<html><head><meta http-equiv="content-type" content="text/html; charset=utf-8"></head><body style="word-wrap: break-word; -webkit-nbsp-mode: space; -webkit-line-break: after-white-space; color: rgb(0, 0, 0); font-size: 14px; font-family: Calibri, sans-serif; "><div><div><div><div>Hierbij de notulen van de bestuursvergadering 7 juli 2011. Deze zijn ook beschikbaar op <a href="http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110707">http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110707</a></div><div><br></div><table id="toc" class="toc"><tbody><tr><td><ul>
<li class="toclevel-1 tocsection-1"><a href="http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110707#Bestuursvergadering_7_juli_2011"><span class="tocnumber">1</span> <span class="toctext">Bestuursvergadering 7 juli 2011</span></a>
<ul>
<li class="toclevel-2 tocsection-2"><a href="http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110707#Opening"><span class="tocnumber">1.1</span> <span class="toctext">Opening</span></a></li>
<li class="toclevel-2 tocsection-3"><a href="http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110707#Vaststellen_agenda"><span class="tocnumber">1.2</span> <span class="toctext">Vaststellen agenda</span></a></li>
<li class="toclevel-2 tocsection-4"><a href="http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110707#Notulen_vorige_vergaderingen"><span class="tocnumber">1.3</span> <span class="toctext">Notulen vorige vergaderingen</span></a></li>
<li class="toclevel-2 tocsection-5"><a href="http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110707#Ingekomen_stukken"><span class="tocnumber">1.4</span> <span class="toctext">Ingekomen stukken</span></a></li>
<li class="toclevel-2 tocsection-6"><a href="http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110707#Bestuursrondje"><span class="tocnumber">1.5</span> <span class="toctext">Bestuursrondje</span></a></li>
<li class="toclevel-2 tocsection-7"><a href="http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110707#Professionalisering"><span class="tocnumber">1.6</span> <span class="toctext">Professionalisering</span></a></li>
<li class="toclevel-2 tocsection-8"><a href="http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110707#Bijeenkomsten"><span class="tocnumber">1.7</span> <span class="toctext">Bijeenkomsten</span></a>
<ul>
<li class="toclevel-3 tocsection-9"><a href="http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110707#WCN"><span class="tocnumber">1.7.1</span> <span class="toctext">WCN</span></a></li>
<li class="toclevel-3 tocsection-10"><a href="http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110707#Wikimania"><span class="tocnumber">1.7.2</span> <span class="toctext">Wikimania</span></a></li>
</ul>
</li>
<li class="toclevel-2 tocsection-11"><a href="http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110707#Activiteiten"><span class="tocnumber">1.8</span> <span class="toctext">Activiteiten</span></a>
<ul>
<li class="toclevel-3 tocsection-12"><a href="http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110707#Fonds_kleine_activiteiten"><span class="tocnumber">1.8.1</span> <span class="toctext">Fonds kleine activiteiten</span></a></li>
<li class="toclevel-3 tocsection-13"><a href="http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110707#Cosyne"><span class="tocnumber">1.8.2</span> <span class="toctext">Cosyne</span></a></li>
</ul>
</li>
<li class="toclevel-2 tocsection-14"><a href="http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110707#Cultureel_Erfgoed"><span class="tocnumber">1.9</span> <span class="toctext">Cultureel Erfgoed</span></a>
<ul>
<li class="toclevel-3 tocsection-15"><a href="http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110707#WLM"><span class="tocnumber">1.9.1</span> <span class="toctext">WLM</span></a></li>
<li class="toclevel-3 tocsection-16"><a href="http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110707#Tropenmuseum"><span class="tocnumber">1.9.2</span> <span class="toctext">Tropenmuseum</span></a></li>
<li class="toclevel-3 tocsection-17"><a href="http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110707#Metrics.2FGLAM_tech"><span class="tocnumber">1.9.3</span> <span class="toctext">Metrics/GLAM tech</span></a></li>
</ul>
</li>
<li class="toclevel-2 tocsection-18"><a href="http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110707#PR"><span class="tocnumber">1.10</span> <span class="toctext">PR</span></a>
<ul>
<li class="toclevel-3 tocsection-19"><a href="http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110707#PR_spullen"><span class="tocnumber">1.10.1</span> <span class="toctext">PR spullen</span></a></li>
<li class="toclevel-3 tocsection-20"><a href="http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110707#Nieuwe_website"><span class="tocnumber">1.10.2</span> <span class="toctext">Nieuwe website</span></a></li>
</ul>
</li>
<li class="toclevel-2 tocsection-21"><a href="http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110707#Communicatie"><span class="tocnumber">1.11</span> <span class="toctext">Communicatie</span></a>
<ul>
<li class="toclevel-3 tocsection-22"><a href="http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110707#Chapter_reports"><span class="tocnumber">1.11.1</span> <span class="toctext">Chapter reports</span></a></li>
<li class="toclevel-3 tocsection-23"><a href="http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110707#Jaarverslag"><span class="tocnumber">1.11.2</span> <span class="toctext">Jaarverslag</span></a></li>
<li class="toclevel-3 tocsection-24"><a href="http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110707#Bestuur"><span class="tocnumber">1.11.3</span> <span class="toctext">Bestuur</span></a></li>
</ul>
</li>
<li class="toclevel-2 tocsection-25"><a href="http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110707#Kantoor_en_professionalisering"><span class="tocnumber">1.12</span> <span class="toctext">Kantoor en professionalisering</span></a>
<ul>
<li class="toclevel-3 tocsection-26"><a href="http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110707#Stand_van_zaken_inhuren"><span class="tocnumber">1.12.1</span> <span class="toctext">Stand van zaken inhuren</span></a></li>
<li class="toclevel-3 tocsection-27"><a href="http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110707#Huisregels_en_bezoekbeleid"><span class="tocnumber">1.12.2</span> <span class="toctext">Huisregels en bezoekbeleid</span></a></li>
<li class="toclevel-3 tocsection-28"><a href="http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110707#Verbeteren_kantoor"><span class="tocnumber">1.12.3</span> <span class="toctext">Verbeteren kantoor</span></a></li>
</ul>
</li>
<li class="toclevel-2 tocsection-29"><a href="http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110707#Strategie"><span class="tocnumber">1.13</span> <span class="toctext">Strategie</span></a></li>
<li class="toclevel-2 tocsection-30"><a href="http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110707#Rondvraag"><span class="tocnumber">1.14</span> <span class="toctext">Rondvraag</span></a></li>
<li class="toclevel-2 tocsection-31"><a href="http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110707#Sluiting"><span class="tocnumber">1.15</span> <span class="toctext">Sluiting</span></a></li>
</ul>
</li>
</ul>
</td>
</tr>
</tbody></table>
<h1><span class="mw-headline" id="Bestuursvergadering_7_juli_2011">Bestuursvergadering 7 juli 2011</span></h1>
<p>Bestuursvergadering op donderdag 7 juli 2011, 19 uur, Utrecht</p>
<p>Afgemeld: Siebrand, Maarten Brinkerink. Austin is wegens ziekte afwezig. Marjon is als bijzitter aanwezig. Marco is verlaat.</p>
<h2><span class="mw-headline" id="Opening">Opening</span></h2>
<p>Ziko opent de vergadering om 19:32</p>
<h2><span class="mw-headline" id="Vaststellen_agenda">Vaststellen agenda</span></h2>
<p>Paul brengt nog enkele punten in.</p>
<h2><span class="mw-headline" id="Notulen_vorige_vergaderingen">Notulen vorige vergaderingen</span></h2>
<p>Zijn per mail rondgestuurd ter goedkeuring.</p>
<h2><span class="mw-headline" id="Ingekomen_stukken">Ingekomen stukken</span></h2>
<p>OTRS: er zijn twee lidmaatschapsaanvragen binnengekomen, de vraag is
wat precies de procedure is. Wie gaat dit doen bij afwezigheid van
Siebrand? Paul is de enige andere die toegang heeft tot de ledenlijst en
zoekt dit uit. Er moet sowieso een welkomstbrief uit, en Ziko vraag of
dat op papier via de mail moet. Marjon meldt dat er vroeger in ieder
geval een brief werd gestuurd ter controle van het adres. Paul stelt dat
er een standaardbrief voor nieuwe leden is.</p>
<h2><span class="mw-headline" id="Bestuursrondje">Bestuursrondje</span></h2>
<p>Paul meldt een en ander over malafide incasso's. Het betreft deze
keer vermoedelijk doorlopende machtigingen kansspelen, die niet
gestorneerd kunnen worden. Het is kennelijk te makkelijk om met de
publiek beschikbare gegevens van onze rekening dit soort dingen uit te
halen. Paul heeft een selectieve incassoblokkade aangevraagd voor de
twee incassanten, en zal contact opnemen met de incassanten. Het is niet
mogelijk alle incasso's van een bepaalde soort te blokkeren of alleen
incasso's van bepaalde incassanten toe te laten, alleen selectieve
blokkeringen van een specifieke incassant en een algehele
incassoblokkade. Hij doet het voorstel om een extra rekening te openen,
zodat we 1 rekening kunnen gebruiken alleen voor inkomende bedragen (met
name donaties) die we dan ook publiek bekend maken, maar met een
algehele incassoblokkade, en 1 rekening voor voornamelijk uitgaande
bedragen, die we niet publiek adverteren, en die dus vooral bekend
blijft bij degenen die geld van ons ontvangen. Het bestuur neemt dit
voorstel over.</p>
<p>Verzekeringen: Paul en Ziko zoeken dat uit. Het gaat met name om een
aansprakelijkheidverzekering voor de vereniging zelf, en mogelijk een
ongevallenverzekering voor leden en/of vrijwilligers.</p>
<p>Fundraiser: Het bestuur is akkoord met het aangaan van de Fundraiser
Agreement 2011. Paul neemt contact op met Barry Newstead over de
praktische afhandeling. Jane vraagt hoe de precies loopt en wie in het
bestuur dat gaat doen. Paul geeft wat uitleg over hoe dit vorig jaar is
gelopen.</p>
<h2><span class="mw-headline" id="Professionalisering">Professionalisering</span></h2>
<p>Discussie gaat naar inhuren personeel etc., waarmee het punt
'Professionalisering' effectief naar voren wordt gehaald. Het inhuren
van een fundraiser, als we dat willen, is urgent. De vraag is wanneer we
de functieomschrijving vaststellen en publiceren. Jane stelt voor
functieomschrijvingen alvast te publiceren, Paul wil wel dat als zoiets
online gaat, we een tijdspad hebben wanneer de selectie etc.
plaatsvindt. Er lopen even twee discussies door elkaar: inhuren van
'reguliere' krachten en fundraiser. Fundraiser is nu urgent. Er is een
venster van 20 t/m 28 juli voor eventuele gesprekken, omdat Siebrand dan
terug is en Marjon nog niet weg is. Marjon: freelancer of
dienstverband? De vraag is ook voor hoe lang. Een functieomschrijving
moet hoe dan ook afgemaakt worden. Het voorstel is om de twee door ons
contact genoemde HR-specialisten te benaderen met onze casus, en te
vragen wat ze voor ons kunnen doen. Marco belt ze, en legt e.e.a. voor
met vraag om voorstel.</p>
<p>Paul licht de grant toe die we destijds door de WMF toegekend hebben
gekregen, en het feit dat we voor de komende Fundraiser op 1 oktober een
plan moeten hebben voor besteding van de te werven fondsen - we gaan
proberen half oktober een ALV te doen waarop dan die begroting
definitief kan worden, voordat de grote campagne begint, Marjon zorgt
voor Doodle.</p>
<h2><span class="mw-headline" id="Bijeenkomsten">Bijeenkomsten</span></h2>
<h3><span class="mw-headline" id="WCN">WCN</span></h3>
<p>Het bestuur is akkoord met de begroting, maar vraagt wel te kijken of
er nog iets extra af kan voor vroegboekers, bijv. voor leden.</p>
<h3><span class="mw-headline" id="Wikimania">Wikimania</span></h3>
<p>Het is nog steeds de bedoeling om twee bestuursleden namens WMNL naar Haifa te laten gaan.</p>
<h2><span class="mw-headline" id="Activiteiten">Activiteiten</span></h2>
<h3><span class="mw-headline" id="Fonds_kleine_activiteiten">Fonds kleine activiteiten</span></h3>
<p>Ziko heeft een Google doc hierover opgesteld; wat de schrijfwedstrijd
betreft, waarover mogelijk een aanvraag binnenkomt: als er een aanvraag
komt, zijn we bereid hierin bij te dragen, zo niet, dan niet.</p>
<h3><span class="mw-headline" id="Cosyne">Cosyne</span></h3>
<p>Inmiddels is bij de EU in Luxemburg over de voortgang gerapporteerd. Marco kon daar niet bij zijn, het uitgebrachte rapport <a href="http://nl.wikimedia.org/w/index.php?title=Speciaal:Uploaden&wpDestFile=CosyneReportFirstReview.pdf" class="new" title="Bestand:CosyneReportFirstReview.pdf">Bestand:CosyneReportFirstReview.pdf</a> is wel beschikbaar. Marco legt nog even uit hoe een en ander werkt, met name voor de nieuwe bestuursleden.</p>
<h2><span class="mw-headline" id="Cultureel_Erfgoed">Cultureel Erfgoed</span></h2>
<h3><span class="mw-headline" id="WLM">WLM</span></h3>
<p>WLM Europe: er is door Lodewijk gevraagd of WMNL voor bepaalde
activiteiten de formele 'verantwoordelijke' kan zijn, Het gaat dan m.n.
om bijvoorbeeld sponsorcontracten waarvoor men graag een wederpartij
heeft, en er is geen formele WLM Europe-organisatie. In principe is het
bestuur akkoord, Jane is contact binnen het bestuur. De vraag is welke
verantwoordelijkheid (lees: risico) wij eventueel lopen.</p>
<h3><span class="mw-headline" id="Tropenmuseum">Tropenmuseum</span></h3>
<p>Maarten Brinkerink heeft i.vm. zijn afwezigheid het volgende punt schriftelijk ingebracht ter informatie:</p>
<dl>
<dd>Begin juli sprak ik met Frank Meijer (Tropenmuseum) en Els Boeles
(Stichting Academisch Erfgoed) over een mogelijke samenwerking rond het
onderwerp "expedities". Idee zou zijn om verschillende (versplinterde)
collecties van het Tropenmuseum en verschillende erfgoedcollecties van
universiteiten over expedities samen te brengen en beschikbaar te
stellen op Wikimedia Commons en in de vorm van een activiteit de
verrijking hiervan en het aan elkaar relateren van het materiaal aan te
moedigen. Dit is een uitkomst van de brainstorm aan de kant van het
Tropenmuseum, omdat zij al eerder aangaven graag een meer 'gerichte'
samenwerking met Wikimedia te ondernemen. Het is allemaal nog in de
conceptfase en voor meer duidelijkheid heb ik om een inventarisatie van
de daadwerkelijke collecties gevraagd, die volgt en zal een ons een
beter beeld geven. Wel heb ik al voorgesteld dat een 'Wikipedian in
Residence' model hier mogelijk interessant is: Een vrijwilliger die
toegang heeft tot experts bij de instellingen, om de kennisproductie
rond het materiaal vanuit de gemeenschap aan te moedigen (door artikelen
te starten, e.d.). Ik heb beloofd dat ik dit specifieke project eens
aan Liam Wyatt voorleg, vanuit zijn ervaringen bij het British Museum.</dd></dl>
<h3><span class="mw-headline" id="Metrics.2FGLAM_tech">Metrics/GLAM tech</span></h3>
<p>Maarten Brinkerink heeft i.vm. zijn afwezigheid het volgende punt schriftelijk ingebracht ter informatie:</p>
<dl>
<dd>In Berlijn op de Open Knowledge Conference (waar ik voor mijn werk
was) sprak ik 'toevallig' Liam Wyatt nog over zijn voorstel om WMNL te
laten fungeren als 'expert centre' voor GLAM tech. Ik heb aangegeven dat
wij momenteel niet genoeg organisatorische capaciteit hebben om dit te
herbergen (en andere prioriteiten in de voortgang hierin), maar wel het
belang van voortgang op dit punt zien. Mogelijk zouden we financieel
kunnen bijdragen bijvoorbeeld (geen toezeggingen gedaan natuurlijk).
Liam stelde voor om eens met Europeana te praten, of zij een degelijk
centrum niet in hun organisatie zouden willen herbergen. Ik vind dit een
interessant idee, maar dit is iets waar we het als bestuur denk ik
uitgebreid over moeten hebben, voordat we hier op doorgaan. Zitten veel
aspecten aan. Hoe pakken we dit aan? Per mail? Per Skype? In een
volgende BV (in augustus ben ik op vakantie)? Zou mooi zijn om hier voor
mijn vakantie over gesproken te hebben eigenlijk.</dd>
</dl>
<p>Dit is bij de rondvraag nog even ter sprake gekomen, zie aldaar.</p>
<h2><span class="mw-headline" id="PR">PR</span></h2>
<h3><span class="mw-headline" id="PR_spullen">PR spullen</span></h3>
<p>ER zijn inmiddels kleine gadgets besteld via WMDE.</p>
<h3><span class="mw-headline" id="Nieuwe_website">Nieuwe website</span></h3>
<p>Er is nu een 'gewone' website en de 'oude' wiki. De website is
bedoeld visitekaart/uithangbord, de wiki is voor archief en
samenwerking.</p>
<h2><span class="mw-headline" id="Communicatie">Communicatie</span></h2>
<h3><span class="mw-headline" id="Chapter_reports">Chapter reports</span></h3>
<p>Wat is de stand? (Vraag van Lodewijk of hij input moet leveren) Paul gaat een en ander nu zsm proberen te doen.</p>
<h3><span class="mw-headline" id="Jaarverslag">Jaarverslag</span></h3>
<p>idem. Gesprek komt op bedankjes donateurs. Dat ligt nu bij Siebrand.
Paul vraagt Siebrand of hij daar hulp bij kan gebruiken, indien nodig
zouden we bijv. een student kunnen inhuren voor uitzoekwerk.</p>
<h3><span class="mw-headline" id="Bestuur">Bestuur</span></h3>
<h2><span class="mw-headline" id="Kantoor_en_professionalisering">Kantoor en professionalisering</span></h2>
<h3><span class="mw-headline" id="Stand_van_zaken_inhuren">Stand van zaken inhuren</span></h3>
<p>Effectief behandeld bij <i>Bestuursrondje</i></p>
<h3><span class="mw-headline" id="Huisregels_en_bezoekbeleid">Huisregels en bezoekbeleid</span></h3>
<p>Dit klinkt wat formeler dan nodig. Het belangrijkste is om kenbaar te
maken dat vrijwilligers ook welkom zijn om werk voor
Wikimedia/Wikipedia op het kantoor te doen, onder bepaalde voorwaarden.</p><h3><span class="mw-headline" id="Verbeteren_kantoor">Verbeteren kantoor</span></h3>
<p>Er worden voorstellen gedaan om bijv. wat mooie foto's van Commons op te hangen, om het een beetje representatief te maken.</p>
<h2><span class="mw-headline" id="Strategie">Strategie</span></h2>
<p>Helaas is er nog niets concreets gebeurd. In principe willen we dit
jaar concreet een plan voorleggen aan de ALV. Idee is in augustus iets
af te ronden dat we dan aan de ALV kunnen voorleggen, hetzij door
Siebrand, hetzij door Marco als Siebrand onvoldoende tijd heeft.</p>
<h2><span class="mw-headline" id="Rondvraag">Rondvraag</span></h2>
<p>Paul zou graag uitzoeken in hoeverre het realistisch is aan de slag
te gaan met het CBF voor een keurmerk of certificaat. HLB Schippers
heeft eerder al aangegeven daar eventueel bij van dienst te kunnen zijn.
Het bestuur is akkoord met orienteren bij HLB SChippers.</p>
<p>Jane: Naar aanleiding van een mail over 'GLAM-tech', waarin WMNL
wordt geopperd als mogelijk : het is niet helemaal duidelijk wat ze
precies willen, en als je spullen gaat ontwikkelen zonder dat de WMF
daar volledig achter staat, loop je (zoals Siebrand opmerkte) het risico
dat het nooit wordt ingebouwd.</p>
<h2><span class="mw-headline" id="Sluiting">Sluiting</span></h2>
<p>De vergadering wordt rond 22:15 gesloten.</p></div></div></div></body></html>