[WMNL Documenten] Notulen bestuursvergadering 20110310

Documenten van Wikimedia Nederland documents op lists.wmnederland.nl
Di Mrt 29 01:34:01 CEST 2011


Deze tekst is ook beschikbaar op
http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110310
<http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110210>

----

Aanwezig: Lodewijk, Maarten, Paul, Siebrand. Marianne en Marco zijn met
melding afwezig. Marianne heeft ingebeld voor de punten Huisvesting en
Werving. 

Agenda: 

# Opening
# Vaststellen agenda
# Notulen vorige vergaderingen
# Bestuursrondje
## Ingekomen stukken
# ALV
# Strategie
# Werving & Huisvesting
## Huisvesting
## Werving
# Stand van Zaken per e-mail
## Wiki Loves Bieb
## Culturele Samenwerkingen
## BestuursoriŽntatie
## Beleid rond domeinnamen
# Overdracht en documentatie bestuurstaken Lodewijk
# Berlijn
# Donatie aan WMF
# Declaratiereglement
# Jaarverslag
# Zittingstermijn bestuursleden
# Sluiting

== Opening ==

Lodewijk opent vergadering om 19:25. Maarten houdt actiepunten bij.

== Vaststellen agenda ==

Wordt vastgesteld.

== Notulen vorige vergaderingen ==

* Notulen vergadering januari en februari

Wordt doorgeschoven naar volgende vergadering.

== Bestuursrondje ==

* Lodewijk gaat naar de volgende lezingen/conferenties:
** 
[http://pl.wikimedia.org/wiki/Konferencja_Wikimedia_Polska_2011/Lista_uczes
tnik%C3%B3w Konferencja Wikimedia Polska 2011] Wroclaw 18-20 mrt
** [http://meta.wikimedia.org/wiki/Wikimedia_Conference_2011 Wikimedia
Chapters Meeting 2011] Berlijn 23-29 mrt (movement roles +
[http://wiki.creativecommons.org/Global_Melt Global Melt])
** Hill&Knowlton EMEA, lezing 14 april
* Siebrand gaat ook naar [http://wiki.creativecommons.org/Global_Melt
Global Melt].
* Marianne, Paul en Lodewijk) maken een Skype-afspraak komende week.
Marianne stuurt voorstel tijd en dag per e-mail.
* Paul: Boekhouding is bij, ingeleverd bij HLB. Ontbreken paar bonnen,
neemt Paul contact daarover op met Kascommissie, controle is al gepland.
Moet op tijd klaar zijn. Paul zorgt dat Lodewijk ook inzage krijgt in de
administratie zoals eerder afgesproken.
* Paul is bezig met declaraties zoals vorige keer besproken.
* Siebrand en Lodewijk hebben gesprek gehad met Mira Kho van Vrede van
Utrecht, gespreksverslag volgt nog per e-mail.

=== Ingekomen stukken ===

Geen ingekomen stukken.

== ALV ==

Voorsteluitnodiging met agenda is rondgestuurd. Deze uitnodiging wordt
verzonden door Siebrand – Lodewijk stuurt siebrand de adressen. Leden
kunnen bereikt worden via "leden AT lists.wmnederland.nl". Lijst
gemodereerd en in principe worden alleen e-mails van bestuurdsleden
goedgekeurd.

Er worden drie presentaties voorbereid. Strategie (Siebrand), jaarverslag
en Stand van Zaken (Lodewijk) en jaarrekening en begroting (Paul).
Maarten bereidt een presentatie voor van een werkplan voor 2011 met daarin
de grote lijnen qua activiteiten in het aankomende jaar, die nader zullen
worden uitgewerkt door het aan te treden bestuur.

Een week voor de vergadering volgt nog een e-mail met een lijst
kandidaatsbestuursleden naar de leden waarin de kandidaten een korte
introductie op zichzelf kunnen geven. Deze e-mail wordt verstuurd door
Marianne aan de ledenlijst.

Op de bestuurslijst is geopperd taart te regelen vanwege het 5-jarig
bestaan van de Vereniging. Wordt opgepakt door Siebrand.

== Strategie ==

Eind februari is er een strategieweekeinde gehouden. Eerste versie rapport
is door Anna gemaild. Lodewijk en Siebrand hebben al input gegeven en
deelnemers betrokken bij de verslaglegging.  Geplande publicatie medio
volgende week.

Er wordt voorafgaand aan de ALV een twee uur durende open bijeenkomst
georganiseerd om dit verslag inhoudelijk te bespreken.

== Werving & Huisvesting ==

=== Huisvesting ===

Lodewijk en Siebrand zijn afgelopen week bij Mira Media langsgeweest,
hebben een mogelijke ruimte bekeken, aan het Mariaplaats in Utrecht.
Mogelijk contract voor 6 maanden. Nadeel is dat het niet geheel zeker is
dat we er voor lange tijd kunnen zitten, voordeel is dat we er snel
terecht kunnen. Aanwezige bestuursleden hebben voor aanvang BV de ruimtes
bezichtigd.

Geleverd wordt:
# Het recht op gebruik van ca. 55m2 op de eerste verdieping (twee ruimtes,
~20m2 en 35m2) aan de voorzijde van het pand aan de Mariaplaats 3-1 te
Utrecht, voor de periode 1 april 2011 tot en met 30 september 2011, met de
optie op verlenging. De te huren ruimte mag uitsluitend gebruikt worden
als kantoorruimte ten behoeve van het uitvoeren van de werkzaamheden van
Wikimedia.
# De huurprijs bedraagt  op jaarbasis € 10.000,00, gefactureerd per
kalendermaand dat de huurovereenkomst loopt, inclusief bijkomende diensten
zoals onderhoud, beveiliging (alarmsysteem), warmte- en waterlevering,
elektriciteit, internet, telefoon, gebruik van de keuken, toilet en de
vergaderzaal (op afspraak). Over de huurprijs zal geen omzetbelasting
verschuldigd zijn.
# Er is akkoord van eigenaar met onderhuur.
# WMNL heeft een opzegtermijn van 1 maand, en een optie op verlening tot
en met in ieder geval 31 december 2011 onder dezelfde voorwaarden
uiterlijk per 31 augustus 2011.
# Mira Media heeft een opzegtermijn van 2 maanden voor einde lopende
overeenkomst.

Siebrand stelt voor een huurovereenkomst aan te gaan met Mira Media onder
aangegeven voorwaarden. Met algemene stemmen aangenomen.

Siebrand en Maarten krijgen de vrije hand om tot een bedrag van 500 euro
te besteden aan inrichting. Bij bedragen van meer dan 150 euro wordt de
penningmeester geraadpleegd.

=== Werving ===

Siebrand en Maarten hebben functie-omschrijving rondgestuurd. De tekst
ligt ook bij een medewerker P&O van een bevriende organisatie die er met
een professionele blik naar kijkt. Marianne dringt aan op breder werven
dan alleen via de wiki, en de mogelijke wervingskanalen meer ervaren
wervers te bespreken. Algemene instemming.

Wervingsmethode zal voornamelijk via de CentralNotice zijn. Hierover wordt
overlegd met de WMF door Siebrand. Overige wervingsmethoden hangen af van
het advies van de medewerker P&O. Voor de ''anonnotice'' zetten we in op 2
weken op 15%, voor de ingelogde gebruikers op 1 week op 10%. Er wordt 500
euro gereserveerd voor online werving. Details worden nog via e-mail
besproken. Marianne en Marco krijgen 48 uur om op dit voorstel bezwaar te
maken c.q. input te leveren.
 
Siebrand maakt tijdelijke mailbox aan voor de sollicitaties
(sollicitatie@). De contactpersonen zijn Siebrand en Maarten.
Sollicitatiegesprekken worden nog per e-mail uitgewerkt, Siebrand neemt
hierin het voortouw. Aanstelling 16-32 uur afhankelijk van de competenties
en functie-omschrijving.

== Stand van Zaken per e-mail ==

Deze punten worden in een straf tempo afgelopen.

=== Wiki Loves Bieb===

Maarten: Geen nieuws. Actiepunt voor contact hernieuwen staat nog open.

=== Culturele Samenwerkingen===

Maarten: Allereerst excuses voor het nalaten van het rondsturen van een
update van de lijst een week voor de vergadering. Naar mijn inschatting
was er te weinig voortgang te melden. Komende maand is er vast beterschap.
Deze maand hebben het strategieweekend, de twee hieronder beschreven
afspraken en het schrijven van de drafts voor de sollicitaties alle vrije
tijd die ik voor WMNL had opgeslokt. Deze was beperkter vanwege een
redelijk plotse verhuizing.

Contact met de RCE, het Nationaal Comitť 4 en 5 mei en NL in beeld
opvolgen staat nog open.

Momenteel ligt de spreekwoordelijke bal bij het Tropenmuseum en Toen
Leidschendam-Voorburg. Deze zal ik wel even reminden.

Tot slot heb ik deze maand gesproken met het Nationaal
Architectuurinstituut en het Biografisch Portaal.

Bij het NAi blijven rechten een problemen. Tijdens het gesprek werd
duidelijk dat zij met hun Creative Commons 'release' op Flick het niet zo
nauw hebben genomen (waren deels verweesde werken). Ik heb uitgelegd dat
er voor een donatie naar Wikimedia Commons een expliciete vrijwaring nodig
is. Aangezien er wel interesse is bij het NAi en er ook collecties zijn
waar de rechtenstatus beter van bekend is, gaan ze nu een 'kleinere'
selectie samenstellen, om zo een eerste stap richting een samenwerking te
kunnen doen.

Het Biografisch Portaal verwijst momenteel al naar Wikipedia als een
externe bron bij hun biografieŽn. Maar er is ook interesse in het
aantrekken van vrijwilligers om hun eigen informatie te corrigeren,
verrijken en compleet nieuwe beschrijvingen aan te laten maken. Het
Biografisch Portaal is zelf rechthebbende over hun 'persoonspagina's' en
wil onderzoeken of ze het onder een geschikte licentie kunnen vrijgeven.
Ik heb aangegeven dat het hier wel een uitdaging is dat er twee platformen
naast elkaar bestaan en dat de gemeenschap voornamelijk op de Wikimedia
projecten zelf actief is. Wel kwam ik ter plekke met het idee dat een
aanpak zoals met de RCE database wellicht wel interessant is. Dus lijsten
publiceren, op basis van een logisch criterium en de gemeenschap hierom
heen mobiliseren. Wellicht met een specifieke 'uitdaging'. Om dit vanuit
de inhoud verder door te kunnen denken ontvang ik meer informatie over de
velden en hoeveelheid informatie.

=== BestuursoriŽntatie ===

Op 24 februari 2011 is de bestuursoriŽntatie georganiseerd. Buiten
(voormalig) bestuursleden waren aanwezig Ziko, Jane en Austin. Twee van de
drie aanwezigen hebben aangegeven zeer sterk te overwegen zich te
kandideren als bestuurslid tijdens de ALV op 2 april 2011. Lodewijk merkt
op dat hem ter ore is gekomen dat niet ieder lid uitgenodigd zou zijn. De
ledenlijst wordt bijgewerkt zodat dit probleem de volgende keer hopelijk
is opgelost. Er wordt bij de uitnodiging voor de ALV een oproep tot
kandidaatstelling ingevoegd.

=== Beleid rond domeinnamen===

Wordt per e-mail besproken, Siebrand neemt voortouw.

== Overdracht en documentatie bestuurstaken Lodewijk ==

Lodewijk stelt zich niet beschikbaar voor herverkiezing. Lodewijk zal de
eerste bestuursvergadering van het nieuwe bestuur ook aanwezig zijn ihkv
overdracht. 

* Internationaal – Lodewijk doet dit voornamelijk mondeling met Siebrand
en Paul
* Chapters report - Marianne – Lodewijk schrijft korte handleiding
* Strategie - Marco (samen met Siebrand)
* Wiki Loves Monuments – documentatie is grotendeels al online
beschikbaar. 
* Pers - kennis delen met Paul iig, meenemen in competenties. Dit gebeurt
na bestuursoverdracht.
* Fundraising - Paul & Marianne & Marco – Evaluatie is grotendeels al
beschikbaar. 
* actielijstbewaarder/procesbewaker - Siebrand

== Berlijn ==

* Lodewijk: (in progress) (voor ons) belangrijke punten zullen
waarschijnlijk omvatten:
** Fundraiser
** Movement Roles
** Praktische dingen
** Projecten
** Internationale samenwerkingen
Belangrijk punt wordt de fundraiser en het chapters agreement, en de
onafhankelijkheid en zelfstandigheid van de chapters is daarbij een
belangrijk aandachtspunt.
Lodewijk, Siebrand en Paul skypen zondagavond over de voorbereiding.
Lodewijk krijgt 250 euro budget voor taart "5 jaar WMNL" en regelt dat met
de organisatie. 

== Donatie aan WMF ==

Besluit: De vereniging doneert een bedrag van €75.000 aan de WMF als
bijdrage in het kader van de Fundraiser 2009/2010. Dit wordt overgemaakt
door de penningmeester. Met algemene stemmen aangenomen.

Besluit: De vereniging doneert een bedrag van €150.000 aan de WMF als
bijdrage in het kader van de Fundraiser 2010/2011. Dit wordt overgemaakt
door de penningmeester. Met algemene stemmen aangenomen.

Paul zal met de bank afstemmen wat de beste praktische uitvoering hiervan
is. 

==  Declaratiereglement ==

Paul stuurt nog per e-mail een herformulering van het declaratiebeleid
rond in lijn met de eerder genomen principebesluiten.

== Jaarverslag ==

Lodewijk heeft een hoofdstukjesconcept op de wiki gezet. De intentie is om
de tekstuele versie een week voor de ALV af te hebben.

== Zittingstermijn bestuursleden ==

Siebrand wil graag verkennen wat de mogelijkheden zijn qua langere
bestuurstermijnen voor een deel van het bestuur. Hij agendeert dit voor
een van de twee eerstvolgende bestuursvergaderingen, zodat een eventueel
voorstel kan worden gedaan aan de ALV medio 2011.

== Sluiting ==

Voorzitter sluit de vergadering om 22.00.







Meer informatie over de Documents maillijst