[WMNL Documenten] Verslag strategiebijeenkomst 2 april 2011

Za Apr 2 14:17:58 CEST 2011

Hieronder het verslag van de bijeenkomst over strategie WMNL op 2 april 2011
in Utrecht van 11.00 tot 13.00, voorafgaand aan de ALV van de vereniging.
Dank aan Lodewijk voor het maken van het verslag. Deze tekst is binnenkort
ook online te vinden op
http://nl.wikimedia.org/wiki/Strategie/Verslag_bijeenkomst_2011-04-02. Op
dit moment niet mogelijk vanwege een storing in de draadloze verbinding
tijdens de ALV.
--
Aanwezig: Siebrand, Marco, Bernard, Ziko, Ad, Ciell, Paul, Lodewijk, Austin
(na 15 min), MaartenB (na 45 min)

(opmerking van de notulist: niet alles is per se chronologisch weergegeven,
om het ook achteraf bruikbaar te maken)

Siebrand introduceert de strategiediscussie. Op 15 januari is al besloten
door de ALV dat er een strategieproces zou worden ingegaan. In februari is
er een strategieweekeinde georganiseerd met huidige en voormalige
bestuursleden en actieve vrijwilligers met interesse in strategie. Het
proces wordt gefaciliteerd door Anna Royon-Weigelt.

De uitkomsten van het weekeinde staan op de verenigingswiki  er moeten nog
enkele verbeteringen in aangebracht worden om het beter leesbaar te maken,
maar het is in principe een getrouwe weergave. Het document is in het
Engels, omdat het weekeinde ook in het Engels plaatsvond, en omdat het
daarmee ook kan worden gedeeld met andere chapters.

Begonnen met een analyse waar we nu zijn, waar we trots op zijn, wat we
beter hadden kunnen doen enz. Tijdens het weekeinde is hier een aanzet op
gegeven. Dit proces is zeker nog niet afgerond. Trends die te ontdekken zijn
omvatten bijvoorbeeld meer concurrentie van andere platforms in aandacht en
tijd bij vrijwilligers, generatieverschuiving, geopolitieke ontwikkelingen
en institutionalisatie.

Enkele doelstellingen geredeneerd vanuit de verschillende stakeholders (wat
zouden zij over Wikimedia Nederland moeten zeggen in 2020...) zijn
geformuleerd als voorzet. Daar zijn weer strategische doelstellingen die
dergelijke effecten zouden kunnen sorteren uit voortgevloeid.

Daarnaast zijn er adviezen geformuleerd met betrekking tot het
wervingstraject voor Wikimedia Nederland.

Het proces is zeker nog niet afgelopen! Voor een succesvolle
strategiediscussie is de betrokkenheid van veel leden noodzakelijk. Siebrand
schat in dat we nu ongeveer op een kwart van dit proces zitten, en dat er
dus nog veel werk verzet moet worden. Omdat de legitimiteit ook deels
voortvloeit uit de vrijwilligersgemeenschap, zou het goed zijn die ook
actief te betrekken bij dit proces. De afstand tussen de
vrijwilligersgemeenschap en de Vereniging is momenteel te groot.

Siebrand beseft zich dat er geen gelegenheid is geweest om het verslag
uitgebreid te lezen voorafgaand aan de vergadering, en nodigt iedereen uit
om vragen te stellen.

ToDo list
Ciell vraagt een toelichting op de todo list. Siebrand licht nader toe wat
enkele van de punten betekenen. Anna heeft dit in een e-mail gespecificeerd.

Communicatie
Communicatie met de vrijwilligersgemeenschap is momenteel suboptimaal. Ciell
complimenteert Siebrand met zijn bijdragen in de Kroeg.

Wat is de effectiefste methode om binnen dit proces te communiceren? De
maillijst wordt gebruikt als hoofdcommunicatieknaal. Deze heeft een publiek
archief. De publieke verenigingswiki gebruiken we om aan documenten en
resultaten te werken. Daarnaast is het erg nuttig om enkele bijeenkomsten te
organiseren. Siebrand zal een eerste bijeenkomst plannen over ongeveer een
maand. Koppel je werkgroepen aan een plenaire sessie, of laat je die zelf
sessies plannen buiten de plenaire sessies om? Eerste vergadering wordt een
avondje op kantoor. Siebrand neemt initiatief voor een datum prikken.

Einddoel, proces
Het einddoel van het proces is realistische, brede doelstellingen, aan de
hand waarvan keuzes kunnen worden gemaakt. Het bestuur is geen eigenaar van
het strategieproces, maar dat zijn de leden. De bestuursleden spelen
vanzelfsprekend wel een rol. De oorspronkelijke doelstelling voor voltooing
was medio 2011. Ad wil een discussie over het proces, en stelt voor om een
ruime uitbreiding aan de termijnen te geven.
Lodewijk geeft aan dat als er een breed relevant draagvlak is voor het
resultaat, er geen reden is om de periode te verlengen. Ten tweede moet je
ook jaarlijks herijken, naast het nader invullen op korte termijn. Daarnaast
zou de motivatie veel kleiner zijn bij lagere procestermijnen. Siebrand is
niet voor het vooraf bijstellen van termijnambitie, maar accepteert dat evt.
uitloop mogelijk is wanneer nodig. We hebben de strategie ook nodig,
uitstellen is dus zeker niet per se goed. Draagvlak is echter belangrijk.

Belanghebbenden benaderen
Op dit moment is er geen uitgebreid interviewproces opgenomen binnen het
strategieproces. Hoe borgen we binnen dit proces dat we informatie ophalen
uit de gemeenschap en de gelijkgestemde organisaties? Het is misschien
mogelijk om hier kracht voor in te huren, maar Ziko ziet hier minder
toegevoegde waarde in. Marco stelt voor om misschien een bijeenkomst te
organiseren. Dat is dan ook haalbaar binnen het tijdspad, omdat je het
binnen een avond kunt plannen.

Hoe zorgen we dat we meer belanghebbenden benaderen en betrekken? Daarbij
zijn de volgende groepen van belang:
ñ Bewerkersgemeenschap
ñ Donateurs
ñ Gelijkgestemde organisaties
Waar het om een survey gaat, wil Marco wel input leveren op de bewoordingen;
Ciell, Ziko en Siebrand willen wel input leveren op de inhoud van de vragen.
(KISS) Eenzelfde set vragen zou je naar verschillende doelgroepen kunnen
sturen. Bied ze wel op verschillende formuliertjes aan, zodat het weer een
vraag scheelt. Ook de gemeenschap kun je zo benaderen als eerste stap.
Nadere methoden worden nog evt. uitgewerkt. De uitdaging is om de kritische
mensen ook te betrekken. MaartenB wil een (uitgebreidere?) vragenlijst
voorleggen aan de partnerorganisaties.

Aandachtspunten
ñ Welke delen van het traject moet Anna betrokken zijn als facilitator?
ñ Het eindresultaat moet in het Nederlands zijn
ñ In welke vorm moet het resultaat worden gegoten

------------- volgend deel ------------
Een HTML-bijlage is gescrubt...
URL: <http://lists.wmnederland.nl/pipermail/documents/attachments/20110402/88e9ab7a/attachment.html>