[WMNL Documenten] Notulen bestuursvergadering 20110210

[Documenten van Wikimedia Nederland]

Deze tekst is ook beschikbaar op
http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110210

---

Notulen bestuursvergadering 10 februari 2011
Aanwezig: Lodewijk (notulen), Paul, Maarten, Marco (voorzitter), Siebrand,
Marianne (via Skype).
Inhoud
 

Opening

Marco opent vergadering om 19:06. Maarten houdt actiepunten bij.

Vaststellen agenda

Wordt vastgesteld.

Notulen vorige vergadering

Notulen moeten nog bijgewerkt worden. Worden rondgestuurd uiterlijk a.s.
zondag. Daarna 5 dagen om te becommentariëren.
Notulen ALV zijn wat bestuur betreft akkoord, aanwezigenlijst moet
nog worden aangevuld. Marianne doet dat en publiceert. Siebrand maakt
nog een mailinglijst waarop alle individuele stukken kunnen worden
rondgestuurd, en stuurt daar dan een mail over rond.

Bestuursrondje
MB zal voortaan een week voorafgaand aan BV een mail rondsturen met
status culturele samenwerkingen naar het bestuur en de adviseurs
cultureel erfgoed (Hay en MD). Belangrijkste ontwikkelingen afgelopen
tijd:

* Tropenmuseum; MaartenB en Gerard zijn langs geweest, TM wil een
gerichter project samen doen en komt met een shotlist van thema's en
bijbehorende deelcollecties
* Nederlands Architectuur Instituut; is weer gesprek gaande; NAi heeft
 onlangs aangekondigd geen vergoeding voor gebruik van hun
beeldcollectie te vragen, onderzoekt nu het gebruik van CC-licenties.
Begin maart spreekt MaartenB met Petra van der Ree
* NL in Beeld/Saxifraga: MB is bij NL in Beeld langsgeweest -
Geograph-achtig, Flora en Fauna. Hij laat vorderingen zien van het
project. Veel vierkantjes zijn al "geclaimd" door vrijwilligers. Veel
materiaal al beschikbaar. Lage resolutie is rechtenvrij (800x600px),
hoge resolutie alleen op aanvraag beschikbaar. Nieuw materiaal onder
zelfde model. Lage resolutie kan misschien naar Commons.

Paul: contact gehad met de kascommissie over rapportage naar de WMF.
Er is over de fundraiser periode dagelijks gerapporteerd. Vanwege het
overstappen op een nieuw administratiesysteem ligt hier enige
achterstand in maandelijkse rapportages. De bal ligt nu vooral bij HLB.
Controle kascommissie moet begin maart plaatsvinden. Paul gaat nogmaals
maximale inspanning doen om de boel te versnellen.
Marianne is via MD betrokken bij uitzoeken rechten/opstellen vrijgave
musea.
Marco heeft door ziekte bij diverse personen geen actiepunten kunnen
uitvoeren.

Ingekomen stukken
Marianne heeft mooi boek binnen gekregen met foto's. Vanwege de
slechte licentie wordt deze ritueel met respect opgeborgen. (A) Er zijn
nog diverse kaarten en andere stukken binnengekomen, die zullen worden
meegebracht bij het strategieweekeinde. (A)

Stand van Zaken

WP10 NL

Lodewijk is door diverse mensen benaderd over de organisaties, Marco loopt
hierbij achter en pakt dit snel op. (A)

statutenwijziging & ANBI

Marco en Marianne regelen onderling het passeren van de acte voor de
statutenwijziging. Marco publiceert link naar ANBI beschikking bij
Belastingdienst op de Verenigingswiki, inclusief subtiele vermelding op
de hoofdpagina.

Wiki Loves Bieb

MB: Openstaand punt is de batchupload van muZEEum, waar MaartenD
momenteel geen tijd voor heeft. Plan is nu om het te gebruiken als
leerproject voor nieuwe vrijwilligers die batchupload gaan doen. Er
wordt aan een oplossing gewerkt door andere vrijwilligers hiervoor te
Werven.

Lodewijk stelt voor om nogmaals verder contact op te nemen met de bieb
vlissingen, om te inventariseren wat de toekomstmogelijkheden zijn. Verder
is er contact geweest met het project Toen Leidschendam-Voorburg
(http://www.toenleidschendam-voorburg.nl/welkom/) over hun losse wiki. Zij
hebben wellicht interesse om bij Wikipedia aan te sluiten. Heb ze wat
tekst en uitleg gegeven en de bal ligt nu bij hen.

Culturele Samenwerkingen

Er staat een actueel overzicht op de bestuurswiki. Dit wordt niet
uitgebreid besproken of gepubliceerd in het kader van vertrouwelijke
besprekingen.

Evaluatie fundraiser

* Lodewijk/Siebrand hebben fundraiserevaluatie gemaakt. Geen
opmerkingen ontvangen en gemaild naar Chapters en Internal. Follow-up
gehad van James Alexander. Hij wilde graag weten wanneer de onjuiste
instellingen van de sitenotice waren gecorrigeerd zodat hij verder kan
analyseren. Tot op heden nog geen verdere opvolging ontvangen.
* Marianne maakt afspraak met freelancer fundraiser, lodewijk voegt zich.

Stand van Zaken per e-mail

Deze punten worden in een straf tempo afgelopen.

Secretarieel

* Ledenbestand: Lodewijk heeft rond de 20e januari betalingen
gecontroleerd en naar Marianne gestuurd. Lodewijk en Marianne stemmen
dit onderling verder af. Er moet nog een lading herinneringen
uitgestuurd worden. Marianne houdt de regie.

WP10: 13-15 januari

* Lodewijk: De bijeenkomsten zijn vrij goed gelopen. De opkomst was
behoorlijk (schattingen lopen uiteen van 120-150 voor het event van
zaterdag), en er zijn leuke resultaten geboekt bij de hackathon en
bootcamp. Veel persaandacht geweest: kranten, radio en zelfs RTL Nieuws
voor tienjarig bestaan. Er volgt evaluatie vanuit Kennisland.

CoSyne

* Volgende bijeenkomst is op 3 en 4 mei in Berlijn. Marco kan daar
vermoedelijk heen.

Wiki Loves ???

Er waren gedachten over een andere "wiki loves" in de zomer, hier is
nog geen vordering in gemaakt. Lodewijk verwacht niet dat hij hier
voldoende tijd voor heeft om dit actiepunt te houden. Maarten gaat een
brainstorm houden met Kennisland en zal evt een voorstel doen.

Wiki Loves Monuments 2011 EU

Lodewijk heeft update per email gestuurd. Zie
http://commons.wikimedia.org/wiki/Commons:Wiki_Loves_Monuments_2011 voor
de huidige kijk op WLM2011. MB heeft contact gehad met Nationaal Comité 4
en 5 mei, zij willen graag samenwerken met WLM. Lodewijk geeft aan dat
hier vooral even met de vrijwilligers over overlegd moet worden voor
definitieve stappen worden gezet. Marco: je kunt er ook nieuwe
vrijwilligers mee betrekken, misschien niet puur van huidige vrijwilligers
laten afhangen. Pad: bij vrijwilligers neerleggen om te kijken of er
iemand is die het op wil pakken en of het al dan niet binnen het kader van
Wiki Loves Monuments pakt, of dat het een aparte aanpak vergt, evt in een
bredere community. (A)

Bestuursoriëntatie
Op 24 februari wordt een bestuursoriëntatie georganiseerd. Er moet op
zeeeer korte termijn een email uitgestuurd worden, met gezochte
competenties. Daaronder iemand die als gezicht naar buiten kan en wil
optreden. Een van de competenties is betrokkenheid bij de gemeenschap.
Ervaring met het aansturen van een non-profit professionele organisatie
zou erg welkom zijn. Procedure moet kenbaar gemaakt worden aan de leden.
Marco heeft de procedure op een sheet. José heeft ooit een profielschets
voor een bestuurslid gemaakt. Marco tracht deze te vinden / reconstrueren.
Marco schrijft een email over de procedure met uitnodiging voor een
bestuursinteresseborrel. Siebrand zorgt voor een locatie. Marianne stuurt
morgenavond de uiteindelijke uitnodiging uit. (A)

Overdracht en documentatie bestuurstaken Lodewijk

* Siebrand: Over twee maanden heeft Lodewijk geen zitting meer in het
bestuur (heeft aangegeven zich niet verkiesbaar te stellen). We moeten
NU aanvangen met het documenteren en overdragen van Lodewijk's taken om
te voorkomen dat dingen enorm scheef lopen.

Lodewijk geeft een overzicht van de activiteiten die hier sowieso
onder vallen. Vooral belangrijk dat de internationale kant nu al wordt
opgevangen gezien de bijeenkomst in Berlijn. Siebrand wil die rol wel
gaan invullen. Er wordt emotionele steun toegezegd waar nodig. Qua
kennisoverdracht stellen de volgende personen zich beschikbaar.

* Internationaal - Siebrand
* Overzicht culturele samenwerkingen - MB
* Chapters report - Marianne (en iemand die bereid is om haar planning
scherp te houden)
* Jaarverslag (Marianne)
* Strategie - Marco (samen met Siebrand)
* Wiki Loves Monuments
* Pers - kennis delen met Paul iig, meenemen in competenties.
* Fundraising - Paul & Marianne & Marco
* actielijstbewaarder/procesbewaker - Siebrand

Berlijn

Lodewijk vindt het niet juist om met nog één week te gaan namens WMNL naar
de chapters meeting. Misschien gaat hij wel op persoonlijke titel, maar
dan nadrukkelijk niet namens wikimedia nederland. Siebrand zal gaan gezien
zijn commitment richting internationale samenwerking. Hij ziet ook Maarten
en Marco als mogelijke kandidaten. Maarten kan niet vanwege persoonlijke
planning. Marco kan waarschijnlijk niet. Paul kan en wil. Siebrand en Paul
worden afgevaardigd.

* Lodewijk: Zie email over chapters meeting en wie erheen moet:
* Wie moeten erheen Paul en Siebrand (als leden van de bestuursdelegatie)
en Lodewijk (meer op persoonlijke titel)
* Welk mandaat (er vinden uitgebreide discussies over bepaalde
onderwerpen. Er moet een volledig mandaat zijn voor de beoordeling vd
relaties tussen de vereniging en de WMF, verder worden er belangrijke
standpunten ingenomen tav van de Fundraiser)

Over het mandaat wordt er op de volgende BV gesproken. Lodewijk zal
een lijstje maken over de onderwerpen die mogelijkerwijs aan de orde
komen.

Beleid rond domeinnamen
Lodewijk: Ik vind dat we hieromheen een beleid moeten ontwikkelen,
tweeledig: 1) welke domeinen schaffen we wel aan, welke niet. 2) wie
beheert de domeinen, en hoe. Ik zou graag willen voorstellen dat Siebrand
een voorstel voor het tweede deel doet. Voor het eerste deel lijkt me dat
we sowieso de domeinen blijven aanschaffen/beheren die direct verbonden
zijn met de wikimediaprojecten
binnen Nederland en België. Daarnaast voor eventuele projectwebsites zoals
Wiki Loves Monuments en Wiki Loves Art als die in belangrijke mate door
Wikimedia Nederland ondersteund worden. Ik stel voor niet mee te doen aan
het "reserveren" van domeinnamen zoals dat in het verleden wel gedaan is
van projecten die door mogelijke concurrenten kunnen worden opgezet, en
alleen héél veel voorkomende spelfouten te reserveren (bij misbruik kan
mbv het trademark daar toch worden ingegrepen).

Siebrand: Ik zal een procedure op de bestuurswiki opnemen voor het
technische deel en een functionele procesbeschrijving in het Nederlands en
in het Engels op de verenigingswiki plaatsen.

Donatie aan WMF

* Lodewijk: Ik zou graag zien dat Paul hier een voorstel doet om in ieder
geval het eerder toegezegde deel van de donaties over 2009/2010 aan de WMF
te doneren, zodat dat kan worden afgesloten. Ik zou hier graag op de BV
een definitief besluit over nemen.
* Paul: Een voorlopige berekening (zie e-mail) komt uit op EUR 73.212,68.
Het kan iets lager uitvallen wanneer we niet alle inkomsten hoeven
meerekenen maar alleen die gedurende de fundraiser zelf. Laten we op de
bestuursvergadering even helder krijgen wat we moeten meerekenen, dan kan
ik dat bedrag z.s.m. proberen over te maken, met de aantekening naar de
WMF toe dat er wellicht een kleine correctie noodzakelijk is achteraf.

Besluit: dat de penningmeester het bedrag van €75.000 overmaakt naar de
WMF als bijdrage in het kader van de Fundraiser 2009/2010 (in het kader
van de donaties in de periode juli 2009 tot en met juni 2010). Paul doet
per e-mail een voorstel voor een eerste overmaking in het kader van de
Fundraiser 2010/2011 dat wordt behandeld in de komende bestuursvergadering
van 10 maart 2011.

Professionalisering

HuisvestingEr ligt momenteel een interessant pre-aanbod vanuit Eindhoven
op tafel. Marianne gaat achter een definitief aanbod aan. Lodewijk is in
contact geweest met de Vrede van Utrecht die aan het zoeken is voor een
concurrerende locatie in Utrecht. Hier zijn diverse mogelijkheden
langsgekomen. Deze worden kort besproken. Siebrand heeft contact gehad met
Kennisland (Amsterdam) als mogelijke locatie/partner. Er ligt een
uitnodiging om hierover van gedachten te wisselen waar mogelijk een
voorstel uit kan voortvloeien.

Maarten wil graag een overzicht van de criteria. Siebrand benadrukt dat
hij het belangrijk vindt dat er snel een vestigingsadres is. Marianne wil
ook vooral er snel vanaf kunnen. Marco wil graag een duidelijke lijst van
de criteria. Het niveau van ontzorgen moet hoog zijn, zodat we daar geen
kostbare tijd van vrijwilligers/professionals hoeven te besteden. Dichtbij
bij openbaar vervoer/ goed bereikbaar Moet in principe 7/24 open zijn
We hebben een maand om voorstellen uit te zoeken en aan te dragen.

Opgebrachte breekpuntcriteria:

* Snel betrekbaar
* Toegankelijk voor vrijwilligers 24/7
* Snel ervanaf kunnen
* Ontzorgingsniveau
* Goed bereikbaar per OV

Marco gaat het bovenstaande lijstje compleet maken. Op 10 maart wordt er
besloten over de locatie.

Strategie

Eind februari is er een strategieweekeinde. Daar wordt de agenda voor
voorgelegd. Marianne wil graag nadrukkelijker de functie-omschrijvingen
van de aan te nemen werknemers opnemen. Het vinden van goede mensen is erg
belangrijk. Lodewijk geeft aan dat het wel belangrijk is om te beseffen
dat we niet alles kunnen bespreken, en dat het misschien belangrijker is
om in dit stadium een type onderwerp aan te houden binnen die meeting
(langetermijn). Daar zou binnen het programma 3 a 4 uur voor nodig zijn om
dit grondig genoeg te bespreken.

Marco: het is een operationele vraag, en daarom ook niet per se geschikt
om in een strategieweekeinde te bespreken. De vraag is hoe je het maximale
uit die groep kunt halen. Wel handig om de beslissing over die werving na
het weekeinde te nemen.

Vacatures

Maarten biedt aan om samen met een ander bestuurslid een middag in te
ruimen om een voorstel te schrijven qua functiebeschrijvingen. Er wordt
een skype call ingelast om tot bijstellingen te komen, zodat er de
volgende BV een daadwerkelijk besluit tot werving kan worden gegaan. (A)

De volgende BV wordt er extra tijd ingeruimd om de procedures nader te
bespreken.

ALV 15 januari

* relevante actiepunten:
* Mailing lijst documenten (wacht op correcte wachtwoord voor mailman) -
Siebrand
* Passeren statutenwijziging - Marco

Kort Kort Kort

Declaratiereglement

* Lodewijk: Het declaratiereglement voorziet op dit moment niet in een
duidelijke afhandeling van kosten bij buitenlandse reizen. Gezien de
verwachte toename hierin (o.a. in het kader van workshops rond Wiki Loves
Monuments, maar ook in het algemeen) zou ik willen voorstellen hierin voor
buitenlandse reizen een per diem op te nemen zodat er minder gedoe is rond
bonnetjes verzamelen bij maaltijden enz. Daarom het volgende
voorstelbesluit:
* Het declaratiereglement wordt aangepast om een standaard per diem in te
stellen voor buitenlandse reizen namens de vereniging ter hoogte van 25
euro, naast overnachtings- en langeafstandsreiskosten. De penningmeester
zal hier in specifiekere bewoordingen nadere invulling aan geven.

Aldus besloten.

Declaratiereglement II

Paul identificeert een probleem met allerlei elektronische tickets etc.
gecombineerd met het feit dat de meeste mensen tegenwoordig niet meer
regelmatig papieren afschriften ontvangen. Dit betekent eenvoudig dat niet
in alle gevallen strikt aan de bepalingen in het declaratiereglement kan
worden voldaan.Er wordt gesproken over de mogelijkheden van falsificatie
en afdrukken van elektronische bestanden. Besluit: Als originele facturen
worden ook geaccepteerd afdrukken van elektronische bewijzen van betaling
die door de indiener met een handtekening gewaarmerkt worden. Deze aldus
gewaarmerkte bewijzen worden met de orginele handtekening ingediend bij de
penningmeester, vergezeld van een met de orginele handtekening ondertekend
declaratieformulier waarin verklaard wordt dat alle stukken een getrouwe
weergave zijn van de gedeclareerde financiële verplichtingen.

Declaratiereglement III

Paul stelt voor het volgende in te voegen in artikel 3 van het
Declaratiereglement, als lid 5.

5. Persoonlijke declaraties voor reis- en verblijfskosten voor een enkele
bijeenkomst die het bedrag van 150 euro te boven gaan, komen slechts voor
vergoeding in aanmerking indien van deze bijeenkomst een kort verslag is
gemaakt en dit op de website van de Vereniging is gepubliceerd. In dit
verslag zal in ieder geval voldoende aannemelijk worden gemaakt dat het
bijwonen van de bijeenkomst bijdraagt aan de doelstellingen van de
Vereniging. Of een dergelijk verslag aan de genoemde voorwaarden voldoet,
wordt namens het bestuur beoordeeld door de penningmeester. Aldus wordt
besloten.

Overige actiepunten

* Marco behandelt zondag zijn actiepuntenlijst.