[WMNL Documenten] Notulen bestuursvergadering 12 mei 2011

Do Aug 18 18:49:15 CEST 2011

Hierbij de notulen van de bestuursvergadering 7 april 2011. Deze zijn ook
beschikbaar op http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110512.

* 1 NOTULEN BESTUURSVERGADERING 12 MEI 2010
<http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110512#NOTULEN_BESTUURSVERGADERING_12
_MEI_2010> 
> * 1.1 Opening <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110512#Opening>
> * 1.2 Vaststellen agenda
> <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110512#Vaststellen_agenda>
> * 1.3 Notulen vorige vergaderingen
> <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110512#Notulen_vorige_vergaderingen>
> * 1.4 Ingekomen stukken
> <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110512#Ingekomen_stukken>
> * 1.5 Bestuursrondje
> <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110512#Bestuursrondje>
> * 1.6 Strategie <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110512#Strategie>
> * 1.7 PR <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110512#PR>
>> * 1.7.1 Communicatieplan
>> <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110512#Communicatieplan>
>> * 1.7.2 Nieuwsbrief
>> <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110512#Nieuwsbrief>
>> * 1.7.3 Website <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110512#Website>
>> * 1.7.4 Telefoonnummer kantoor
>> <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110512#Telefoonnummer_kantoor>
>> * 1.7.5 Juridisch Handboek Wikimedia
>> <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110512#Juridisch_Handboek_Wikimedia>
>> * 1.7.6 Relatiegeschenken/Merchandising
>> <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110512#Relatiegeschenken.2FMerchandisi
>> ng> 
>> * 1.7.7 Jaarverslag
>> <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110512#Jaarverslag>
>> * 1.7.8 Chapter reports
>> <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110512#Chapter_reports>
>> * 1.7.9 'Banners'
>> <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110512#.27Banners.27>
> * 1.8 Brochure over Wikipedia
> <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110512#Brochure_over_Wikipedia>
> * 1.9 Cultureel erfgoed
> <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110512#Cultureel_erfgoed>
>> * 1.9.1 Wiki Loves Bieb
>> <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110512#Wiki_Loves_Bieb>
>> * 1.9.2 RCE <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110512#RCE>
>> * 1.9.3 Wiki Loves Monuments
>> <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110512#Wiki_Loves_Monuments>
>> * 1.9.4 Algemeen <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110512#Algemeen>
> * 1.10 Bijeenkomsten en trainingen
> <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110512#Bijeenkomsten_en_trainingen>
>> * 1.10.1 WMNL en Wikimania
>> <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110512#WMNL_en_Wikimania>
>> * 1.10.2 WPNL10 Den Bosch
>> <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110512#WPNL10_Den_Bosch>
>> * 1.10.3 WCN 2011 <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110512#WCN_2011>
>> * 1.10.4 WM Management Congres
>> <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110512#WM_Management_Congres>
>> * 1.10.5 Sfeer in de community
>> <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110512#Sfeer_in_de_community>
> * 1.11 Kantoor en professionalisering
> <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110512#Kantoor_en_professionalisering>
> * 1.12 Contributie <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110512#Contributie>
> * 1.13 Beleid presentaties
> <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110512#Beleid_presentaties>
> * 1.14 Fundraiser <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110512#Fundraiser>
> * 1.15 Declaratiebeleid
> <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110512#Declaratiebeleid>
> * 1.16 Sluiting <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110512#Sluiting>
NOTULEN BESTUURSVERGADERING 12 MEI 2010
Aanwezig: Ziko van Dijk, Marco Swart (techn. vz.), Maarten Brinkerink,
Austin Hair, Paul Becherer (not.)

Afwezig met kennisgeving: Siebrand Mazeland, Jane Darnell
Opening
Marco opent de vergadering om 19:32
Vaststellen agenda
Maarten had twee extra punten ingebracht, een daarvan was reeds opgenomen,
van het andere punt wist Ziko niet waar dat onder zou passen; ging over
werkgroep auteursrechten. Marco dacht dat Marianne nog wel interesse had,
Ziko meldt dat Esther Hoorn in ieder geval niet meer geïnteresseerd is.
Notulen vorige vergaderingen
Er zijn (nog) geen notulen van de vorige vergadering.
Ingekomen stukken
Geen stukken die ter vergadering besproken hoeven te worden.
Bestuursrondje
Ziko: doneert een boek aan de vereniging. Paul heeft geprobeerd bankzaken te
regelen maar de KvK had de mutaties nog niet volledig verwerkt; de oude
bestuursleden zijn uitgeschreven maar de nieuwe nog niet ingeschreven.
Strategie
Ziko neemt contact op met Siebrand over wat er nog gedaan moet worden voor
het strategieproject. Marco vraagt of het haalbaar is om in juni/juli klaar
te zijn daarmee. Ziko zal zien hoe het staat met de vragen voor donateurs en
of we nog een meeting willen houden. Ziko stelt voor ook te kijken naar de
verslagen van WMDE, die een soortgelijk traject hebben gevolgd.
PR
Communicatieplan
Ziko is hiermee met Marjon bezig, maar zoekt nog input van Siebrand. Meldt
dat het communicatieplan nu op Google Docs staat en dat dit door de rest van
het bestuur kan worden ingezien. Er zijn enkele dringende punten, die hierna
volgen. De rest is minder dringend.
Nieuwsbrief
De eerste nieuwsbrief is uitgestuurd, maar Marjon meldt dat die niet is
ontvangen. Ziko vraagt zich af hoe die maillijst precies werkt, en neemt dit
op met Siebrand. Een frequentie van 1x per maand lijkt erg veel, eens in de
twee maanden lijkt haalbaarder. De nieuwsbrief wordt in concept aangemaakt
op de bestuurswiki.
Website
Ziko: voor zover bekend is Hay daarmee bezig, maar die lijkt op dit moment
nog niet voldoende tijd daarvoor te hebben. Als de site eenmaal klaar is,
zal de inhoud eenvoudig met WordPress aan te passen zijn. Marco meent zich
te herinneren dat er vooral ook nog behoeft was aan teksten voor op de site.
Ziko herinnert zich problemen met inloggen waardoor geen teksten konden
worden ingevoerd. Marco zal Hay even vragen hoe het ermee staat.
Telefoonnummer kantoor
Siebrand gaat hier achteraan. De bedoeling is dat iemand op kantoor de
telefoon beantwoordt als er iemand aanwezig is, en dat het nummer anders
staat doorgeschakeld naar een bestuurslid of vrijwilliger.
Juridisch Handboek Wikimedia
Ziko zou het mooi vinden als er een handboek zou zijn voor bewerkers over
juridische vragen, bijvoorbeeld aansprakelijkheid etc., wanneer men dingen
overneemt uit de krant. Marco wil het in ieder geval online hebben omdat dit
veld in ontwikkeling is, en informatie snel kan verouderen. Eventueel in
combinatie met een wiki waar men kan bewerken, waarvan dan af en toe een
'flagged revision' op de website wordt geplaatst. Marco stelt wel voor dat
we niet als WMNL een 'garantie' geven op juistheid van de informatie.
Maarten ziet niet direct het verband met het kopje 'PR'. Het is geen 'public
relations', maar wel 'publiekscommunicatie'. De vraag is nu of we mensen
kunnen vinden die dit willen gaan opzetten, en wat de eventuele kosten zijn.
Marco denkt dat Arnout Engelfriet en/of Marianne wellicht advies kunnen
geven hoe we dit kunnen aanpakken of de uiteindelijke teksten kunnen
beoordelen.

Het onderwerp is ook opgekomen bij Wiki Loves Monument, i.v.m.
panaromavrijheid en dergelijke. Paul stelt dat de nodige kennis hier
eigenlijk wel aanwezig is in de gemeenschap, en dat er niet echt een
handboek voor nodig is.

De conclusie is dat we inderdaad wel zoiets zouden willen maken, Ziko gaat
op zoek naar mensen die dit kunnen uitvoeren.
Relatiegeschenken/Merchandising
Als het echt om merchandising/fanshop gaat, ligt de bal bij de WMF,
relatiegeschenken kunnen wel. Ziko had contact met WMDE. Ze hebben alleen
pins en buttons zonder taalafhankelijk opschrift. Hoeveel willen we
bestellen? Wellicht is dit leuk om uit te delen bij evenementen als WPNL10
en de WCN. Er wordt besloten 500 buttons te bestellen, alsmede 100 speldjes.
Voorzover bekend is het gebruik van het logo toegestaan, maar mogen die
artikelen niet verkocht worden, alleen weggegeven.

De consensus is dat we bijv. mokken vooral voor speciale gelegenheden maken.
Buttons en stickers kunnen wel in grotere hoeveelheden worden aangeschaft.
Maarten informeert naar mogelijkheden voor stickers, bestuur als geheel
denkt na over wat er op de stickers moet worden gezet; dit wordt via de mail
afgehandeld.

Ziko zou graag zien dat we een up-to-date folder hebben voor de vereniging,
vooral ten behoeve van ledenwerving, bijvoorbeeld in Den Bosch of voor
erfgoedinstellingen. Ziko vraagt Marjon om een en ander te regelen.

Er ontstaat enige discussie over het idee van een wat grotere brochure over
hoe Wikipedia werkt. Marco vindt dit niet echt meer onder PR vallen, en
stelt voor een apart agendapunt daarvan te maken.
Jaarverslag
Dit loopt nog. De tekst is nog niet af. Het ontwerp is vorige keer door Timo
Tijhof gedaan, Siebrand zal hem benaderen. Paul zal input gaan vragen voor
de teksten en de coördinatie op zich nemen.
Chapter reports
Rapporten over maart en april ontbreken nog. Marco stelt voor dat iedereen
standaard probeert van activiteiten die ze coördineren een kort stukje tekst
(precieze omvang nog te definiëren, ca. 300 woorden) aan te leveren dat
geschikt is voor nieuwsbrief of chapterreport. Zo'n stukje zou dan op de
daarvoor bestemde plek op de verenigingswiki gezet kunnen worden.
'Banners'
Marco brengt het idee op dat er wellicht twee 'banners' worden aangeschaft
met logo. Ziko bespreekt een en ander met Marjon.
Brochure over Wikipedia
Wat is de doelgroep? De informatie is in principe wel aanwezig maar vaak
niet zo goed georganiseerd. We zouden dan mensen moeten vinden die dit
willen doen. Het maken van een dergelijke tekst is sowieso nuttig, en we
kunnen dan zien of we hardcopy maken of niet. De uitdaging is hoe we binnen
de gemeenschap de juiste mensen vinden om dit te doen. Ziko gaat dit doen.
Cultureel erfgoed
Wiki Loves Bieb
Maarten: geen nieuws, actiepunt voor hernieuwen contact staat nog open.
RCE
Maarten is er vandaag geweest om weer bij te praten over een paar lopende
zaken, onder meer het uitwisselen van gevonden fouten in de database. Ze
willen graag weer betrokken worden bij WLM. Dit jaar willen ze tijdig
aanhaken ook voor hun eigen communicatie. RCE heeft nieuwe versie van
beeldbank gelanceerd, helaas met CC NC-licentie.

Ze denken er nu over om afbeeldingen met lage resolutie niet onder
NC-restrictie te plaatsen. Het gaat om afbeeldingen met een maximale
resolutie van ca. 800x800. In totaal zijn het ca. 460.000 monumenten, die
overigens niet allemaal tot op monumentnummer te duiden zijn, wat weer een
aanzienlijke inspanning van de gemeenschap vereist.
Wiki Loves Monuments
Maarten gaat met Lodewijk met de gemeente Delft praten over een lokaal
initiatief.
Algemeen
Maarten B en Maarten D gaan komende week naar het 'GLAM-camp'. Maarten B
heeft een sessie op de KVAN-dagen samengesteld.
Bijeenkomsten en trainingen
WMNL en Wikimania
Wie van ons gaat naar Israel? Austin geeft een korte uitleg over wat het is.
In principe zullen er twee bestuursleden naar Haifa gaan. Maarten
coördineert dit verder.
WPNL10 Den Bosch
Ziko licht de plannen toe. De entree is vrij, maar mensen moeten zich wel
van tevoren aanmelden. Er kunnen max. 175 mensen naar binnen. Marco stelt
voor in ieder geval alle oud-bestuursleden uit te nodigen, Maarten zoekt
naar eventueel externe contacten die uitgenodigd zouden moeten worden.
WCN 2011
Aparte rekening? Marco raadt dit af. Als het erom gaat om snel dingen te
regelen, dan kunnen daar beter andere afspraken over worden gemaakt. Ad had
het vooral over het uitfilteren van aanmeldingen en dan is het ook mogelijk
de bestaande ING-rekening te gebruiken die vrij activiteitsluw is. Dat is
dan ook het voorstel van het bestuur.
WM Management Congres
Austin is sceptisch: heeft nog geen concrete agenda etc. gezien, en
betwijfelt of deze conferentie effectief is. Marco stelt voor dat we de
organisatoren vragen om een programma en aanvullende gegevens om te kunnen
beoordelen of dit zinvol is. Austin zal dat vragen en op de mailinglijst
rapporteren.
Sfeer in de community
Mogelijkheid voor training/seminar etc. hoe ervoor te zorgen dat de sfeer in
de gemeenschap goed blijft en hoe men met 'lastige' mensen omgaat. Eerder
zijn wel moderatorenworkshops georganiseerd en dit zou daar eventueel in
passen.

Er ontstaat enige discussie over de invulling ervan. Ziko stelt voor iemand
iets te laten vertellen over het soort groepsprocessen dat op Wikipedia
optreedt en zo iemand een discussie te laten modereren. Belangrijk is het
doel positief te formuleren: we willen een goede sfeer op de projecten, en
de bijeenkomst niet in te vullen als iemand van buiten die ons komt
vertellen wat we moeten doen.

Ziko bespreekt dit met de werkgroep Trainingen.
Kantoor en professionalisering
Maarten heeft voor zichzelf dagen ingeroosterd waarop hij op kantoor zal
zijn.
Contributie
Siebrand stelt per e-mail voor de contributie te verlagen naar EUR 12,50.
Marco is hier kritisch over, stelt dat de huidige regeling goed werkt, en
ziet toch graag enige drempel. Daarnaast is hij van mening dat het minder
waard maken van het lidmaatschap niet de juiste strategie is. Paul vindt dat
die kosten die we specifiek voor leden maken in ieder geval niet uit
donaties moeten worden bekostigd. Omdat er geen haast bij is wordt het punt
doorgeschoven zodat Siebrand het persoonlijk kan toelichten.
Beleid presentaties
Marco stelt voor de totale vergoeding vooral af te laten hangen van de
draagkracht van de organisatie. Vergoedingen van feitelijk gemaakte kosten
uiteraard niet. Over vrijwilligersvergoedingen is men sceptisch. Aldus wordt
besloten.
Fundraiser
Ziko en Paul vragen zich af wat een fundraiser nu precies zou doen en
toevoegen. Dit lijkt bij uitstek een vraag om mee te nemen bij het bezoek
van Marjon aan WMDE, die daar al ervaring mee hebben.
Declaratiebeleid
Paul stelt EUR 0,19 voor als vaste kilometervergoeding, wat wordt besloten.
Daarnaast oppert hij het idee van een voorschotregeling voor reis- en
verblijfskosten, waarbij vooraf tot 75% van de begrote kosten kan worden
overgemaakt. Het bestuur vraagt zich vooral af of dit echt nodig is. Het
verkrijgen van een CBF-certificaat of -keurmerk vereist accountantscontrole:
HLB Schippers kan hierover advies bieden. Marco merkt wel op dat het
belangrijk is zo'n adviesgesprek goed voor te bereiden, zodat het niet te
veel tijd (en dus geld) kost.
Sluiting
Marco sluit de vergadering rond 22.30

------------- volgend deel ------------
Een HTML-bijlage is gescrubt...
URL: <http://lists.wmnederland.nl/pipermail/documents/attachments/20110818/5d6e461e/attachment.html>