[WMNL Documenten] Notulen bestuursvergadering 19 december 2010

[Documenten van Wikimedia Nederland]

Ook beschikbaar op: http://nl.wikimedia.org/wiki/Notulen20101219
Aanwezig: Marco (voorzitter), Lodewijk, Maarten, Marianne (notulen),
Siebrand
[bewerken 
<http://nl.wikimedia.org/w/index.php?title=Notulen20101219&action=edit&secti
on=2> ] Opening
Marco opent de vergadering om 15 29. Paul is afwezig met bericht. Skype
vergadering ivm de barre weersomstandigheden. Er wordt enige tijd besteed
aan het optimaliseren van de geluidkwaliteit van alle deelnemers.
[bewerken 
<http://nl.wikimedia.org/w/index.php?title=Notulen20101219&action=edit&secti
on=3> ] Vaststellen Agenda
Opmerkingen notulen ALV. Er wordt vastgesteld dat notulen in de toekomst in
het algemeen afgeschermd zullen worden van zoekmachines.
[bewerken 
<http://nl.wikimedia.org/w/index.php?title=Notulen20101219&action=edit&secti
on=4> ] Notulen vorige vergaderingen
* ALV <http://bestuur.wmnederland.nl/ALV_2010-3>
Notulen worden gepubliceerd
* Voorstelbesluit: Notulen online plaatsen.
* BV november 2010 
<http://bestuur.wmnederland.nl/Bestuursvergadering_14-11-2010>
Opmerkingen voor woensdag, publicatie uiterlijk voor de kerst van 2010.
[bewerken 
<http://nl.wikimedia.org/w/index.php?title=Notulen20101219&action=edit&secti
on=5> ] Actiepunten
Worden besproken aan het einde van de vergadering.
[bewerken 
<http://nl.wikimedia.org/w/index.php?title=Notulen20101219&action=edit&secti
on=6> ] Bestuursrondje
* Lodewijk: bezoek museum Boerhaave - vrij goed, potentieel erg interessante
samenwerking. Niet alleen content, maar vooral ook aanboren nieuwe (o.a.
academische) doelgroepen en bij (semi-)educatieve projecten meedoen.
* Lodewijk: Ik en MaartenD zijn actief bezig geweest om te kijken welke
chapters geïnteresseerd zouden zijn om mee te doen met een Wiki Loves
Monuments 2011 Europe. Hier lijkt veel animo voor te zijn. Het gaat dan om
een serie nationale wedstrijden met overkoepelende coordinatie. Wellicht dat
dit een extra werklast meebrengt, maar tegelijk hoeft er een hoop werk niet
meer gedaan te worden dit keer omdat dat vorig jaar al is aangepakt. Ik
vermoed dat dit enkele kosten met zich mee zou brengen, hopelijk ook aan
organisatorische zijde (aan professionele ondersteuning en events enz)
Maarten vindt het evt ook een interessante ingang voor andere
samenwerkingen. besluit: Lodewijk en MaartenD krijgen de vrije hand om Wiki
Loves Monuments 2011 verder te verkennen, vanuit Wikimedia Nederland bestaat
de intentie bij een dergelijk project mee te doen, een definitief besluit
zou in februari volgen. Vooralsnog wordt hier een budget van €7500 voor
vrijgemaakt. TZT zal er meer maar niet zeer gedetailleerd projectplan en
budget komen. 
* Maarten: Via Digitaal Erfgoed Nederland waren we uitgenodigd om te spreken
op de Digitaal Erfgoed conferentie om te spreken in een sessie met de titel
'Ontmoet de concurrentie'. Volgens mij ben ik er tijdens mijn presentatie
(de sessie was goed bezocht, met een volle ruimte van zo'n 40-50 man)
redelijk in geslaagd om aan te tonen dat Wikimedia geen concurrent maar een
potentiële partner van het erfgoed is. Concreet ben ik na de tijd door de
directeur van Nieuwland Erfgoed gevraagd of we een keer kunnen afspreken om
mogelijke samenwerking te bespreken (heb per mail aangegeven graag af te
spreken). Daarnaast gaf Peter Gorgels tijdens de discussie van de online
afdeling van het Rijksmuseum ook aan de intentie te hebben om met Wikimedia
samen te werken. Ik zal Peter benaderen om hem aan die uitspraak te
herinneren. Verder heb ik Susanne van het Tropenmuseum dus kort gesproken en
ga ik begin januari bij hen in Amsterdam langs voor een uitgebreidere
kennismaking (GerardM zal ik dan ook betrekken). Nadien werd ik per e-mail
ook door Marie-France van Oorsouw, de projectleider van WikiDelft, benaderd
met de vraag of er interesse is in een samenwerking. Met name Wiki Loves
Monuments vond ze erg interessant. Heb aangegeven dat we zouden kunnen
verkennen of er in het geval van een editie in 2011 niet de mogelijkheid is
om een soort Wiki Takes Delft te organiseren valt. Erfgoed Delft en
omstreken (waar zij voor werkt) zou dat wellicht kunnen faciliteren.
* Maarten: Via de Twitter van medewerker Pepijn Lemmens zag ik dat het
Nationaal Architectuurinstituut uit Rotterdam recentelijk enkele honderden
foto's uit hun collectie in aardige kwaliteit op Flickr heeft gepubliceerd
onder een CC-BY-SA licentie (http://www.flickr.com/photos/nai_collection/).
Op basis hiervan heb ik contact gezocht over mogelijk samenwerking rond dit
soort vrije collecties. Vervolgens ben ik in contact gebracht met Petra van
Ree (hier is eerder mee gesproken). Voordat een samenwerking mogelijk is,
werkt zij aan een aantal belangrijke beleidsstukken om vrijgave van
collecties die het NAi zelf bezit aanmoedigt. Ik heb aangeboden hier input
op te kunnen leveren.
* Maarten: Er is een kennismakingsafspraak met de RCE geweest, morgen
ontvangen ze van mij een gespreksverslag waar ik als uitstaande
vervolgstappen in opneem dat we de mogelijkheden voor een gestructureerde
aanlevering van wijzigingen gaan onderzoeken en een workshop organiseren met
medewerkers van het RCE en vrijwilligers van Wikimedia Nederland. Daarnaast
zijn ze reeds uitgenodigd voor de Bootcamp/Hackathon.
* Lodewijk: geef gastcollege op de Haagse Hogeschool over Wikipedia begin
januari. 
* Paul (via Lodewijk): Familie-omstandigheden nemen veel tijd in beslag.
Maandag afspraak bij HLB Schippers Amsterdam, evt kn er iemand mee. Hij
probeert binnenkort de snelle/belangrijke dingen op te pakken.Lodewijk en
Paul gaan naar HLB voor de praktische sessie, kennismaking systeem.
* Lodewijk: Gaat eind januari naar Frankfurt voor Movement Roles discussie
zoals besproken per e-mail. Verslag volgt uiteraard achteraf.
[bewerken 
<http://nl.wikimedia.org/w/index.php?title=Notulen20101219&action=edit&secti
on=7> ] Stand van Zaken
[bewerken 
<http://nl.wikimedia.org/w/index.php?title=Notulen20101219&action=edit&secti
on=8> ] Secretarieel
* Contributies: Paul moet een dump van de betalingen naar Lodewijk sturen.
Statuten bepalen dat we alleen tegen het einde van het boekjaar kunnen
opzeggen met inachtneming van een opzegtermijn van een jaar. Marianne
schrijft een tekst voor een brief.
[bewerken 
<http://nl.wikimedia.org/w/index.php?title=Notulen20101219&action=edit&secti
on=9> ] Bootcamp en Hackathon
Hay organiseert het bootcamp met Kennisland en het Amsterdams Historisch
Museum. Er moet nog een budget vastgesteld worden. Reiskosten en
verblijfskosten voor vrijwilligers voor de bootcamp en de deelnemers van de
hackaton vallen onder het budget. Borrels worden door partner-organisaties
betaald. We besluiten dat er budget van € 2500 op de begroting wordt
opgenomen.
[bewerken 
<http://nl.wikimedia.org/w/index.php?title=Notulen20101219&action=edit&secti
on=10> ] Nieuwjaarsborrel
Uitnodigingen zijn nog niet verstuurd. Komt bij de kerstkaartjes en de
nieuwsbrief. Maarten stelt samen met Hay vast wie er buiten de leden nog
meer uitgenodigd worden. Er is een excelsheet met mogelijk uit te nodigen
contacten op Gdocs
[bewerken 
<http://nl.wikimedia.org/w/index.php?title=Notulen20101219&action=edit&secti
on=11> ] Wiki loves bieb
Maarten: Er is inmiddels via e-mail het nodige contact geweest met de
Bibliotheek Vlissingen. Onlangs is het project tijdens het jaarlijkse
congres van de VOB gepresenteerd en goed ontvangen. Projectdocumentatie is
online te vinden (http://wikilovesbieb.nl/?page_id=219). Op aanraden van
Lodewijk zal ik informeren of wij deze materiaal ook mogen gebruiken en
indien mogelijk ook op Wikimedia Commons publiceren. De contentdonatie van
het muZEEum heeft nog even op zicht laten wachten, omdat de vrijwaring nog
wat vertraging opliep. Deze zal waarschijnlijk nog voor de kerst binnen
zijn. Wel zijn er nog vragen over de inventaristatielijst die het muZEEum
dient bij te voegen. Marianne en Maarten overleggen hierover na de
vergadering over hoe een dergelijke lijst er uit moet zien. Hier zou ik in
overleg met het bestuur graag een heldere instructie voor aanleveren. Hoe is
dit destijds bij het Nationaal Archief gedaan?
[bewerken 
<http://nl.wikimedia.org/w/index.php?title=Notulen20101219&action=edit&secti
on=12> ] CoSyne
Testomgeving draait, maar Marco heeft nog geen tijd gehad om onze eigen
testomgeving werkend te krijgen. Marco brieft Siebrand over de techniek.
[bewerken 
<http://nl.wikimedia.org/w/index.php?title=Notulen20101219&action=edit&secti
on=13> ] NL in Beeld
* Lodewijk: Zie de email hierover eerder - gaat in feite om een Nederlandse
Geograph. Klinkt erg interessant, zeker als het vooral meeliften is. Dan is
het weinig moeite voor mogelijk veel materiaal! Een aantal NL-vrijwilligers
had begin 2010 interesse. NL in beeld heeft iets vergelijkbaars. NL in beeld
heeft ons een e-mail gestuurd, maar het is niet helemaal duidelijk wat ze
willen. Verder is niet duidelijk onder welke licentie een en ander
vrijgegeven wordt. Maarten neemt contact op met NL in beeld om met hen te
overleggen over de licentie moet bruikbaar zijn voor hergebruik binnen
Wikimedia, goede gebruikersovereenkomst om te voorkomen dat er inbreukmakend
materiaal geplaatst wordt via en verder onderzoeken waar wij het onder de
aandacht kunnen brengen van vrijwilligers.
[bewerken 
<http://nl.wikimedia.org/w/index.php?title=Notulen20101219&action=edit&secti
on=14> ] Fundraiser
[bewerken 
<http://nl.wikimedia.org/w/index.php?title=Notulen20101219&action=edit&secti
on=15> ] Voortgang
Siebrand: We zien op dit moment een opleving van het aantal donaties en en
het totaalbedrag ook de nog niet gerapporteerde dag van vandaag lijkt een
succesvolle dag te zijn (est. 4k+). Door de stijgende opbrengsten – naar in
aanneem door de aangepaste ”Jimmy Appeal” – komt mijn voorspelling voor deze
week van 18.200 euro gelukkig niet uit; we zitten met 1 dag te gaan op bij
18.300 euro. De forecast voor de totale fundraiser – bruto – is gestegen van
234.000 naar 240.000.

We lopen op de rest van de wereld in het aantal banners. Verder redelijk
veel klachten over het feit dat mensen op een NL landingspagina terecht
komen als ze op een engels talige banner terecht komen. De betaalmodule moet
dan vertaald worden in het Engels. Dit kost wel 8 a 12 uur om dit te
regelen. Siebrand vraagt zich af of de cost-benefit positief is. Siebrand en
Lodewijk hebben hier deze week nog contact over. Wanneer de cost-benefit
postitief is, zal hierover nog extra actie op ondernomen worden.
[bewerken 
<http://nl.wikimedia.org/w/index.php?title=Notulen20101219&action=edit&secti
on=16> ] Freelancer
In hoeverre is het nog nodig om Corinne nog in te zetten. Ze zou nog nieuwe
banners en landingpages kunnen bedenken. Ze kan aankomende week nog een
aantal afrondende zaken kunnen doen, zoals het inrichten een landing page
voor vrijwilligers een thank you e-mail voor de donateurs van dit jaar + een
opt in voor meer info over onze activeiten en een e-mail voor donateurs van
vorig jaar waarbij ze kunnen opteren voor meer informatie over de
activiteiten van de vereniging (toesturen van een jaarverslag) en om ze uit
te nodigen om nogmaals te doneren wanneer ze dat nog niet gedaan hebben.
Lodewijk en Marianne checken of Corinne dit nog deze week kan afwikkelen.
[bewerken 
<http://nl.wikimedia.org/w/index.php?title=Notulen20101219&action=edit&secti
on=17> ] Volgende stappen
* Engelstalig (zie hierboven)
* E-mails - zowel thankyou als aanmoediging van voormalige donateurs? (Dit
moet zsm) 
* Papieren thankyou waar noodzakelijk (Dit zsm)
* Donateurs van vorig jaar hebben prioriteit
Marianne onderzoekt in hoeverre er nog publiciteit gegenereerd kan worden
voordat de fundraiser is afgelopen
[bewerken 
<http://nl.wikimedia.org/w/index.php?title=Notulen20101219&action=edit&secti
on=18> ] ANBI & Statuten
De Foundation heeft afgelopen week een beschikking van de belastingdienst
gekregen waarbij ze de ANBI status krijgt. De inspectie was van plan
vooruitlopend op onze statutenwijziging hetzelfde met ons te doen.

Lodewijk checkt bij Paul of er inmiddels een beschikking is ontvangen. Ineke
koele heeft contact gehad met een notaris die een voorstel gaat doen voor de
wijziging van de twee bepalingen in de statuten. Die zouden we deze week
moeten krijgen. Wij moeten de wijziging formeel uiterlijk vijf dagen voor de
ALV aan de leden voorleggen. Lodewijk en Marianne bespreken de gang van
zaken hoe uit te nodigen.
[bewerken 
<http://nl.wikimedia.org/w/index.php?title=Notulen20101219&action=edit&secti
on=19> ] Begroting 2011
* Lodewijk: Er zal een begroting moeten worden opgesteld voor 2011, waar in
ieder geval Paul bij betrokken zal moeten zijn. Het grootste deel van de
bedragen zal gebaseerd zijn op de professionalisering, dus het zou logisch
zijn om die twee bijeen te rapen en gezamenlijk op te pakken (of iig
parallel). Maar dat laat wel weinig tijd voor het afronden ervan voor 15
januari...Voorstelbesluit Lodewijk: L+S pakken dit op bij hun ontmoeting
a.s. woensdag en stemmen dit verder af met Paul. Het grant request richting
WMF wordt hierbij als basis gebruikt.Voorstel Lodewijk wordt aangenomen.Wij
kunnen via de bestuurslijst zien welke voorstellen nog worden toegevoegd aan
de GR. Wij doen geen voorstel om de contributie te verhogen.
[bewerken 
<http://nl.wikimedia.org/w/index.php?title=Notulen20101219&action=edit&secti
on=20> ] ALV januari 2011
[bewerken 
<http://nl.wikimedia.org/w/index.php?title=Notulen20101219&action=edit&secti
on=21> ] Agenda
* Lodewijk: Voorstel: "Opening, Notulen, Kascommissie, Statutenwijziging,
Budget 2011, Sluiting"
Agenda wordt vastgesteld.
[bewerken 
<http://nl.wikimedia.org/w/index.php?title=Notulen20101219&action=edit&secti
on=22> ] Praktische zaken
* Lodewijk: er moet, op basis van de agenda, worden vastgesteld hoeveel tijd
nodig is, en hoe de uitnodiging wordt verstuurd.
Marco: De vergadering zou niet langer moeten duren dan een half uur, met een
uitloop van niet langer dan een half uur.

Maarten regelt de locatie. Bij voorkeur bij het AHM op een plek met een
witte te bebeamen muur of een projectiescherm. Lodewijk en Marianne zorgen
voor de komende week voor een uitnodiging die ook nog voor de kerst van 2010
uit kan gaan met de statutenwijziging.
[bewerken 
<http://nl.wikimedia.org/w/index.php?title=Notulen20101219&action=edit&secti
on=23> ] 10 jaar Wikipedia
[bewerken 
<http://nl.wikimedia.org/w/index.php?title=Notulen20101219&action=edit&secti
on=24> ] 13-15 januari
* Lodewijk: Hay is hiermee bezig, en heeft voorgesteld dat wij de reis- en
verblijfkosten van de vrijwilligers op ons nemen. Ik stel voor dit over te
nemen. 
Is al besloten onder het agendapunt Bootcamp en Hacketon. Marco neemt
contact op met Ciell om de verjaardagscommissie kick off te organiseren voor
14 januari in het AHM te Amsterdam.
[bewerken 
<http://nl.wikimedia.org/w/index.php?title=Notulen20101219&action=edit&secti
on=25> ] Wiki Loves ...
* Lodewijk: In het kader van Wiki Loves, zou ik het interessant vinden te
verkennen of we in mei/juni, naast een Wiki Loves Monuments in september,
nog een Wiki Loves evenement kunnen organiseren. Graag zou ik hiervoor input
krijgen. 
> * Maarten: Mij lijkt een Wiki Loves Video interessant, Beelden voor de
> Toekomst (Beeld en Geluid en Kennisland) zou daar ook een rol in kunnen/willen
> spelen vermoed ik.
Maarten maakt de shortlist voor Wiki Loves... in overleg met Hay en
kennisland. Wellicht kunnen we ook nog samenwerken met Kennisland en Beeld
en Geluid.

Besluit: We nemen in de begroting een stelpost op voor Wiki loves ....
[bewerken 
<http://nl.wikimedia.org/w/index.php?title=Notulen20101219&action=edit&secti
on=26> ] Professionalisering
[bewerken 
<http://nl.wikimedia.org/w/index.php?title=Notulen20101219&action=edit&secti
on=27> ] Strategie korte termijn (3-12 maanden)
[bewerken 
<http://nl.wikimedia.org/w/index.php?title=Notulen20101219&action=edit&secti
on=28> ] Strategie (middel)lange termijn (meer dan 12 maanden)
* L+S: Conference Call gehad met Sebastian Moleski (als onafhankelijk
consultant) over een project om 5 chapters te helpen zich strategisch te
ontwikkelen. Het gaat dan in feite om het schrijven van een "bedrijfsplan",
waarbij een facilitator hierbij het bestuur helpt. Dit omvat een assesment,
visie-ontwikkeling en capacity building. L+S zijn bezig met de kortere
termijn al, maar voor de langere termijn bestaan er wel langer al intenties
om dit aan te vliegen, maar tot nu toe zonder succes. Sebastian zou graag
een kickoff meeting opzetten eerste weekend van februari als mogelijk, van
tenminste een hele middag. Voorstel is hierbij bestuur en enkele leden te
betrekken. Er wordt uiteraard betrokkenheid en "meedoen" verwacht, kosten
zijn nog onduidelijk. Het proces omvat zes maanden. Van het bestuur wordt
een besluit hierover gevraagd. Budget voor dit traject is 10.000 euro.
> * voorstelbesluit: Er wordt toegezegd mee te doen aan dit programma, en de
> benodigde inzet te tonen. Er is intentie om actief de leden bij dit proces te
> betrekken om voldoende steun te verwerven. Het resultaat wordt aan de
> Ledenvergadering voorgelegd. Sjabloon:OK
> <http://nl.wikimedia.org/w/index.php?title=Sjabloon:OK&action=edit&redlink=1>
> Siebrand <http://nl.wikimedia.org/wiki/Gebruiker:Siebrand>  17 dec 2010 00:08
> (UTC) Ja, het kost 10.000 euro, maar daar krijgen we ook wat voor, nl. een
> solide inzicht in onze strategie en een fatsoenlijk en realistisch werkplan.
> Sjabloon:OK 
> <http://nl.wikimedia.org/w/index.php?title=Sjabloon:OK&action=edit&redlink=1>
> MaartenB 
> <http://nl.wikimedia.org/w/index.php?title=Gebruiker:MaartenB&action=edit&redl
> ink=1>  17 dec 2010 14:37 (UTC)
Siebrand en Lodewijk werken deze week verder uit wat zij Sebastiaan kunnen
gaan vragen. We gaan referenties vragen die we kunnen bellen van referenten
waar hij vergelijkbare zaken heeft getrokken. We besluiten dit proces in te
gaan met Sebastiaan en/of Anna en als dat niet lukt dan zoeken we een andere
consultant die ons in dit proces kan begeleiden. We gaan er ernstig naar
streven om op de volgende bv van 6 januari te besluiten of we een dergelijk
traject in kunnen gaan met Sebastiaan of Anna.
* De deliverables moeten beter gespecificeerd worden, er moet worden
opgenomen dat we een business plan moeten krijgen dat wordt goedgekeurd door
de ALV medio 2011; er moet beter worden gespecificeerd dat er een minimum
aantal bijeenkomsten komt.
* We willen graag referenties, hebben ze het vaker gedaan? Met wie kunnen we
contact opnemen om de referenties na te trekken?
* We willen weten wie we krijgen voor we instemmen. Is het mogelijk om 1
eindverantwoordelijke te krijgen?
Datum te prikken voor een heideweekend. We stellen voor het weekend van
19/20 feb te blokkeren.
[bewerken 
<http://nl.wikimedia.org/w/index.php?title=Notulen20101219&action=edit&secti
on=29> ] Vrije Cultuur Conferentie
* Lodewijk: Het gaat hier om de conferentie zoals die bedoeld was met als
doelgroep de musea enz. Ik heb hier enkele malen met MaartenD over
gesproken, en we zijn het eigenlijk momenteel wel eens dat de bottle neck
momenteel vooral in het afhandelen van de samenwerkingen zit. Daarnaast zou
voorlopig net zoveel effectiviteit kunnen worden behaald bij het bezoeken
van reeds bestaande events. Het zelf organiseren lijkt dan op dit moment ook
niet zozeer een prioriteit.
> * Voorstelbesluit: Er worden voorlopig geen verdere stappen ondernomen om een
> Vrije Cultuur Conferentie voor de cultureel erfgoedinstellingen te
> organiseren, maar er wordt meer energie gestoken in het aansluiten bij
> bestaande evenementen en op die manier bereiken van de doelgroep. Siebrand
> <http://nl.wikimedia.org/wiki/Gebruiker:Siebrand>  17 dec 2010 00:09 (UTC)
> Alleen als er een Wikimedia community outreach voor in de plaats komt wat mij
> betreft (volledige WCN). Hangt sterk samen met de door Marco te initieren
> evenementencommissie. MaartenB
> <http://nl.wikimedia.org/w/index.php?title=Gebruiker:MaartenB&action=edit&redl
> ink=1>  17 dec 2010 14:38 (UTC): Lijkt mij verstandig om dit besluit in de
> daadwerkelijke BV te bespreken.
We streven er wel naar om in het kader van WIKI X een conferentie voor de
community te organiseren. Dit wordt mee genomen in de bijeenkomst die
gepland staat voor 14 januari 2011.
[bewerken 
<http://nl.wikimedia.org/w/index.php?title=Notulen20101219&action=edit&secti
on=30> ] Kort Kort Kort
* Siebrand: chapter conference in Berlijn. 25-27 maart. Hangt af van de
ledenvergadering. We willen dit zo goed mogelijk voorbereiden en gaan
nadenken wie uitgenodigd zullen worden om WM NL te vertegenwoordigen. We
zullen de volgende vergadering daarover een beslissing nemen.
* Lodewijk: Orde van de vergaderingen - Actiepunten moeten beter
afgeschreven. De manier van aanpak van Maarten wordt aanbevolen. Iedereen
zou minstens drie dagen van te voren zijn input op de komende agenda kunnen
leveren. 
* Nieuwe bestuursverkiezingen. Worden de volgende vergadering voorbereid.
Volgende vergadering 6 januari 2011 Poort van Kleef Utrecht. 19 uur. Marco
sluit de de vergadering om half elf. (met een ruime eetpauze tussen de
bedrijven door)


------------- volgend deel ------------
Een HTML-bijlage is gescrubt...
URL: <http://lists.wmnederland.nl/pipermail/documents/attachments/20110223/cc833504/attachment.html>