[WMNL Documenten] Notulen bestuursvergadering 13 oktober

Documenten van Wikimedia Nederland documents op lists.wmnederland.nl
Za Okt 22 09:53:26 CEST 2011


Hierbij de notulen van de bestuursvergadering 7 juli 2011. Deze zijn
ook beschikbaar op https://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20111013

Bestuursvergadering op donderdag 13 oktober 2011, 19 uur, Utrecht

Aanwezig: Ziko (voorzitter), Paul (notulist), Maarten, Jane.

Afgemeld: Austin, Siebrand, Marco

Inhoud

    1 Opening
    2 Vaststellen agenda
    3 Notulen vorige vergadering
    4 Inkomende stukken
    5 Functioneren bestuur
    6 ALV
    7 Foundation, grants, fondsenwervingsactie
    8 Professionalisering
    9 Cultureel erfgoed en WLM
        9.1 GLAMCamp
        9.2 WLM Europa
    10 Bijeenkomsten
        10.1 Mogelijk bezoek Sue Gardner
        10.2 Evaluatie WikiZaterdagen
        10.3 WCN
        10.4 Bijeenkomsten 2012
    11 Rondvraag/WVTTK
        11.1 Activiteitenplan 2012 en grantaanvraag
        11.2 Chapter reports
        11.3 Plannen nieuwe technologie/Europeana
    12 Sluiting

Opening

Ziko opent de vergadering om 19.05
Vaststellen agenda

Er worden geen punten aan de agenda toegeveogd, enkele kortere punten
zullen in de rondvraag aan de orde komen.
Notulen vorige vergadering

De notulen van de vorige vergadering zullen uiterlijk 18 oktober
worden vastgesteld. De notulen van de vergadering van september worden
vestgesteld en zullen op de verenigingswiki worden geplaatst.
Inkomende stukken

De stukken die zijn ingekomen, worden behandeld onder andere punten in
de agenda.
Functioneren bestuur

Austin heeft eerder vandaag zijn functie per direct neergelegd.
Hiermee ontstaat een vacature in het bestuur. Dit zal zo snel
mogelijk, uiterlijk vrijdag, aan de leden worden medegedeeld. Mogelijk
kan op de aankomende ALV al in deze vacature worden voorzien maar het
is tamelijk kort dag.

Ziko stelt de werkwijze van het bestuur aan de orde. Door de
maandelijkse vergaderingen in Utrecht is hij veel tijd kwijt, en hij
vraagt zich af of we niet kunnen volstaan met minder fysieke
vergaderingen per jaar. Er ontstaat een discussie over verschillende
vergadervormen. De consensus is dat IRC als communicatiemiddel niet
geschikt is. Skype zou mogelijk zijn, maar vereist wel een andere
werkwijze waarbij veel meer dan nu het geval is, vergaderingen grondig
worden voorbereid. Ziko zou graag kijken naar de mogelijkheid van
bestuurscommissies die dan bepaalde taken verrichten zodat de werk- en
informatielast van het bestuur als geheel wordt verminderd. Het is
daarbij dan niet direct duidelijk welke taken en verantwoordelijkheden
in aanmerking komen om efficienter te worden afgehandeld binnen een
commissie.

Paul stelt het bijhouden van de financiele zaken aan de orde. Hoewel
er de afgelopen zes weken een aardige slag gemaakt is, zijn we nog
niet bij. Met name loopt het invoeren van de verschillende posten in
de boek- houding achter, wat mede tot gevolg heeft dat het moeilijk is
om inzicht te krijgen in de actuele status van budgetten. Ook enkele
ander langlopende actiepunten staan nog steeds. Paul gaat in ieder
geval dit weekeinde aan de slag om de benodigde getallen voor het
verslag over de eerste periode van de Professionalization Grant te
produceren, de rest zou dan in de loop van de komende maand moeten
worden bijgewerkt. Hij geeft wel aan dat het tempo waarin met name
gedurende september is gewerkt, niet op langere termijn is vol te
houden.

Maarten meldt dat zijn beperkte beschikbaarheid in deze dagen onder
andere tot gevolg heeft gehad dat het niet mogelijk is in te gaan op
verzoeken van enkele cultureelerfgoedinstellingen om een afspraak te
maken. Het bestuur accordeert dat hij meldt dat hem dat zelf niet gaat
lukken en zal proberen deze contacten uit te zetten bij enkele
vrijwilligers.
ALV

Ziko heeft met enkele mensen van WCN en WLM gesproken over het geven
van een korte presentatie van 'hun' project op de komende ALV. Hij
vraagt zich af of wellicht bestuursleden ook iets kunnen vertellen.
MaartenB zal iets vertellen over het aanstaande GLAMcamp in Amsterdam.

Jane vraagt welke stukken er van de kant van het bestuur voor de ALV
moeten worden opgeleverd (en voor de rapportage voor de
Professionalization Grant van de WMF). In principe ligt op de ALV
alleen de begroting ter goedkeuring voor. Voor de WMF moet met name
nog een financiŽle paragraaf in het verslag komen.
Foundation, grants, fondsenwervingsactie

Ziko vraagt of er van onze kant nog een inspanning gevraagd wordt voor
de fondsenwervingscampagne maar heeft dienaangaande geen verzoeken van
de kant van de Foundation gezien.

Wat de professionaliseringsgrant betreft moet er nog een rapport
worden afgeleverd over de eerste periode. Dit is ook relevant voor de
hoogte van de benodigde grant van de WMF en eventuele verrekening van
het restant van de professionaliseringsgrant met de 'nieuwe' grant
voor 2012. De bedragen in de aanvraag zijn nu in beginsel definitief
en Paul zal dit laten weten aan Barry Newstead van de WMF, die
daarnaar had gevraagd. Hij zal daarnaast voorstellen om in beginsel
het restant van de professionaliseringsgrant in de grant voor 2012 te
'absorberen'. Een andere vraag van de WMF betrof de mogelijkheid om de
grant voor 2012 in twee delen uit te keren zodat mogelijkheid tot
tussentijds bijstellen bestaat zonder geld heen en weer te schuiven en
een en ander ook beter te begroten is voor de WMF. Het bestuur ziet
geen reden om hier niet op in te gaan en zal de WMF laten weten
hiermee akkoord te gaan.
Professionalisering

Ziko brengt het punt op van het traject voor inhuren van een
directeur. Verschillende punten die opkomen zijn onder andere het
salaris en de functieomschrijving. Op dit moment lijkt het verstandig
om vooral te focussen op wat we aan gegevens en profiel nodig hebben
om een wervingsbureau in de arm te nemen. Marco had reeds oog op een
bureau, en Ziko neemt contact op met Marco om dit met hem af te
stemmen. Het belangrijkste is dat er nu wordt doorgepakt, zodat direct
begonnen kan worden als duidelijk is dat de grant voor 2012 inderdaad
wordt toegekend.
Cultureel erfgoed en WLM
GLAMCamp

Maarten licht de stand van zaken toe. Alles lijkt binnen de gestelde
begroting te kunnen blijven, hoewel er wel enkele keuzes moeten worden
gemaakt in 'extra's':

    scholarships voor chapters/organisaties die de reis niet kunnen
betalen voor hun deelnemers
    evt. uitbreiding aantal deelnemers (nu 30 tot 40)
    diner/drankjes sponsoren
    'publiek' evenement (borrel voor deelnemers en o.a. mensen uit de
Nederlandse erfgoedsector.

Ziko merkt op dat het wellicht goed is te bekijken waarmee we ons als
chapter het duidelijkst kunnen profileren en vraagt ook of het al tijd
is om eventueel een persbericht uit te sturen. Maarten antwoordt dat
in de komende week de meeste details over locatie etc. bekend worden
en dat dan het geŽigende moment lijkt om een persbericht uit te
sturen.
WLM Europa

Lodewijk heeft via een mail gevraagd of er budget is voor het houden
van een evaluatie van het Europese deel van het WLM-project van 2011
voorafgaande aan het GLAM-camp. Het bestuur ziet hier in beginsel geen
problemen mee, maar wil dit wel gewoon op het WLM-budget schrijven,
ook wanneer dat een budgetoverschrijding zou betekenen: het project is
in vele opzichten succesvoller geweest dan gedacht en het is dan
redelijk om wat extra uit te trekken om het mogelijk te maken die
project volgend jaar nog beter aan te pakken.

Er is de mogelijkheid om een bestuurslid af te vaardigen naar de
Belgische prijsuitreiking van WLM in Brussel. Ziko zou evt. willen
maar heeft op die datum mogelijk andere verplichtingen.
Bijeenkomsten
Mogelijk bezoek Sue Gardner

In november zal Sue Gardner, Executive Director van de Wikimedia
Foundation, een rondreis door Europa maken en daarbij wil zij graag
contacten leggen met landelijke verenigingen en gemeenschappen. Zoals
het er nu naar uitziet, zal zij ergens rond 25 november Nederland aan
kunnen doen - het bleek helaas niet mogelijk om haar bezoek te laten
samenvallen met de Wikimedia Conferentie Nederland. Uit enkele opties
lijkt het het bestuur het beste om op vrijdagavond een kleinschalige
bijeenkomst met voornamelijk Sue en het bestuur te hebben en die
zaterdag (die ook WikiZaterdag is) te gebruiken voor een bijeenkomst
met leden van de gemeenschap.
Evaluatie WikiZaterdagen

Het bestuur is in grote lijnen positief over de tot nog toe gehouden
WikiZaterdagen en ziet graag dat deze gecontinueerd worden in de rest
van 2011 en in 2012, wanneer de initiatiefnemer, Lodewijk, hierover
ook enthousiast is. Ziko mailt Lodewijk hierover.
WCN

Tot nu toe hebben zich zo'n 30 gewone, betalende deelnemers aangemeld
en Ziko vraagt de andere bestuursleden of zij ideeen hebben om dat
aantal nog wat omhoog te krijgen. Behalve het rondvragen in de eigen
kring van contacten zijn er geen briljante ideeen.
Bijeenkomsten 2012

In het activiteitenplan van 2012 is een post opgenomen voor enkele
grotere bijeenkomsten, zoals de WCN. Ziko vraagt zich af of er al
concrete ideeen zijn voor bijeenkomsten. Er onstaat een discussie
waarin verschillende vragen opkomen, zoals of we ons daarbij moeten
richten op een bepaalde doelgroep, of bijeenkomsten zoals 'bootcamps'
enig effect sorteren en hoe we van andere chapters kunnen leren
(bijvoorbeeld van hun Campus Ambassadors Programs of varianten
daarvan). Het lijkt wel zinvol om ons in ieder geval ook specifiek te
richten op niet-erfgoedpubliek.
Rondvraag/WVTTK
Activiteitenplan 2012 en grantaanvraag

Er wordt gezamenlijk snel door het programma heen gelopen en de
huidige versie wordt de definitieve. Op een ingekomen verzoek van een
lid wordt besloten de gang van zaken rondom deelname aan de Fundraiser
en de daaropvolgende aanvraag van een grant bij de WMF voor de ALV te
agenderen en relevante stukken beschikbaar te maken. Ziko en Paul
regelen dit uiterlijk zaterdag.
Chapter reports

De Chapter reports over de afgelopen maanden zijn gereed, maar waren
nog niet op de chapters-mailinglijst rondgestuurd. Dat rondsturen doet
Paul, in toekomst zal Jane erna kijken.
Plannen nieuwe technologie/Europeana

Maarten licht de stand van zaken toe. Na enkele onduidelijkheden komt
er binnenkort een nieuw voorstel van Europeana. Jane uit enige zorgen
van haar kant of een dergelijke organisatie in staat is tot het
managen van complexe ICT-projecten. Maarten licht de keuze voor
Europeana toe en geeft een korte uitleg van de structuur van de
organisatie. Hij spoort aan om dit soort overwegingen toch vooral te
uiten zodat dit meegenomen kan worden in de uiteindelijke
besluitvorming.
Sluiting

Ziko sluit de vergadering rond 21:50

-- 
Siebrand Mazeland
Secretaris
Wikimedia Nederland

M: +31 6 50 69 1239
Skype: siebrand


Meer informatie over de Documents maillijst