaarrekening. Gezien de risico's die bij werkgeverschap horen hebben
we op dit moment de voorkeur voor payrolling bij het aannemen van
mensen. Paul stemt met HLB Schippers af of deze voorkeur inderdaad
verstandig is.
Fundraising 2011/2012

Er is veel onduidelijkheid over fondsenwerving in de toekomst door
chapters. Het lijkt erop de de professionele staf van WMF het liefst
ziet dat alle chapters behalve Duitsland gefinancierd worden door
subsidies van WMF aan chapters. De Board of Trustees van de WMF heeft
een brief gestuurd die een iets ander beeld schept. Daarin staat dat
als een chapter charitatieve status heeft, en voldoet aan de
verplichtingen (rapportage, communicatie) van een FR-contract. VWN zal
voldoen aan de vereisten van de WMF en we gaan ervan uit dat we kunnen
fondsenwerven 2011/2012. We moeten onze rapportage wel verbeteren (die
is af en toe een paar weken te laat) als ook onze "spending capacity".
Budget
GLAMCamp

EUR 10.000 nodig voor GLAMCamp 3 december 2011. Internationale
bijeenkomst. Publiek is mensen van verschillende chapters en andere
achtergronden die bezig zijn met GLAM (Culturrel erfgoed in de
breedste zin). Afgelopen twee jaren was een pilotfase. Bundesarchief,
WMNL, WMUK en USDC hebbben leuke dingen gedaan. Iedereen is het wiel
opnieuw aan het uitvinden. Kennisuitwisseling is beperkt en dat levert
gemiste kansen op. Verwacht publiek: maximaal 50, BY INVITATION. Er is
nog niets geregeld - idee is dat bezoekers zelf vervoer regelen, en
wij verblijf en venue (+lunch, 1 diner, etc.). Hoofdtrekkers: Liam
Wyatt (inhoud), Wikimedia Nederland (MaartenD, MaartenB
(bestuursliaison), Hay). Besluit: budget van EUR 10.000 is in orde,
mits blijkt dat het kan. Paul geeft hier uitsluitsel over per 31
augustus.
GLAM Centre of Excellence

Het voorstel komt financieel neer op 200k euro per jaar gedurende 2
jaar voor de ontwikkeling van betere massuploadtools,
GLAM-statistieken en bestandsmetadataondersteuning in
MediaWiki/Wikimedia Commons, belegd bij Europeana. Beleg bij Europeana
vindt plaatst doordat we als chapters zien dat Wikimedia Foundation
geen prioriteit legt bij deze voor chapters belangrijke functies in de
outreach en chapters zelf een hoog risico hebben voor slecht product
leveren. Het financieren van het project door chapters en laten
implementeren door een partij die wel in staat is op een professionele
en continue wijze te ontwikkelen is ons inziens de beste manier om
vooruit te komen. De Wikimedia Foundation will zich in de De
voorgestelde uiteindelijke verdeling over de chapters is 80k FR, 80k
UK en 40k NL per jaar. Zoals Siebrand vanaf Wikimania aan het bestuur
heeft gemaild. Het bestuur besluit dat het dit voorstel graag aan de
ledenvergadering zal voorleggen. Siebrand zal naar aanleiding van dit
besluit UK en FR weer benaderen. Europeana is bezig met het schrijven
van het proposal. Doelstelling is om dit tijdens GLAMCamp groots aan
te kondigen.
WCN

Wat is de status van het budget voor WCN? Voorstel: EUR 5.500,00 out
of pocket (excl. inkomsten toegangsgelden) en bestuur moet akkoord
geven op toegangsprijzen. Besluit: Voorstel aangenomen. MaartenD
verzoekt namens organisatie WCN Marjon in te zetten voor de
publiciteit van de WCN vanaf september tot en met november als de
conferentie is geweest, gedurende 4 uur per week (monetaire waarde:
EUR 2.850). Siebrand stelt voor dit goed te keuren. Besluit: Marjon is
4 uur per week ter beschikking van de werkgroep WCN voor
publiciteitszaken van begin september tot en met medio november 2011.
Komt ten laste van persooneelskosten/grant.
WLM

Lodewijk en Maarten vragen zich af wat de status is van het WLM budget.
WLM Belgie

Aanvraag EUR 250,00 voor organisatie. Voorstel: akkoord als te
declareren, met een maximum van EUR 250,00. Besluit: Aangenomen. Jane
communiceert dit.
Ondersteuning

Besluit: Gelet op het activiteitenpakket wordt afgesproken dat
Siebrand en Ziko bij Marjon nagaan of zij bereid is tot eind van het
jaar voor de vereniging te blijven werken. Hierover zal dan in de
volgende bestuursvergadering een besluit genomen worden.
Activiteiten
Fonds kleine activiteiten

Aanvraag uit NL namens Luxembourg voor prijzengeld WLM. Aanvraag uit
Spanje voor prijzengeld WLM. Aanvraag Luxemburg is in principe oke,
mits beperkt tot ca. EUR 200, en mits wij een concreet bedrag te horen
krijgen. Uit Spanje is meer concrete informatie nodig.
Cosyne

Presentatie op WIkimania is goed verlopen. Volgende stappen zijn het
om een Mediawiki installatie tot stand te brengen en waar
vrijwilligers gebruikerservaringen mee kunnen opdoen.
WikiZaterdag

Voorstel Lodewijk: WikiZaterdag gaat om het openstellen van het
kantoor op zaterdag - om te beginnen om de week. Het gaat om een
proefperiode van teminste twee maanden. Op die zaterdag zou het
kantoor van 12:00 tot 18:00 open zijn voor vrijwilligers en/of
medewerkers om te werken aan projecten voor Wikimedia Nederland of
gewoon samen aan Wikipedia te werken. Het is niet noodzakelijk om
hiervoor vooraf te reserveren, maar er is een laagdrempelig binnenloop
beleid. Er vindt in principe geen verantwoording plaats van de
vrijwilligers over de door hun uitgevoerde activiteiten. Besluit:
Akkoord. Siebrand contactpersoon bestuur.Lodewijk documenteert project
op verenigingswiki. Evaluatie in BV december 2011.
Campusambassadeursprogramma

We hebben dit programma niet in 2011. Hooguit in 2012 zouden we het
kunnen hebben, en dan moet er een fulltime projectmanager op. Paul
gaat dit misschien opnemen in het budget 2012. Vrijwilligers uit de
HUIDIGE gemeenschap lijken er niet te zijn om in dit project te
stappen. Er is enige documentatie in het Engels beschikbaar. Besluit:
Nu niet als project. Jane kijkt of het 1-op-1 werkend te maken.

http://en.wikipedia.org/wiki/Wikipedia:Campus_Ambassadors
PR
Jaarverslag

Siebrand krijgt van Timo de bestanden van het verslag van 2009 en
zorgt voor de volgende bestuursvergadering voor een opgemaakt
jaarverslag 2010. De teksten zijn door Lodewijk al afgemaakt. Budget
is kosten vorig jaar plus 35%. Paul zoekt even uit wat vorig jaar de
kosten waren. Moet naar leden en donateurs van EUR 100 en meer en 5
stuks naar WMF. Schatting gewenste oplage: 400.
Strategie

Ziko neemt het over van Siebrand. Ziko gaat Sebastian Moleski vragen
of hij op het beoogde weekeinde van 24/25 september tijd heeft.
Rondvraag

    Siebrand verzoekt alle bestuursleden ruim voor 19.00 aanwezig te
zijn op dagen dat een BV wordt gehouden. Daarmee zorgen we ervoor dat
we een half uur eerder kunnen starten en dus een half uur langer
kunnen vergaderen (of een half uur eerder klaar zijn).
    Jane: Email Hay over verweesde werken. Jane heeft contact gezocht
met Paul Keller. Hij schreef dat wij geen erfgoedinstelling zijn, maar
dat hij wel prijs zou stellen op een reactie van ons. Marco vult aan
dat wij aanvullende belangen hebben. Voorstel is dat we dit willen
ondersteunen. Marco neemt dit op.
    Ziko: Verzoek 10k USD van Hishan voor Wikiconferentie India.
Besluit: Kunnen niet aan verzoek voldoen, omdat we geen budget voor
internationaal meer toe te wijzen hebben. Volgend jaar nemen we
mogelijk meer geld voor internationaal budget op.
    MaartenD: Tijdens Wikimania bleek dat steeds meer chapters
scholarships geven aan conferentiegangers. Wil Wikimedia Nederland
nadenken over of zij dit ook wil doen. Besluit: wordt overwogen voor
budget 2012.

Sluiting

De vergadering wordt gesloten om 22.30. Volgende vergadering op
donderdag 15 september.

-- 
Siebrand Mazeland
Secretaris
Wikimedia Nederland

M: +31 6 50 69 1239
Skype: siebrand