[WMNL Documenten] Notulen bestuursvergadering 7 april 2011

Documenten van Wikimedia Nederland documents op lists.wmnederland.nl
Do Aug 18 18:45:46 CEST 2011 

Hierbij de notulen van de bestuursvergadering 7 april 2011. Deze zijn ook
beschikbaar op http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110407
* 1 Agenda <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110407#Agenda>
> * 1.1 Opening <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110407#Opening>
> * 1.2 Vaststellen agenda
> <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110407#Vaststellen_agenda>
> * 1.3 Notulen vorige vergadering
> <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110407#Notulen_vorige_vergadering>
> * 1.4 Rollen bestuur vereniging
> <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110407#Rollen_bestuur_vereniging>
> * 1.5 Planning overdracht taken en kennis binnen bestuur
> <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110407#Planning_overdracht_taken_en_ken
> nis_binnen_bestuur>
>> * 1.5.1 Marianne <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110407#Marianne>
>> * 1.5.2 Lodewijk <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110407#Lodewijk>
> * 1.6 Professionalisering
> <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110407#Professionalisering>
>> * 1.6.1 Voorstel tot inhuur freelancer
>> <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110407#Voorstel_tot_inhuur_freelancer>
>> * 1.6.2 Prioriteiten kantoor
>> <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110407#Prioriteiten_kantoor>
>> * 1.6.3 Status/planning vacatures
>> <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110407#Status.2Fplanning_vacatures>
>> * 1.6.4 Lange termijn strategie
>> <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110407#Lange_termijn_strategie>
> * 1.7 Vergaderdata <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110407#Vergaderdata>
> * 1.8 Declaratiebeleid
> <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110407#Declaratiebeleid>
> * 1.9 Wiki Loves Monuments
> <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110407#Wiki_Loves_Monuments>
> * 1.10 10 jaar Wikipedia
> <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110407#10_jaar_Wikipedia>
> * 1.11 Toegang bestuurswiki
> <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110407#Toegang_bestuurswiki>
> * 1.12 Rondvraag <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110407#Rondvraag>
> * 1.13 Bestuursrondje
> <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110407#Bestuursrondje>
> * 1.14 Stand van Zaken
> <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110407#Stand_van_Zaken>
>> * 1.14.1 Fundraising
>> <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110407#Fundraising>
>> * 1.14.2 Statutenwijziging
>> <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110407#Statutenwijziging>
>> * 1.14.3 WCN 2011 <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110407#WCN_2011>
> * 1.15 10 jaar Wikipedia NL
> <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110407#10_jaar_Wikipedia_NL>
> * 1.16 Evaluatie ALV 4 april
> <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110407#Evaluatie_ALV_4_april>
> * 1.17 Rondvraag <http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110407#Rondvraag_2>
[bewerken 
<http://nl.wikimedia.org/w/index.php?title=Notulen20110407&action=edit&secti
on=1> ] Agenda
[bewerken 
<http://nl.wikimedia.org/w/index.php?title=Notulen20110407&action=edit&secti
on=2> ] Opening
Vergadering 7 april 2011. Locatie: Mariaplaats 3, Utrecht. Aanwezig:
Siebrand, Jane, Paul, Ziko, Maarten, Marco (vz), Austin daarnaast ook
aanwezig: Marianne, Lodewijk (notulist)
[bewerken 
<http://nl.wikimedia.org/w/index.php?title=Notulen20110407&action=edit&secti
on=3> ] Vaststellen agenda
De agenda wordt vastgesteld.
[bewerken 
<http://nl.wikimedia.org/w/index.php?title=Notulen20110407&action=edit&secti
on=4> ] Notulen vorige vergadering
Notulen vorige BV hier beschikbaar: [1]
<http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20110310> . Notulen zijn reeds
goedgekeurd per bestuurswiki.
[bewerken 
<http://nl.wikimedia.org/w/index.php?title=Notulen20110407&action=edit&secti
on=5> ] Rollen bestuur vereniging
WMNL heeft met Lodewijk en Marianne afscheid genomen van de vicevoorzitter
en secretaris. De functie van voorzitter is al enige tijd langer niet actief
ingevuld geweest. Wie gaat welke rol invullen? Marco licht de functies toe
en doet een inventarisatie wie welke functie wil vervullen.

Voorzitterschap: deze functie hoeft binnen en buiten de vergadering niet
door dezelfde persoon vervuld te worden. Secretariaat: hierbij moeten vooral
secretariële functies worden vervuld, notulen enz. Siebrand stelt voor
zoveel mogelijk van de secretariële functie bij beroepskrachten neer te gaan
leggen.

De volgende verdeling wordt gemaakt:
* Voorzitter: Ziko van Dijk
* Vicevoorzitter & internationl affairs: Austin Hair
* Penningmeester: Paul Becherer
* Secretaris: Siebrand Mazeland.
De overige bestuursleden zijn algemeen bestuurslid. De voorzitter,
secretaris en penningmeester worden ingeschreven bij de KvK.
[bewerken 
<http://nl.wikimedia.org/w/index.php?title=Notulen20110407&action=edit&secti
on=6> ] Planning overdracht taken en kennis binnen bestuur
Maarten houdt de overgedragen actiepunten bij en verwerkt deze.

De e-mailadressen blijven vooralsnog in de lucht. Voor de toekomst worden
ook functionele e-mailadressen aangemaakt.
[bewerken 
<http://nl.wikimedia.org/w/index.php?title=Notulen20110407&action=edit&secti
on=7> ] Marianne
Ledenadministratie (Excelbestand) moet overgedragen worden. Open staat
vooral nog het afhandelen van de opzeggingen en bijwerken
ledenadministratie. Siebrand heeft al toegang tot OTRS. Het archief wordt
per postbezorger verstuurd naar het nieuwe kantoor. Op juridisch gebied (IE,
automatisering) wil Marianne wel bij meekijken bij het bestuur. Ook de
domeinnaam blijft ze bij betrokken. Werkgroep auteursrechten zou ze graag
bij betrokken zijn. Marianne heeft geen behoefte aan visitekaartjes.
[bewerken 
<http://nl.wikimedia.org/w/index.php?title=Notulen20110407&action=edit&secti
on=8> ] Lodewijk
Lodewijk heeft zijn actiepunten en over te dragen activiteiten
gespecificeerd op de bestuurswiki. Deze worden doorgelopen. De voorzitter
zal optreden als perscontact. Ziko zal ook back-up voor Paul worden. Zij
stemmen dit onderling af. Jane en/of Maarten zal bestuurscontact worden voor
Wiki Loves Monuments. Dit stemmen zij onderling af. Lodewijk blijft in ieder
geval nog betrokken bij diverse activiteiten. Lodewijk krijgt visitekaartjes
zonder functie-omschrijving.
[bewerken 
<http://nl.wikimedia.org/w/index.php?title=Notulen20110407&action=edit&secti
on=9> ] Professionalisering
[bewerken 
<http://nl.wikimedia.org/w/index.php?title=Notulen20110407&action=edit&secti
on=10> ] Voorstel tot inhuur freelancer
Siebrand: de professionalisering laat momenteel op zich wachten, en er komt
steeds meer werk op ons af. Ik zou graag stappen zetten die ons meer lucht
geven. Het inhuren van een freelancer zou hierbij kunnen helpen. Siebrand
stelt een specifieke freelancer voor met ervaring binnen Wikimedia. Hier
zouden we vooral veel communicatiestrategievoorstellen kunnen neerleggen.
Specifiek (waar nodig): Fundraiser, ondersteunen 10 jaar Wikipedia, WCN
2011. Het budget hebben we hiervoor omdat we tot nu toe minder uitgeven dan
gepland. Marco denkt dat de continuïteit beter is als het om een half jaar
gaat.

Paul: Het gaat om een freelancer, we eisen natuurlijk een VAR. Hoe gaan we
eventueel ermee om als er problemen komen omdat mensen vinden dat we
baantjes toeschuiven. Marco ziet hier geen problemen. We zoeken juist bewust
iemand die we kennen. Paul: Als we dit zes maanden doen, gaat dat wel echt
snijden in ons budget. Freelancers zijn duurder dan normale werknemers.
Siebrand ziet dat we gewoon binnen het budget kunnen blijven (er worden wat
cijfers uitgewisseld). Paul concludeert dat het uit begrotingsperspectief
mogelijk is. Austin denkt dat de genoemde kandidaat een goede zou zijn.

Er wordt besloten een aanbod te doen onder aanname van VAR, dat het om een
indicatief traject van 6 maanden gaat. Siebrand onderneemt hier de actie, en
Maarten zal hierbij Siebrand vergezellen.

Intussen wordt het professionaliseringstraject sowieso gewoon voortgezet.
[bewerken 
<http://nl.wikimedia.org/w/index.php?title=Notulen20110407&action=edit&secti
on=11> ] Prioriteiten kantoor
Het kantoor is opgeleverd, Siebrand heeft de ruimtes geïnspecteerd. Voor
enkele specifieke punten wordt contact gezocht met de eigenaar. De
rookruimte wordt niet door Wikimedia gebruikt.

Paul neemt contact op met de bank voor een inbraak- en inboedelverzekering.

Er wordt een postbus geregeld op het centraal station om adrescontinuïteit
te bieden.

Er wordt kort gesproken over de inrichting van de ruimtes. Maarten en
Siebrand hebben hier vorige BV budget voor gekregen, en zij gaan hiermee aan
de slag.

Siebrand en Maarten zijn sleuteldrager. Zij zeggen ook toe dat zij minimaal
een dag in de week aanwezig willen zijn. Siebrand wil vooralsnog liever niet
meer dan drie sleutels uitgeven. Tijdens kantooruren kan iemand van Mira
Media mensen binnenlaten. Het zou positief zijn als er ook mensen aanwezig
zijn op kantoor. Er wordt een lijst met vrijwilligers gemaakt, waarbij
gevraagd wordt te legitimeren bij de deur wanneer MM opendoet. Alarmcodes
worden niet afgegeven.

Hoe zorgen we dat mensen 's avonds commissievergaderingen kunnen organiseren
­ maar hier moet nog een goede oplossing voor gezocht worden. Zoveel
mogelijk wordt hier gefaciliteerd, maar geen garanties nog.
[bewerken 
<http://nl.wikimedia.org/w/index.php?title=Notulen20110407&action=edit&secti
on=12> ] Status/planning vacatures
Siebrand heeft input gekregen hierop, en heeft mogelijke P&O-contacten
aangeleverd. De beschrijving is nog te algemeen en niet specifiek genoeg,
moet nog een flinke slag gemaakt worden. Wellicht is hier nog externe hulp
bij nodig. Maarten en Siebrand pakken dit in ieder geval op, en komen
wellicht met een voorstel voor externe hulp. Er is vooral hulp nodig bij het
schiften van kandidaten en regelen van het proces. Maarten weet niet zeker
of de P&O mensen zo geschikt zouden zijn omdat we vrij specifiek zoeken.
Paul: vooral waar we zoeken naar mensen die samenwerken, kan een expert goed
zijn. De kwaliteit wordt groter en risico's kleiner. Gesprekken zul je toch
in ieder geval zelf moeten doen. Maarten zal de functie-omschrijvingen op
basis van de feedback tot nu toe alvast aanpakken.
[bewerken 
<http://nl.wikimedia.org/w/index.php?title=Notulen20110407&action=edit&secti
on=13> ] Lange termijn strategie
In de ALV hebben we hierover gesproken en hoe hiermee verder te gaan. Het
voert wat ver die discussie hier overnieuw te doen. Siebrand probeert actief
te communiceren, en de leden hierbij te betrekken. Er worden vragenlijsten
uitgezet om een nulmeting te doen bij stakeholders. Ziko verwerkt nog een en
ander op de verenigingswiki. Siebrand doet per e-mail een voorstel over het
verder oppakken van het strategieproces.
[bewerken 
<http://nl.wikimedia.org/w/index.php?title=Notulen20110407&action=edit&secti
on=14> ] Vergaderdata
Marco stelt voor om een wat langere vergadering te plannen om elkaar wat
beter te leren kennen en wat dieper op de zaken in te kunnen gaan. Dan kan
ook dieper ingegaan worden op de strategische discussie. Maarten maakt een
Doodle voor een weekendblok van 4 uur. Ziko en Maarten stemmen een locatie
af. Siebrand voegt iedereen toe aan de Google Calander.
[bewerken 
<http://nl.wikimedia.org/w/index.php?title=Notulen20110407&action=edit&secti
on=15> ] Declaratiebeleid
Paul licht het declaratiebeleid toe. Hij heeft een voorkeur dat mensen
verschillende soorten declaraties op aparte formulieren beschikbaar komen.
[bewerken 
<http://nl.wikimedia.org/w/index.php?title=Notulen20110407&action=edit&secti
on=16> ] Wiki Loves Monuments
Invoegen: budgetverzoek

Aldus besloten.
[bewerken 
<http://nl.wikimedia.org/w/index.php?title=Notulen20110407&action=edit&secti
on=17> ] 10 jaar Wikipedia
Ciell heeft een locatie op het oog voor een viering van 10 jaar Wikipedia
met algemeen nut. Siebrand wil graag een budget van maximaal van 4000 euro
vrijmaken, waarbij een specifiek budget wordt ingediend bij de
penningmeester. Wanneer een hoger bedrag nodig is, kan dat per e-mail worden
afgestemd met het bestuur.

Aldus besloten.
[bewerken 
<http://nl.wikimedia.org/w/index.php?title=Notulen20110407&action=edit&secti
on=18> ] Toegang bestuurswiki
Lodewijk, MaartenD en Hay krijgen toegang tot de bestuurswiki (niet de
maillijst). Siebrand regelt dit. Siebrand regelt dat Jose, Lodewijk en
Marianne worden uitgeschreven van de bestuursmailing lijst.
[bewerken 
<http://nl.wikimedia.org/w/index.php?title=Notulen20110407&action=edit&secti
on=19> ] Rondvraag
Ziko gaat aan de slag met een PR plan, en wil graag een
mailinglijst/werkgroep. Siebrand maakt de lijst aan.
[bewerken 
<http://nl.wikimedia.org/w/index.php?title=Notulen20110407&action=edit&secti
on=20> ] Bestuursrondje
Geen bijzonderheden.
[bewerken 
<http://nl.wikimedia.org/w/index.php?title=Notulen20110407&action=edit&secti
on=21> ] Stand van Zaken
Geen bijzonderheden wegens tijdgebrek.
[bewerken 
<http://nl.wikimedia.org/w/index.php?title=Notulen20110407&action=edit&secti
on=22> ] Fundraising
Status versturen bedankbrieven aan donateurs (e-mail en brief): Database
ligt nog bij Lodewijk voor mergen.
[bewerken 
<http://nl.wikimedia.org/w/index.php?title=Notulen20110407&action=edit&secti
on=23> ] Statutenwijziging
Geen voortgang.
[bewerken 
<http://nl.wikimedia.org/w/index.php?title=Notulen20110407&action=edit&secti
on=24> ] WCN 2011
Werkgroep komt goed op stoom. Locatie is gesponsord toegezegd, Meeting Plaza
Utrecht, voor maximaal 200 personen, inclusief lunch. Idee op dit moment is
om 2 keynotes te proberen te regelen (Jimmy Wales en een hoge politicus -
voorkeur voor mw. Kroes, minister of staatssecretaris).
[bewerken 
<http://nl.wikimedia.org/w/index.php?title=Notulen20110407&action=edit&secti
on=25> ] 10 jaar Wikipedia NL
Siebrand: Ciell heeft aangegeven dat zei de organisatie van een feest, samen
met nog te werven vrijwilligers, voor haar rekening wil nemen. Eerste idee
wat ik heb gehoord is een locatie voor max. 400 mensen in Den Bosch met
Creative Commons-gelicenseerde muziek. Wacht op projectvoorstel met budget,
maar ik stel voor dat, behoudens grove indicaties van incapabel zijn, van
harte te steunen.
[bewerken 
<http://nl.wikimedia.org/w/index.php?title=Notulen20110407&action=edit&secti
on=26> ] Evaluatie ALV 4 april
De notulen zijn nog niet afgewerkt. Wordt behandeld als deze beschikbaar
zijn.
[bewerken 
<http://nl.wikimedia.org/w/index.php?title=Notulen20110407&action=edit&secti
on=27> ] Rondvraag
* Siebrand is verhinderd op 12 mei 2011 in verband met hackathon Berlijn.
* Locatie voor de volgende bestuursvergadering: 12 mei 2011, 19.00,
Mariaplaats 3, Utrecht.


------------- volgend deel ------------
Een HTML-bijlage is gescrubt...
URL: <http://lists.wmnederland.nl/pipermail/documents/attachments/20110818/8636db96/attachment.html>

Meer informatie over de Documents maillijst