[WMNL Documenten] Notulen bestuursvergadering 7 Juli 2011

Documenten van Wikimedia Nederland documents op lists.wmnederland.nl
Do Aug 18 20:29:54 CEST 2011


Hierbij de notulen van de bestuursvergadering 7 juli 2011. Deze zijn ook
beschikbaar op http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110707

* 1 Bestuursvergadering 7 juli 2011
<http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110707#Bestuursvergadering_7_juli_201
1> 
> * 1.1 Opening <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110707#Opening>
> * 1.2 Vaststellen agenda
> <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110707#Vaststellen_agenda>
> * 1.3 Notulen vorige vergaderingen
> <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110707#Notulen_vorige_vergaderingen>
> * 1.4 Ingekomen stukken
> <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110707#Ingekomen_stukken>
> * 1.5 Bestuursrondje
> <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110707#Bestuursrondje>
> * 1.6 Professionalisering
> <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110707#Professionalisering>
> * 1.7 Bijeenkomsten
> <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110707#Bijeenkomsten>
>> * 1.7.1 WCN <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110707#WCN>
>> * 1.7.2 Wikimania <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110707#Wikimania>
> * 1.8 Activiteiten <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110707#Activiteiten>
>> * 1.8.1 Fonds kleine activiteiten
>> <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110707#Fonds_kleine_activiteiten>
>> * 1.8.2 Cosyne <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110707#Cosyne>
> * 1.9 Cultureel Erfgoed
> <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110707#Cultureel_Erfgoed>
>> * 1.9.1 WLM <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110707#WLM>
>> * 1.9.2 Tropenmuseum
>> <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110707#Tropenmuseum>
>> * 1.9.3 Metrics/GLAM tech
>> <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110707#Metrics.2FGLAM_tech>
> * 1.10 PR <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110707#PR>
>> * 1.10.1 PR spullen <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110707#PR_spullen>
>> * 1.10.2 Nieuwe website
>> <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110707#Nieuwe_website>
> * 1.11 Communicatie
> <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110707#Communicatie>
>> * 1.11.1 Chapter reports
>> <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110707#Chapter_reports>
>> * 1.11.2 Jaarverslag
>> <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110707#Jaarverslag>
>> * 1.11.3 Bestuur <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110707#Bestuur>
> * 1.12 Kantoor en professionalisering
> <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110707#Kantoor_en_professionalisering>
>> * 1.12.1 Stand van zaken inhuren
>> <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110707#Stand_van_zaken_inhuren>
>> * 1.12.2 Huisregels en bezoekbeleid
>> <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110707#Huisregels_en_bezoekbeleid>
>> * 1.12.3 Verbeteren kantoor
>> <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110707#Verbeteren_kantoor>
> * 1.13 Strategie <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110707#Strategie>
> * 1.14 Rondvraag <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110707#Rondvraag>
> * 1.15 Sluiting <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110707#Sluiting>
Bestuursvergadering 7 juli 2011
Bestuursvergadering op donderdag 7 juli 2011, 19 uur, Utrecht

Afgemeld: Siebrand, Maarten Brinkerink. Austin is wegens ziekte afwezig.
Marjon is als bijzitter aanwezig. Marco is verlaat.
Opening
Ziko opent de vergadering om 19:32
Vaststellen agenda
Paul brengt nog enkele punten in.
Notulen vorige vergaderingen
Zijn per mail rondgestuurd ter goedkeuring.
Ingekomen stukken
OTRS: er zijn twee lidmaatschapsaanvragen binnengekomen, de vraag is wat
precies de procedure is. Wie gaat dit doen bij afwezigheid van Siebrand?
Paul is de enige andere die toegang heeft tot de ledenlijst en zoekt dit
uit. Er moet sowieso een welkomstbrief uit, en Ziko vraag of dat op papier
via de mail moet. Marjon meldt dat er vroeger in ieder geval een brief werd
gestuurd ter controle van het adres. Paul stelt dat er een standaardbrief
voor nieuwe leden is.
Bestuursrondje
Paul meldt een en ander over malafide incasso's. Het betreft deze keer
vermoedelijk doorlopende machtigingen kansspelen, die niet gestorneerd
kunnen worden. Het is kennelijk te makkelijk om met de publiek beschikbare
gegevens van onze rekening dit soort dingen uit te halen. Paul heeft een
selectieve incassoblokkade aangevraagd voor de twee incassanten, en zal
contact opnemen met de incassanten. Het is niet mogelijk alle incasso's van
een bepaalde soort te blokkeren of alleen incasso's van bepaalde incassanten
toe te laten, alleen selectieve blokkeringen van een specifieke incassant en
een algehele incassoblokkade. Hij doet het voorstel om een extra rekening te
openen, zodat we 1 rekening kunnen gebruiken alleen voor inkomende bedragen
(met name donaties) die we dan ook publiek bekend maken, maar met een
algehele incassoblokkade, en 1 rekening voor voornamelijk uitgaande
bedragen, die we niet publiek adverteren, en die dus vooral bekend blijft
bij degenen die geld van ons ontvangen. Het bestuur neemt dit voorstel over.

Verzekeringen: Paul en Ziko zoeken dat uit. Het gaat met name om een
aansprakelijkheidverzekering voor de vereniging zelf, en mogelijk een
ongevallenverzekering voor leden en/of vrijwilligers.

Fundraiser: Het bestuur is akkoord met het aangaan van de Fundraiser
Agreement 2011. Paul neemt contact op met Barry Newstead over de praktische
afhandeling. Jane vraagt hoe de precies loopt en wie in het bestuur dat gaat
doen. Paul geeft wat uitleg over hoe dit vorig jaar is gelopen.
Professionalisering
Discussie gaat naar inhuren personeel etc., waarmee het punt
'Professionalisering' effectief naar voren wordt gehaald. Het inhuren van
een fundraiser, als we dat willen, is urgent. De vraag is wanneer we de
functieomschrijving vaststellen en publiceren. Jane stelt voor
functieomschrijvingen alvast te publiceren, Paul wil wel dat als zoiets
online gaat, we een tijdspad hebben wanneer de selectie etc. plaatsvindt. Er
lopen even twee discussies door elkaar: inhuren van 'reguliere' krachten en
fundraiser. Fundraiser is nu urgent. Er is een venster van 20 t/m 28 juli
voor eventuele gesprekken, omdat Siebrand dan terug is en Marjon nog niet
weg is. Marjon: freelancer of dienstverband? De vraag is ook voor hoe lang.
Een functieomschrijving moet hoe dan ook afgemaakt worden. Het voorstel is
om de twee door ons contact genoemde HR-specialisten te benaderen met onze
casus, en te vragen wat ze voor ons kunnen doen. Marco belt ze, en legt
e.e.a. voor met vraag om voorstel.

Paul licht de grant toe die we destijds door de WMF toegekend hebben
gekregen, en het feit dat we voor de komende Fundraiser op 1 oktober een
plan moeten hebben voor besteding van de te werven fondsen - we gaan
proberen half oktober een ALV te doen waarop dan die begroting definitief
kan worden, voordat de grote campagne begint, Marjon zorgt voor Doodle.
Bijeenkomsten
WCN
Het bestuur is akkoord met de begroting, maar vraagt wel te kijken of er nog
iets extra af kan voor vroegboekers, bijv. voor leden.
Wikimania
Het is nog steeds de bedoeling om twee bestuursleden namens WMNL naar Haifa
te laten gaan.
Activiteiten
Fonds kleine activiteiten
Ziko heeft een Google doc hierover opgesteld; wat de schrijfwedstrijd
betreft, waarover mogelijk een aanvraag binnenkomt: als er een aanvraag
komt, zijn we bereid hierin bij te dragen, zo niet, dan niet.
Cosyne
Inmiddels is bij de EU in Luxemburg over de voortgang gerapporteerd. Marco
kon daar niet bij zijn, het uitgebrachte rapport
Bestand:CosyneReportFirstReview.pdf
<http://nl.wikimedia.org/w/index.php?title=Speciaal:Uploaden&wpDestFile=Cosy
neReportFirstReview.pdf>  is wel beschikbaar. Marco legt nog even uit hoe
een en ander werkt, met name voor de nieuwe bestuursleden.
Cultureel Erfgoed
WLM
WLM Europe: er is door Lodewijk gevraagd of WMNL voor bepaalde activiteiten
de formele 'verantwoordelijke' kan zijn, Het gaat dan m.n. om bijvoorbeeld
sponsorcontracten waarvoor men graag een wederpartij heeft, en er is geen
formele WLM Europe-organisatie. In principe is het bestuur akkoord, Jane is
contact binnen het bestuur. De vraag is welke verantwoordelijkheid (lees:
risico) wij eventueel lopen.
Tropenmuseum
Maarten Brinkerink heeft i.vm. zijn afwezigheid het volgende punt
schriftelijk ingebracht ter informatie:
Begin juli sprak ik met Frank Meijer (Tropenmuseum) en Els Boeles (Stichting
Academisch Erfgoed) over een mogelijke samenwerking rond het onderwerp
"expedities". Idee zou zijn om verschillende (versplinterde) collecties van
het Tropenmuseum en verschillende erfgoedcollecties van universiteiten over
expedities samen te brengen en beschikbaar te stellen op Wikimedia Commons
en in de vorm van een activiteit de verrijking hiervan en het aan elkaar
relateren van het materiaal aan te moedigen. Dit is een uitkomst van de
brainstorm aan de kant van het Tropenmuseum, omdat zij al eerder aangaven
graag een meer 'gerichte' samenwerking met Wikimedia te ondernemen. Het is
allemaal nog in de conceptfase en voor meer duidelijkheid heb ik om een
inventarisatie van de daadwerkelijke collecties gevraagd, die volgt en zal
een ons een beter beeld geven. Wel heb ik al voorgesteld dat een 'Wikipedian
in Residence' model hier mogelijk interessant is: Een vrijwilliger die
toegang heeft tot experts bij de instellingen, om de kennisproductie rond
het materiaal vanuit de gemeenschap aan te moedigen (door artikelen te
starten, e.d.). Ik heb beloofd dat ik dit specifieke project eens aan Liam
Wyatt voorleg, vanuit zijn ervaringen bij het British Museum.
Metrics/GLAM tech
Maarten Brinkerink heeft i.vm. zijn afwezigheid het volgende punt
schriftelijk ingebracht ter informatie:
In Berlijn op de Open Knowledge Conference (waar ik voor mijn werk was)
sprak ik 'toevallig' Liam Wyatt nog over zijn voorstel om WMNL te laten
fungeren als 'expert centre' voor GLAM tech. Ik heb aangegeven dat wij
momenteel niet genoeg organisatorische capaciteit hebben om dit te herbergen
(en andere prioriteiten in de voortgang hierin), maar wel het belang van
voortgang op dit punt zien. Mogelijk zouden we financieel kunnen bijdragen
bijvoorbeeld (geen toezeggingen gedaan natuurlijk). Liam stelde voor om eens
met Europeana te praten, of zij een degelijk centrum niet in hun organisatie
zouden willen herbergen. Ik vind dit een interessant idee, maar dit is iets
waar we het als bestuur denk ik uitgebreid over moeten hebben, voordat we
hier op doorgaan. Zitten veel aspecten aan. Hoe pakken we dit aan? Per mail?
Per Skype? In een volgende BV (in augustus ben ik op vakantie)? Zou mooi
zijn om hier voor mijn vakantie over gesproken te hebben eigenlijk.

Dit is bij de rondvraag nog even ter sprake gekomen, zie aldaar.
PR
PR spullen
ER zijn inmiddels kleine gadgets besteld via WMDE.
Nieuwe website
Er is nu een 'gewone' website en de 'oude' wiki. De website is bedoeld
visitekaart/uithangbord, de wiki is voor archief en samenwerking.
Communicatie
Chapter reports
Wat is de stand? (Vraag van Lodewijk of hij input moet leveren) Paul gaat
een en ander nu zsm proberen te doen.
Jaarverslag
idem. Gesprek komt op bedankjes donateurs. Dat ligt nu bij Siebrand. Paul
vraagt Siebrand of hij daar hulp bij kan gebruiken, indien nodig zouden we
bijv. een student kunnen inhuren voor uitzoekwerk.
Bestuur
Kantoor en professionalisering
Stand van zaken inhuren
Effectief behandeld bij Bestuursrondje
Huisregels en bezoekbeleid
Dit klinkt wat formeler dan nodig. Het belangrijkste is om kenbaar te maken
dat vrijwilligers ook welkom zijn om werk voor Wikimedia/Wikipedia op het
kantoor te doen, onder bepaalde voorwaarden.
Verbeteren kantoor
Er worden voorstellen gedaan om bijv. wat mooie foto's van Commons op te
hangen, om het een beetje representatief te maken.
Strategie
Helaas is er nog niets concreets gebeurd. In principe willen we dit jaar
concreet een plan voorleggen aan de ALV. Idee is in augustus iets af te
ronden dat we dan aan de ALV kunnen voorleggen, hetzij door Siebrand, hetzij
door Marco als Siebrand onvoldoende tijd heeft.
Rondvraag
Paul zou graag uitzoeken in hoeverre het realistisch is aan de slag te gaan
met het CBF voor een keurmerk of certificaat. HLB Schippers heeft eerder al
aangegeven daar eventueel bij van dienst te kunnen zijn. Het bestuur is
akkoord met orienteren bij HLB SChippers.

Jane: Naar aanleiding van een mail over 'GLAM-tech', waarin WMNL wordt
geopperd als mogelijk : het is niet helemaal duidelijk wat ze precies
willen, en als je spullen gaat ontwikkelen zonder dat de WMF daar volledig
achter staat, loop je (zoals Siebrand opmerkte) het risico dat het nooit
wordt ingebouwd.
Sluiting
De vergadering wordt rond 22:15 gesloten.


------------- volgend deel ------------
Een HTML-bijlage is gescrubt...
URL: <http://lists.wmnederland.nl/pipermail/documents/attachments/20110818/1e6db418/attachment.html>


Meer informatie over de Documents maillijst